Chapitre 8 - Description du besoin : spécifications et exigences

1

Quels sont les principaux objectifs du projet ?

Déterminez les objectifs de haut niveau de la passation de marché, y compris tous les objectifs techniques, fonctionnels, de performance, de niveau de performance ou de service, de calendrier, d'utilisateur et d'audience du client. Incluez les services, le matériel, les logiciels et les exigences en matière de licences. Envisagez des projets modulaires ou échelonnés pour tenir compte de votre calendrier et de votre budget. Discutez des objectifs à long terme ou de la durée de vie du système/projet.

2

Quels sont les objectifs secondaires du projet ?

Déterminez les objectifs de niveau intermédiaire et inférieur pour les aspects techniques, fonctionnels, les attentes en matière de performances ou de niveau de service, le calendrier, l'utilisateur et le public visé par le marché public. Incluez les services, le matériel, les logiciels et les exigences en matière de licences.

3

De quoi DOE le projet a-t-il le moins besoin ?

Faites preuve d'honnêteté en évaluant tous les éléments superflus de ce marché, en supprimant éventuellement les résultats des questions 1 et 2 et en les transférant à la question 12.

4

Quel est l'environnement actuel ?

Préparer des descriptions textuelles et graphiques de l'environnement technique et utilisateur actuel, y compris le personnel, les autres programmes, les agences/entités et les services concernés.

5

Quelles sont les dépendances existantes ou susceptibles d'évoluer ?

Fournissez des informations détaillées sur les autres réseaux internes et externes, les serveurs, les applications et/ou les systèmes, les interfaces et les systèmes existants qui seront affectés par le présent marché, y compris les autres agences/entités/utilisateurs et le partenariat VITA.

6

Ce marché est-il cohérent avec les objectifs stratégiques de l'agence et du Commonwealth ?

la planification ?

Identifiez tout conflit direct ou potentiel que ce marché pourrait créer avec les stratégies d'entreprise à court ou à long terme de votre agence ou du Commonwealth ou avec d'autres objectifs. Contactez votre AITR actuel pour obtenir de l'aide sur cette question.

7

Qu'est-ce qui peut être fait à l'intérieur de l'entreprise ?

Revenez sur les questions 1 et 2 et faites correspondre le personnel ou les rôles actuels aux objectifs détaillés.

8

Quel est le site DOE que l'agence doit se procurer auprès de sources externes ?

Les réponses doivent inclure tout le matériel, les logiciels (COTS et/ou nouvellement développés), les services d'assistance, la mise en œuvre, la conception, le développement d'interfaces, la formation, la maintenance, etc. Veillez à effectuer une recherche sur les contrats existants à l'échelle de l'État qui peuvent répondre à tout ou partie de ces besoins :(https://vita.cobblestonesystems.com/public/).

9

Quel est le budget ?

Définir les sources et le calendrier du budget définitif et prévisionnel du projet. Indiquez les sources budgétaires pour le soutien et la maintenance en cours d'année et toute activité d'acquisition progressive, et/ou le financement fédéral.

10

Quel est le devis interne ?

Il est recommandé d'élaborer une structure de décomposition du travail qui servira de base à votre estimation, car elle pourrait être utilisée dans les parties relatives aux exigences et/ou à l'énoncé des travaux de la documentation relative à la passation de marchés (c'est-à-dire l'appel d'offres et le contrat). Cette approche permet également de s'assurer que tous les détails du cycle de vie du projet sont pris en compte et peut servir de justification lors de l'évaluation des propositions.

11

Quel est le calendrier ?

Identifiez toutes les dates du calendrier du projet, qu'elles soient fermes ou souples, c'est-à-dire les événements globaux et les étapes importantes à utiliser pour les problèmes de dépendance technique et pour la planification des dépenses budgétaires (et du paiement des fournisseurs).

12

Quels sont les achats que nous pouvons repousser ?

Déplacez les réponses de la question 3 ici. Inclure les achats optionnels pour une prochaine phase d'acquisition, le cas échéant, ainsi que le soutien et la maintenance en cours d'année, en fonction des contraintes budgétaires.

13

Quels sont nos risques ?

Faites un brainstorming et identifiez tous les risques qui pourraient potentiellement affecter les exigences techniques, fonctionnelles et de performance, y compris l'installation, la mise en œuvre, les applications/systèmes existants ou relationnels/environnements d'utilisateurs, le développement d'interfaces, la production, les essais, le déploiement ; le budget et les finances ; le calendrier ; les restrictions de licence, les services hébergés/en nuage par le fournisseur, etc. Appliquer, dans la mesure du possible, des résolutions d'atténuation susceptibles d'affecter votre agence, votre fournisseur et/ou d'autres agences/agents tiers.

14

Quelles sont les spécifications et les normes à appliquer ?

Créez un document qui énumère les noms, les numéros, les versions, etc., et qui fournit des liens, le cas échéant, de toutes les spécifications et normes propres à l'agence, au Commonwealth, à VITA et/ou fédérales, si des subventions fédérales s'appliquent, qui sont nécessaires à la bonne exécution du contrat pour toutes les solutions, tous les services et/ou tous les produits achetés.

15

S'agit-il d'un contrat à haut risque tel que défini par le code de Virginie § 2.2- 4303.01?

2.2-4303.01 définit les "contrats à haut risque" comme tout contrat public conclu avec un organisme public de l'État pour l'acquisition de biens, de services, d'assurances ou de travaux de construction dont on prévoit (i) un coût supérieur à10 millions de dollars sur la durée initiale du contrat ou (ii) un coût supérieur à5 millions de dollars sur la durée initiale du contrat et qui répond à au moins l'un des critères suivants : (a) les biens, services, assurances ou travaux de construction faisant l'objet du contrat sont achetés par au moins deux organismes publics de l'État ; (b) la durée prévue du contrat initial, à l'exclusion des renouvellements, est supérieure à cinq ans ; ou (c) l'organisme public de l'État qui achète les biens, services, assurances ou travaux de construction n'a pas acheté de biens, services, assurances ou travaux de construction similaires au cours des cinq dernières années.

Tout appel d'offres ou contrat de IT répondant à la définition de "contrat à haut risque" doit être examiné par VITA et le bureau du procureur général. Les employés désignés comme administrateurs principaux des contrats à haut risque sont tenus de suivre un programme de formation sur l'administration efficace des contrats, créé par la DGS et la VITA conformément aux exigences du projet de loi, avant de commencer à exercer des fonctions d'administration de contrats à haut risque. Certaines dispositions de la loi ont retardé les dates d'entrée en vigueur des processus de formation et d'examen des contrats à haut risque.

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Avez-vous veillé à ce que vos spécifications de performance contiennent des paramètres de performance distincts et mesurables ainsi que des dispositions claires en matière d'application ?

Tous les marchés publics qui répondent à la définition de "risque élevé", telle que définie dans la section 2.2-4303.01 du code de Virginie, doivent inclure des mesures de performance claires et distinctes et des dispositions d'application, y compris des recours en cas de non-exécution, dans tous les appels d'offres et contrats à haut risque de IT pour les biens et services de IT. VITALe groupe de gestion des risques contractuels de la Commission examinera chaque appel d'offres et contrat à haut risque IT et consultera l'agence requérante sur les mesures à prendre pour que l'appel d'offres et/ou le contrat à haut risque IT soit conforme au § 2.2-4303.01. Pour plus d'informations, veuillez contacter scminfo@vita.virginia.gov.