Chapitre 8 - Description du besoin : spécifications et exigences

Il est parfois nécessaire de présélectionner des produits ou des fournisseurs et de ne solliciter que ceux qui ont été présélectionnés. Dans ce cas, une liste de produits spécifiques ("Qualified Product List" ou "QPL") ou de fournisseurs ("Qualified Supplier List" ou "QSL") qui ont été évalués et jugés acceptables pour ce qui est des niveaux minimaux prédéterminés de qualité ou de performance(Code of Virginia, § 2.2-4317) est tenue à jour. Cette qualification est effectuée avant toute passation de marché sur le site IT. La mise en place d'une procédure de présélection permet de réduire le temps nécessaire à l'élaboration des spécifications et aux essais dans le cadre du cycle d'achat. Les critères de qualification pour la présélection des fournisseurs ou des produits doivent être établis et les fournisseurs potentiels doivent être informés par lettre et/ou affichage public suffisamment longtemps avant la passation de marché prévue pour permettre l'évaluation et la qualification des fournisseurs et/ou des produits potentiels. Un fournisseur dont le produit ou le service a été jugé non qualifié en sera informé par écrit. Les appels d'offres ne peuvent être envoyés qu'aux fournisseurs jugés qualifiés.

Une QPL ou QSL permet de déterminer à l'avance quels fournisseurs ou produits IT peuvent répondre aux exigences de l'agence. Une QPL identifie différentes marques qui répondent à des critères spécifiques. L'appel d'offres peut être limité aux fournisseurs dont les produits figurent sur la liste. Des prix peuvent ensuite être décernés aux produits IT sur la QPL. Un fournisseur qui soumet une offre/proposition pour un produit non QPL alors qu'un produit QPL est requis est considéré comme non conforme.

L'élaboration d'une LQP présente de nombreux avantages. Une fois qu'une LQP est établie, l'appel d'offres peut être utilisé pour la soumission d'échantillons ou de produits à examiner en vue d'une première inscription sur la liste. Les spécifications doivent indiquer les critères qui seront utilisés pour évaluer les produits proposés sur le site IT et doivent décrire toutes les exigences nécessaires pour que les produits du fournisseur puissent figurer sur la liste. Un projet de cahier des charges peut être diffusé pour examen par les fournisseurs et les soumissionnaires intéressés connus. La communication avec les fournisseurs intéressés lors de l'élaboration des spécifications et des exigences peut s'avérer très utile. Les fournisseurs potentiels peuvent fournir des informations utiles sur la faisabilité d'une exigence ou d'une spécification particulière, y compris les exigences de performance, les cahiers des charges et les exigences en matière de données.