Ce que vous devez savoir sur les marchés publics à haut risque dans le domaine des technologies de l'information
Une vue d'ensemble
Conformément à § 2.2-4303.01 Conformément au Code de Virginie, le Bureau du procureur général (OAG) et la Virginia Information Technologies Agency (VITA) doivent, pour tous les organismes publics de l'État, examiner toutes les demandes et tous les contrats qui répondent à la définition de « haut risque » et qui concernent des biens et services liés aux technologies de l'information.
Le code de Virginie § 2.2-4303.01 définit un contrat à haut risque comme tout contrat public conclu avec un organisme public de l'État pour l'acquisition de biens, de services, d'assurances ou de travaux de construction, dont on prévoit qu'il aura les effets suivants
- Coût supérieur à10 millions de dollars sur la durée initiale du contrat ou
- Coût supérieur à5 millions de dollars sur la durée initiale du contrat et répondant à au moins l'un des critères suivants :
- les biens, services, assurances ou travaux faisant l'objet du contrat sont achetés par deux ou plusieurs organismes publics de l'État ;
- la durée prévue du contrat initial, à l'exclusion des renouvellements, est supérieure à cinq ans ; ou
- l'organisme public de l'État qui achète les biens, les services, l'assurance ou la construction n'a pas acheté de biens, de services, d'assurance ou de construction similaires au cours des cinq dernières années.
Que dois-je soumettre pour un examen à haut risque ?
Veuillez contacter le service des achats (gestion de la chaîne logistique) de VITA : scminfo@vita.virginia.gov pour obtenir la version la plus récente des modèles de demande et de contrat de VITA, ainsi que pour obtenir de l'aide afin de déterminer le modèle approprié à utiliser pour votre achat. Si votre achat est entièrement ou partiellement basé sur le cloud, veuillez le mentionner afin de recevoir le modèle approprié. VITA met à jour ses modèles au moins une fois par trimestre, ainsi qu’en réponse aux modifications apportées à la législation et à la politique de la Virginie en matière de marchés publics. Il est donc important que les agences demandent la dernière version de nos modèles lorsqu’elles rédigent un nouvel appel d’offres ou un nouveau contrat dans le domaine des technologies de l’information. Cela garantira que les appels d'offres et les contrats IT de votre agence comportent les conditions générales les plus récentes et, au final, permettra d'établir un accord plus solide, mieux aligné sur les politiques, normes et directives de VITA en matière d'approvisionnement, ainsi que sur la législation et la politique de l'État de Virginie.
En contactant le service d'approvisionnement de VITA, votre agence aura également la possibilité de poser des questions sur l'utilisation des modèles. VITA dispose de plusieurs modèles et aidera votre agence à déterminer celui qu'il convient d'utiliser pour un appel d'offres ou un contrat donné. Nous encourageons votre agence à faire appel aux services de conseil de notre équipe pour obtenir de l'aide et une formation sur l'utilisation des modèles VITA.
Si votre agence utilise les modèles d'appels d'offres et de contrats de VITA, VITA vous recommande de ne pas incorporer les termes de la Division of Purchasing and Supply (DPS) dans les modèles de VITA. VITALes modèles d'appels d'offres et de contrats de la Commission européenne sont créés spécifiquement pour les marchés publics IT et l'incorporation d'un langage DPS pourrait potentiellement créer de la confusion pour vos fournisseurs ou vendeurs. Par exemple, une référence au manuel du vendeur dans votre appel d'offres IT pourrait poser problème, car ce manuel énonce les règles et réglementations en matière d'achat de biens et de services généraux du point de vue du vendeur et ne s'applique pas aux marchés IT.
IT Pour entamer le processus d'examen des risques élevés, après l'approbation de la demande de gouvernance des marchés publics (PGR), demandez à la ressource IT de votre agence (AITR) de soumettre la demande d'examen d'un appel d'offres ou d'un contrat à risque élevé IT via l'outil de gestion du portefeuille technologique du Commonwealth, Planview Enterprise 1. Veuillez demander à votre AITR de soumettre tous les documents qui constituent le dossier d'appel d'offres ou de contrat IT. VITA IT La division de la gestion des projets (PMD) recevra la demande et enverra le dossier d'appel d'offres ou de contrat à haut risque à VITA supply chain management (SCM) ; security and enterprise architecture ; IT investment management ; et à enterprise cloud oversight service (ECOS), le cas échéant.
Le responsable des achats de votre agence soumettra votre demande d'appel d'offres ou d'examen de contrat à haut risque en matière de technologies de l'information à l'OAG. Le formulaire suivant doit être rempli et envoyé, accompagné de la demande ou du contrat informatique à haut risque, à l'avocat de votre agence au sein du OAG : https://www.oag.state.va.us/files/HighRiskContract-Review-Request-Secured.pdf
Le responsable des achats doit remplir le tableau intitulé « Exigences minimales pour les achats informatiques importants, les achats à haut risque et les achats délégués » et le transmettre à l'AITR de son agence afin qu'il soit soumis, avec le dossier d'appel d'offres ou le contrat informatique à haut risque, dans Planview Enterprise 1. La matrice aide votre agence à s'assurer que vos sollicitations et contrats à haut risque répondent aux exigences en matière de risque élevé et facilite l'examen effectué par VITA. Une copie de la matrice est disponible sur le site Web de VITA et peut être consultée en visitant la pageFormulaires d'approvisionnement de l'.
Oui. Veuillez contacter la ressource IT de votre agence (AITR) pour vous assurer que la demande de gouvernance des achats (PGR) a été soumise et approuvée par le responsable de l'information (CIO) de l'agence Commonwealth of Virginia avant de soumettre votre appel d'offres ou votre contrat à haut risque à l'examen de VITA.
Si l'un des composants de votre appel d'offres IT à haut risque concerne des services cloud, vous devrez obtenir un formulaire d'évaluation du service de surveillance du cloud d'entreprise (ECOS), accessible sur le portail de services VITA : https://vccc.vita.virginia.gov/vita.
Recherchez "Cloud Service Assessment", puis faites défiler la page jusqu'à "Attachment for 1-1003 - Appendix A" et téléchargez le formulaire. L'évaluation ECOS doit être jointe à votre appel d'offres à haut risque IT et remplie par les soumissionnaires conformément aux instructions figurant dans votre appel d'offres.
Veuillez contacter ou scminfo@vita.virginia.gov. pour accéder aux conditions générales applicables au cloud.
Quelle est l'aide disponible ?
Une assistance est offerte aux organismes pour les sollicitations et les contrats à haut risque. Le service VITA Procurement (gestion de la chaîne logistique) propose des formations sur l'élaboration d'appels d'offres et de contrats IT, les clauses contractuelles IT, les risques associés, les cahiers des charges, les mesures de performance et les accords de niveau de service, les tableaux des étapes clés et des livrables des projets, les négociations et la gestion des contrats. Si ces sujets vous intéressent, veuillez envoyer un courriel au service des achats de VITA à l'adresse scminfo@vita.virginia.gov.
VITA Procurement recommande d’inclure des mesures de performance rigoureuses dans vos appels d’offres et contrats informatiques IT. Les mesures de performance sont des indicateurs quantifiables des niveaux de service attendus et constituent la base d'un contrat réussi. Les mesures de performance doivent être adaptées afin de fournir des données précises et fiables sur la performance du fournisseur par rapport aux prestations convenues. Les indicateurs choisis doivent permettre d'évaluer correctement dans quelle mesure le fournisseur respecte régulièrement les niveaux de service attendus définis dans votre contrat. Veuillez consulter le chapitre « » (Procédures de passation de marchés) à l'adresse30.3.1 Performance Measures (Mesures de performance) de notre manuel sur les achats informatiques pour obtenir des conseils supplémentaires et des exemples.
Chaque mesure de performance doit être associée à une disposition d'application correspondante. Des dispositions coercitives strictes inciteront le fournisseur à respecter systématiquement les critères de performance fixés dans le contrat. Veuillez consulter le chapitre« » (Exigences en matière de conformité et de conformité) à l'adresse30.3.2 . Veuillez également consulterles dispositions d'application et les recours prévus dans le manuel d'achat informatique de VITA etl'outil de mesure des performances de l' pour obtenir des conseils et des exemples supplémentaires. Veuillez également consulter la vidéo de formation sur les mesures de performance.
Les recours contractuels constituent un moyen de tenir le fournisseur responsable de manière tangible en cas de non-respect des mesures de performance requises. Ils incitent le fournisseur à respecter ou à dépasser systématiquement les mesures de performance requises dans le contrat. Les recours peuvent prendre la forme de sanctions financières ou de l'exercice d'options contractuelles telles que la résiliation ou le recours à un autre fournisseur pour les services négligés. Veuillez consulter le 30 chapitre « »2 (Procédures de conformité et de recours)à l'adresse.3.. Pour obtenir des conseils supplémentaires et des exemples, veuillez consulter le document « Enforcement Provisions and Remedies » (Dispositions d'application et recours) à l'adresse de notre manuel sur les achats informatiques et l'outil de mesure
VITA recommande aux agences d'inclure dans leurs appels d'offres et leurs contrats un tableau des étapes du projet et des prestations à fournir. Veuillez télécharger le modèle des étapes du projet et des éléments livrables et suivre les instructions figurant dans le document Word.
Processus et calendrier d'examen
Conformément à la loi, le Bureau du procureur général (OAG) et VITA disposent de trente (30) jours ouvrables pour examiner une sollicitation ou un contrat à haut risque. Afin de maximiser la période d'examen, votre agence doit soumettre simultanément la demande ou le contrat à haut risque à VITA et à l'OAG. Voir Chapitre 30 - Appels d'offres et contrats informatiques à haut risque du Manuel d’approvisionnement IT de VITA pour plus d’informations sur la manière dont le processus d’examen des technologies à haut risque s’articule avec les autres processus d’examen requis par VITA et pour plus d’informations sur les achats à haut risque.
Oui, le délai d'examen de trente (30) jours ouvrables recommence à courir. Toutefois, VITA s'efforce d'examiner et de renvoyer les appels d'offres ou les contrats à haut risque à l'agence qui les a soumis bien avant la fin du délai de trente (30) jours ouvrables.
VITA examinera votredemande d' s sur les technologies à haut risque, qui devra contenir les éléments suivants :
- Des indicateurs de performance distincts et mesurables ainsi que des dispositions d'application claires, y compris des mesures correctives ou des incitations à utiliser en cas de non-respect des indicateurs de performance contractuels ou d'autres dispositions. Ces conditions doivent être intégrées au contrat joint à l'appel d'offres (RFP) et doivent être incluses dans le contrat avant l'attribution du marché. Les indicateurs de performance et les dispositions d'application fournissent une base de référence en matière de niveau de service à partir de laquelle vous pouvez négocier avec les fournisseurs dans l'intérêt de votre agence. Pour obtenir des conseils sur les indicateurs de performance, veuillez consulter l'outil « Performance Metrics Tool » (Indicateurs de performance) de l' et la vidéo de formation sur les mesures de performance. Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, veuillez envoyer un e-mail au service des achats de VITA à l'adresse scminfo@vita.virginia.gov.
- Des conditions appropriées, conformes à la législation et à la politique de l'État. Nous vous recommandons d'utiliser les modèles de VITApour vous assurer que les conditions générales appropriées ( IT et autres) sont incluses.
- Les termes ne doivent pas être redondants ou contradictoires dans le corps de l'appel d'offres.
VITA examinera votrecontrat d' s informatiques à haut risque, qui devra contenir les éléments suivants :
- Des conditions contractuelles appropriées, y compris des conditions conformes à la législation et à la politique applicables en Virginie. Nous vous recommandons d'utiliser les modèles de VITApour vous assurer que les conditions générales appropriées ( IT et autres) sont incluses.
- Des critères de performance distincts et mesurables et des dispositions d'application claires, y compris des mesures correctives ou incitatives à utiliser en cas de non-respect des critères de performance du contrat ou d'autres dispositions.
- Les clauses ne doivent pas être redondantes ou contradictoires dans le corps du contrat.
REMARQUE : Dans le cas des contrats, il est important que votre agence envoie à VITA et à l'OAG la version la plus récente du contrat à haut risque afin que VITA et l'OAG puissent déterminer l'adéquation et la légalité des modifications apportées par le fournisseur et l'agence au(x) document(s) original(aux).
Publier un avis
Une fois que le service informatique de votre agence (AITR) a soumis une demande d'appel d'offres ou d'examen de contrat IT à haut risque, le service des achats VITA (gestion de la chaîne d'approvisionnement) examinera votre appel d'offres ou vos documents contractuels IT à haut risque ainsi que les annexes ou pièces jointes associées dans le délai imparti de trente (30) jours ouvrables. Nous évaluerons si votre appel d'offres ou votre contrat répond aux exigences de la loi sur les risques élevés (voir § 2.2-4303.01 du Code de Virginia) et nous formulerons des commentaires, des annotations et des suggestions indiquant comment votre agence peut mettre les documents en conformité avec les exigences du code, si des modifications sont nécessaires. Un membre de l'équipe d'approvisionnement VITA vous contactera ensuite pour convenir d'un moment afin d'examiner les commentaires, les modifications et les suggestions avec vous et répondre à toutes vos questions.
À la suite de cette discussion, votre demande ou votre contrat vous sera renvoyé pour révision. Si votre sollicitation ou votre contrat n'est pas conforme à la loi sur les risques élevés, vous devrez apporter les modifications nécessaires pour le rendre conforme. Vous devrez ensuite soumettre à nouveau votre demande ou votre contrat révisé à VITA pour un examen complémentaire afin de vous assurer que les exigences du Code de Virginie relatives aux demandes et contrats à haut risque ont été respectées.
Une fois que VITA procurement aura déterminé que les révisions nécessaires ont été prises en compte, que tous les autres processus d'examen sont terminés et que vous aurez fourni à VITA la lettre d'approbation finale du risque élevé de votre OAG, nous enverrons une lettre officielle au directeur de l'information (CIO) de Commonwealth of Virginia indiquant notre recommandation d'approuver la publication de l'appel d'offres à risque élevé de IT ou l'attribution du contrat. Ce processus d'approbation est réalisé en collaboration avec la division de gestion de projet de VITA (PMD). Votre agence recevra l'approbation officielle du Commonwealth CIO, sous la forme d'une lettre, de la part du contact PMD de votre agence. Votre agence ne peut pas publier un appel d'offres ou attribuer un contrat avant d'avoir reçu l'approbation du Commonwealth CIO.
Que faire si j'ai des questions supplémentaires ?
Si vous avez d'autres questions, nous vous recommandons de consulter Chapitre 30 - Appels d'offres et contrats informatiques à haut risque du manuel IT de passation des marchés de VITA et d'autres ressources sur cette page web. Consultez également les politiques de passation de marchés et les Formulaires et outils sur le site web de VITA sous Procurement Policies & Procedures.
Veuillez envoyer vos questions et demandes de renseignements par courriel au service des achats de VITA à l'adresse scminfo@vita.virginia.govVotre e-mail sera transmis à un membre de l'équipe de gestion des risques contractuels (CRM) de VITA qui vous répondra dans les plus brefs délais. De plus, vous pouvez localiser les membres de l'équipe CRM sur la page Contacter SCM page du site Web de VITA.
La GCL peut fournir des conseils et des services de consultation
Nous sommes là pour vous aider à répondre aux appels d'offres et aux contrats informatiques à haut risque de votre agence. Les services d'approvisionnement de VITA peuvent fournir des conseils et des services de consultation aux agences pour les aider à préparer des appels d'offres et des contrats avec les mesures de performance et les dispositions d'application appropriées, ainsi que d'autres termes et conditions relatifs aux technologies de l'information.
Les agences doivent informer VITA de tout achat à haut risque à venir en contactant scminfo@vita.virginia.gov. Les informations relatives à l'examen par le bureau du procureur général des sollicitations et contrats à haut risque sont disponibles à l'adresse suivante : https://www.oag.state.va.us
Souhaitez-vous faire part de vos commentaires à SCM sur son site ?