Chapitre 8 - Description du besoin : spécifications et exigences

Une spécification relative aux technologies de l'information (IT) est une description d'un produit ou d'un service technologique qu'un client cherche à se procurer, ainsi qu'une description de ce qu'un fournisseur doit être prêt à offrir pour être pris en considération dans le cadre d'une adjudication. Les spécifications décrivent les exigences techniques d'un matériau, d'un produit ou d'un service et comprennent les critères permettant de déterminer si ces exigences sont satisfaites. Une spécification peut décrire les paramètres de performance qu'un fournisseur doit respecter ou fournir une description complète de la conception du travail à effectuer.

Les spécifications permettent de juger si le fournisseur répond ou non aux exigences de l'appel d'offres. La nature du bien ou du service technologique faisant l'objet du marché déterminera si les spécifications seront longues ou courtes et quel format descriptif devra être utilisé. La plupart des cahiers des charges contiennent une description des exigences et des dispositions relatives à l'assurance de la qualité et définissent en détail les exigences minimales de la technologie nécessaire.

Les spécifications sont le seul moyen d'obtenir les biens ou services requis sur le site IT. Les spécifications constituent le cœur d'un document contractuel qui régira le fournisseur de biens ou de services requis dans le cadre de l'exécution du contrat et deviendront la base de l'évaluation de la conformité. De bonnes spécifications favorisent une concurrence totale et sans restriction en énonçant des exigences réelles et minimales plutôt que des souhaits. Les spécifications doivent également contenir des dispositions relatives à l'assurance qualité qui permettent de déterminer si le fournisseur a satisfait aux exigences contractuelles. Les spécifications doivent être claires et précises. Si les exigences sont ambiguës ou laissent place à l'interprétation, les fournisseurs ont le droit de faire des interprétations à leur avantage. Un bon cahier des charges doit

• Se fonder sur les besoins de l'entreprise.
• Mettez l'accent sur la performance plutôt que sur la conception.
• Ne pas exiger de fonctionnalités non nécessaires à l'utilisation prévue du produit ou de la solution.
• Identifier les caractéristiques essentielles du produit ou de la solution souhaitée.
• Ne pas être rédigé par un soumissionnaire/offrant ou préparé avec l'aide d'un soumissionnaire/offrant potentiel.
• Exploiter les produits commerciaux prêts à l'emploi.
• Évitez les exigences qui favorisent un fournisseur particulier.
• Permettre la concurrence dans toute la mesure du possible.
• Soyez quantifiable plutôt que qualitatif.
• Soyez vérifiable.
• Ne pas surestimer la qualité, mais définir clairement les attentes et les besoins en matière de performance pour l'objectif commercial visé.
• Évitez d'utiliser des termes tels que "doit" ou "doit", car ils restreignent la concurrence et excluent souvent un fournisseur proposant une solution nouvelle et innovante.

Les spécifications doivent toujours être claires et compréhensibles. Ils doivent permettre la concurrence entre des produits de qualité égale. Les spécifications peuvent inclure une déclaration relative à la nature qualitative de l'achat et doivent identifier les caractéristiques et normes essentielles minimales auxquelles l'achat doit se conformer pour répondre à l'utilisation prévue. Les exigences de performance ou les spécifications doivent être identifiées. Spécifications du contrôle :

• Le niveau de performance du produit,
• Le niveau de concurrence,
• L'adéquation du produit, de la solution ou du service au travail à effectuer,
• La méthode d'évaluation utilisée pour l'attribution d'un marché et la détermination de l'offre la plus avantageuse pour l'achat.