Chapitre 8 - Description du besoin : spécifications et exigences

Pour être efficaces, les spécifications du site IT doivent présenter certaines caractéristiques :

• Simple : Évitez les détails inutiles, mais soyez suffisamment complet pour garantir que les exigences répondront à l'objectif visé.
• Clair : utilisez une terminologie compréhensible pour l'agence et les fournisseurs. Évitez autant que possible le langage juridique et le jargon. Inclure des définitions des termes lorsque cela est nécessaire pour éviter les interprétations contradictoires et pour s'aligner sur les termes et définitions technologiques propres au Commonwealth et/ou à l'agence.
• Informative : Décrivez l'état souhaité par l'agence pour la solution IT, y compris l'utilisation et le public, ainsi que les besoins/restrictions techniques/fonctionnels, les flux de travail ou de données, l'interface avec d'autres applications/systèmes et l'architecture pour les systèmes, plates-formes et systèmes d'exploitation existants qui doivent s'aligner sur la stratégie globale du Commonwealth ou de l'agence ( IT ).
• Précision : Utilisez des unités de mesure ou de performance compatibles avec les normes industrielles. Toutes les quantités et les exigences en matière d'emballage, de livraison et de réception doivent être clairement identifiées. Incluez toutes les normes, spécifications et certifications techniques, professionnelles et industrielles requises au niveau national, fédéral et/ou de l'État, selon les besoins.
• Souplesse : Évitez les spécifications rigides qui empêchent l'acceptation d'une proposition qui pourrait être plus performante pour moins d'argent. Utilisez des valeurs approximatives telles que les dimensions, le poids, la vitesse, etc. (dans la mesure du possible) si elles répondent à l'objectif visé. Si des dimensions approximatives sont utilisées, elles doivent se situer dans une fourchette de 10% , sauf indication contraire dans le document d'appel d'offres.

Afin de promouvoir une concurrence loyale et ouverte entre tous les fournisseurs et de motiver les offrants à préparer des propositions créatives et innovantes, les spécifications doivent être rédigées de manière aussi générique que possible. IT les propriétaires d'entreprises et les agences doivent éviter de rédiger des exigences/spécifications restrictives :

• Incluant uniquement les exigences essentielles du produit, du service ou de la solution IT nécessaire.
• Éviter les exigences restrictives ou peu pratiques, telles que celles qui sont non essentielles ou obsolètes.
• Vérifiez soigneusement les exigences en matière de livraison de produits ou de calendrier de projet afin de vous assurer que le délai d'exécution entre la réception de la commande par le fournisseur et la réalisation n'est pas trop restrictif ou limitatif.
• Définir des exigences pour promouvoir et encourager les fournisseurs à proposer des produits, des solutions ou des services standard et disponibles dans le commerce, dans la mesure du possible.
• Ne pas spécifier une marque, un produit ou une caractéristique particulière propre à un fabricant, sauf à des fins de référence.
• Ne pas imposer prématurément des solutions de conception détaillées.
• Laisser suffisamment de temps aux fournisseurs pour examiner le besoin technologique, prendre en compte les exigences, préparer et soumettre une proposition.

L'une des premières considérations lors de la préparation des spécifications doit être de déterminer le type de spécifications qui décrira le mieux la technologie nécessaire. Il existe certains types de spécifications : standard, conception, performance ou marque.