Le système de télécommunications de nouvelle génération de VITA
Vue d'ensemble
Permettre au Commonwealth d'être plus performant grâce à des technologies innovantes, efficaces et sûres
VITA a lancé un nouveau système moderne de gestion des frais de télécommunications de nouvelle génération (NextGen TEMS). Cette nouvelle plateforme remplace l'ancien système de facturation des frais de télécommunications (TEBS) et apporte des améliorations essentielles à nos services de télécommunications.
Nous avons mis en place une méthode plus efficace, plus efficiente et plus innovante pour améliorer les services de VITA tout en ajoutant de nouvelles fonctionnalités pour améliorer l'expérience de nos clients. Les principaux avantages du nouveau système sont les suivants
- Une plateforme moderne et efficace pour la fourniture de services de télécommunications gérés
- Une plus grande transparence dans la consommation et les coûts des télécommunications que ce qui était disponible auparavant dans TEBS
- Un système de reporting robuste avec des capacités d'exploration personnalisables
- Informations et processus permettant aux agences d'optimiser la consommation et les coûts des télécommunications
- Amélioration de l'expérience globale du client
Améliorer l'expérience du client
Ressources clés
Pour en savoir plus, cliquez sur les onglets des mises à jour, des formations et des présentations. Revenez souvent pour des mises à jour.
Ajoutez notre email à vos contacts !
VITA s'engage à assurer la réussite de ses clients et à aider tout le monde à passer avec succès au système TEMS NextGen. Une ressource essentielle pour les clients est l'utilisation d'agents de changement pour fournir un soutien, des informations et faciliter le retour d'information pour l'équipe du projet VITA. Les partenaires stratégiques technologiques du Commonwealth (CTSP) de VITA font partie des agents de changement disponibles pour aider les clients à obtenir plus d'informations sur le système TEMS NextGen.
Veuillez vous inscrire à notre liste de diffusion et ajouter l'adresse électronique de notre projet NextGen TEMS à vos contacts : NEXTGENTEMS@vita.virginia.gov, pour recevoir les communications futures, les invitations aux réunions et les informations sur les formations.
Possibilités de formation et de démonstration
Inscription ouverte - Formation NextGen TEMS
VITA et le nouveau fournisseur de gestion des dépenses de télécommunications, Calero, organiseront plusieurs sessions de formation virtuelle pour chaque module. Les clients ne doivent participer qu'à une seule formation pour chaque module, à moins qu'ils ne choisissent d'en suivre plusieurs. Les modules comprennent la navigation générale, l'approvisionnement filaire, l'approvisionnement en mobilité, la présentation du processus de refacturation et la formation aux outils d'analyse. Consultez le lien d'inscription pour obtenir la liste complète des modules, des dates et des heures.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui
Inscription est nécessaire. Une invitation à la réunion des équipes suivra votre inscription.
Les modules de formation seront enregistrés et partagés sur le site web de VITA. Il est important que nos clients s'inscrivent et participent à la formation afin de s'assurer qu'ils sont parfaitement préparés pour la mise en service.
NextGen TEMS short video tutorials
Filaire
- Change order existing line search
- Search and review request
- Submit a consulting ticket
- Unknown vendor
- Voice or data disconnect
- Voice or data order
- Bulk order tickets
Sans fil
Rebill
General navigation
Modules de formation TEMS NextGen
Modules de formation NextGen TEMS disponibles
These videos are recordings from live presentations.
Recording of repeat sessions are also available on VITA's TEMS YouTube playlist.
Guides d'utilisation de NextGen TEMS
Consultez les guides de l'utilisateur (format pdf) pour obtenir des instructions détaillées sur l'utilisation de la nouvelle plateforme TEMS :
Présentations TEMS NextGen
Présentations de réunions et aperçus de projets
Vous trouverez ci-dessous des présentations et des aperçus de projets qui ont été communiqués à divers clients. N'hésitez pas à revenir pour vous tenir au courant des nouveautés.
Informations sur l'accès des utilisateurs
Demandes d'accès des utilisateurs
Options de connexion
En fonction de votre domaine de messagerie, vous vous connecterez en utilisant l'une des deux méthodes d'authentification :
1. Utilisateurs ayant une adresse électronique virginia.gov
Les utilisateurs d'Okta peuvent se connecter en utilisant le bouton de connexion SSO (single sign-on) sur la page de connexion TEMS, ou en sélectionnant la tuile Calero sur leur tableau de bord Okta à l'adresse okta.virginia.com.
2. Utilisateurs sans adresse électronique virginia.gov
Utilisez le bouton "Mot de passe oublié" sur l 'écran de connexion pour retrouver votre mot de passe initial. Ensuite, connectez-vous avec votre adresse électronique et votre nouveau mot de passe.
Avez-vous besoin d'aide ?
Si vous rencontrez des difficultés pour accéder au système, veuillez contacter le groupe d'assistance approprié :
- Problèmes de connexion traditionnels (email/mot de passe) : NEXTGENTEMS@vita.virginia.gov
- Problèmes liés à Okta/SSO : Contactez le centre d'assistance à la clientèle de VITA(VCCC)
Si vous avez des questions sur les soldes en souffrance, veuillez contacter le service des comptes débiteurs à l'adresse AR@vita.virginia.gov ou (804) 968-0130.
Pour toutes les autres questions relatives à la facturation, veuillez accéder aux tickets de communication dans TEMS en allant sur : Communications et documents>Work Queues>Agency Communications Tickets.
FAQ
Les télécommunications constituent un domaine de services essentiel pour VITA, mais le système actuel ne dispose pas des données et des capacités de reporting dont VITA a besoin pour gérer efficacement ses activités dans ce domaine.
La VITA est tournée vers l'avenir, et c'est ainsi qu'est née la voie de NextGen TEMS. En fournissant TEMS de manière plus efficace, VITA permettra à ses clients d'accomplir leurs missions respectives au service de la population du Commonwealth de Virginie.
Il y a plus d'un an, VITA s'est associée à KPMG pour entamer les recherches, les évaluations et les recommandations en vue de moderniser le système actuel de facturation des frais de télécommunications (TEBS) afin de mieux servir nos clients.
Les données montrent clairement que le passage à la nouvelle génération de TEMS, avec les services gérés par Calero.com, était la meilleure option pour fournir de nombreuses améliorations et capacités dont nous ne disposons pas actuellement avec TEBS.
Les documents de formation et de ressources ci-dessus décrivent les nouvelles caractéristiques et les principales fonctionnalités pour les clients, notamment
- Les rapports sont considérablement élargis grâce à l'utilisation de PowerBI et de rapports standard.
- Commander des services et des appareils à partir du catalogue
- La refacturation est une fonction personnalisée, développée spécifiquement pour VITA et nos clients.
- Résolution des litiges avec les vendeurs et les transporteurs, avec l'aide de Calero.com
TEBS - Notre système actuel, le système de facturation des frais de télécommunications (TEBS)
- Il dessert plus de 800 clients au niveau des États et des localités, y compris des établissements d'enseignement supérieur
- A des capacités et des rapports limités
- Ne dispose pas des capacités du système lui permettant d'atteindre le niveau souhaité par VITA.
- Un système en fin de vie
TEMS - Système de gestion des frais de télécommunications de nouvelle génération (TEMS)
- Continuer à servir plus de 800 clients au niveau des États et des localités, y compris des établissements d'enseignement supérieur.
- Un niveau supérieur de modernité, d'efficacité et d'efficience dans la fourniture de services de télécommunications gérés
- Fournir un niveau de transparence qui n'est actuellement pas disponible dans TEBS
- Système d'établissement de rapports avec des capacités d'analyse personnalisées
- Des informations qui permettent aux agences d'optimiser la consommation et le coût des télécommunications
- Améliorer l'expérience des clients
Les téléchargements sont disponibles pendant sept jours. Il est recommandé aux utilisateurs de sauvegarder plus longtemps les fichiers qu’ils souhaitent consulter.
Dans TEMS, la surtaxe VITA n'est pas incorporée dans les taux de service publiés. Les clients ne verront s'afficher que le coût du service du fournisseur. La surtaxe VITA sera évaluée et présentée comme une ligne distincte sur la facture.
Certaines organisations ont des numéros de payeurs/clients à 7(c'est-à-dire 7199001) tandis que d'autres n'ont que 4 (c'est-à-dire 0701). Dans le TEBS, les organisations à 4chiffres ont pu établir un code de sous-activité à 3chiffres (ex 0701000). Les organisations ayant un code à 7ne l'étaient pas.
L'application Calero exige que les centres de coûts soient construits avec un code Org + un code Activity. Les organisations qui avaient auparavant un code d'agence à 7chiffres, ont maintenant des centres de coûts à 10chiffres. Les derniers chiffres de 3 correspondent par défaut aux derniers chiffres de 3 du code d'organisation de 7. Ces organisations clientes peuvent désormais établir des codes d'activité supplémentaires de 000à 999 pour créer des centres de coûts supplémentaires. Ils peuvent affecter des actifs et des actifs inventoriés à n'importe lequel de leurs centres de coûts une fois qu'ils sont établis.
Non, nous encourageons les utilisateurs à se référer au guide de l'utilisateur pour déterminer les valeurs requises, car celles-ci peuvent varier en fonction du type de ticket de commande.
Les utilisateurs associés à un centre de coûts peuvent voir les détails de la commande de l'utilisateur en copie carbone (cc :). Tous les membres de l'équipe doivent être en mesure d'assurer le suivi des commandes.
Non. Le transporteur ne connaît pas le montant des frais tant qu'il n'a pas expédié l'appareil. Les frais supplémentaires pour l'expédition prioritaire ne sont donc pas affichés au moment de la commande.
Les catalogues de commande seront mis à jour mensuellement avec les données fournies par le transporteur. Les appareils en fin de vie ou qui ne sont plus proposés, entre deux mises à jour, seront supprimés au fur et à mesure qu'ils seront identifiés.
Oui, l'action au nom de sera en place jusqu'à ce que vous appuyiez sur le bouton Retour, pour revenir à votre propre profil, ou que vous sélectionniez un autre centre de coûts pour l'action au nom de. La fonction sera automatiquement supprimée lorsque l'utilisateur se déconnectera de TEMS. Note : La session sera interrompue après 30 minutes d'inactivité.
Oui. Allez dans les détails du billet et ajoutez un commentaire demandant l'annulation. Note : La plupart des commandes de mobilité sont traitées immédiatement par le transporteur, dès leur réception. Si l'annulation ne peut être traitée à temps, Calero vous aidera à traiter un retour et/ou une modification de service pour annuler la demande précédente.
Vous soumettrez un ticket Wireless Consulting si vous passez du centre de coûts 0100101 à 0100600.
Il existe une option de réattribution du numéro de téléphone dans le menu déroulant du type de demande du service d'assistance. Veuillez inclure tous les détails dans la boîte de description, y compris le centre de coûts vers lequel la ligne doit être déplacée.
L'ajout d'un nouveau centre de coûts sous votre payeur de factures existant nécessite une demande via un ticket de communication dans l'application TEMS.
Vous soumettrez un ticket de conseil en ligne pour demander le déplacement d'un article en stock d'un centre de coûts (par exemple, 123xxx à123xxo) à un autre en naviguant vers l'espace de travail> My Procurement Portal> Wireline Consulting.
Non, tous les litiges doivent être soumis dans TEMS ; les litiges envoyés par courrier électronique ne seront plus acceptés afin de s'assurer qu'une documentation appropriée existe dans l'outil.
Les clients peuvent utiliser l'option de commande groupée pour des quantités supérieures à cinq, mais ce n'est pas obligatoire. Une commande groupée peut également comprendre des articles provenant de plusieurs fournisseurs.