Chapitre 8 - Description du besoin : spécifications et exigences

IT Les besoins en matière d'acquisition sont définis comme la nécessité ou la demande de personnel, d'équipements, de matériel, de logiciels, de solutions d'application/de conception, de services ou de solutions d'hébergement/cloud, de télécommunications, d'installations, d'autres ressources ou de services, en quantités spécifiées pour des périodes spécifiques ou à un moment précis. Les exigences sont définies par le propriétaire de l'agence et traduites en spécifications par le propriétaire de l'agence et les experts techniques de l'agence. La définition des besoins est la partie la plus cruciale du projet IT. Une définition incorrecte, imprécise ou excessive des exigences peut entraîner des retards dans le calendrier, un gaspillage de ressources ou l'insatisfaction du client. Pour élaborer de bonnes exigences pour l'appel d'offres, n'oubliez pas les points suivants :

• Examinez toujours minutieusement le besoin commercial IT que vous souhaitez acquérir.
• Rédigez une déclaration claire des objectifs et de la portée du projet.
• Faites la différence entre les désirs et les besoins.
• Examinez la définition des exigences de manière interactive avec le propriétaire de l'entreprise et le client, s'ils sont différents du propriétaire de l'entreprise et des PME techniques.
• Procéder à une analyse approfondie et complète des besoins.
• Documentez les résultats sans ambiguïté et avec suffisamment de détails.
• Placez le document d'exigences sous contrôle de version.

Une bonne exigence énonce quelque chose de nécessaire, de vérifiable et d'atteignable. Pour être vérifiable, une exigence doit comporter des critères d'acceptation. Pour être réalisable, l'exigence doit être techniquement possible et respecter le budget, le calendrier et les autres contraintes. Les problèmes les plus courants liés à la rédaction des exigences sont les suivants :

• Faire de mauvaises suppositions.
• Rédiger la mise en œuvre (comment faire quelque chose) au lieu des exigences (ce dont le client a besoin en tant que produit ou service final).
• Utiliser des termes technologiques industriels incorrects.
• Exigences manquantes, ambiguës ou contradictoires.
• Négliger les exigences futures et/ou les exigences en matière d'interface pour les systèmes existants.
• Spécifier à l'excès.

Le document relatif aux exigences de l'appel d'offres est la déclaration officielle de ce qui est exigé dans le cadre de la passation de marché IT. Dans la mesure du possible, il doit indiquer ce que le produit, la solution ou le fournisseur doit faire, plutôt que la manière dont il doit le faire. Le document d'exigences doit comprendre à la fois une définition et une spécification des exigences et inclure des données fonctionnelles et techniques. Les exigences en matière de passation de marchés constituent la base du champ d'application et de l'énoncé des travaux de l'appel d'offres et du contrat (voir le chapitre 12).

Il existe quatre types fondamentaux d'exigences en matière de marchés publics de technologies : obligatoires, fonctionnelles, techniques et liées au travail ou à la performance. Celles-ci peuvent être basées sur des exigences spécifiques à l'agence ou, le cas échéant, sur les exigences du Commonwealth en matière de sécurité, d'architecture d'entreprise, d'infrastructure et/ou de stratégie. Les sous-sections suivantes traitent de ces quatre types.