Chapitre 8 - Description du besoin : spécifications et exigences

Le processus d'acquisition de technologies comprend toutes les activités depuis la planification, la préparation des besoins et le traitement d'une demande, l'appel d'offres, l'évaluation, l'attribution et la formation du contrat, jusqu'à la réception et l'acceptation de la livraison, le paiement, le suivi de l'inventaire et l'élimination des biens et services. Que le produit ou le service technologique requis soit traité par l'agence dans le cadre de son autorité déléguée, acheté dans le cadre d'un contrat à l'échelle de l'État ou envoyé à VITA pour acquisition, le flux de travail est essentiellement le même.

Deux étapes préliminaires et essentielles qui doivent être franchies lors de la préparation de toute acquisition de technologie :

• Identifier le besoin technologique de l'entreprise et le type de produit ou de service technologique qui répondra le mieux à ce besoin. Identifiez une solution technologique, et non un produit spécifique, qui répondrait à ce besoin technologique. En gardant à l'esprit la maîtrise des coûts, quel est le produit ou le service qui répond le mieux aux exigences du poste ? Cela peut nécessiter que le personnel chargé des achats de l'agence ou le personnel de VITA rencontre le ou les utilisateurs finaux pour identifier les besoins, définir les exigences et proposer des solutions technologiques.

• Élaborer des exigences et/ou des spécifications qui reflètent les objectifs de l'entreprise et décrivent les caractéristiques du produit, du service ou de la solution technologique recherchés. Outre l'acceptabilité et le prix initial, il convient de prendre en considération l'adéquation et le rapport coût-efficacité global. Les spécifications technologiques doivent être rédigées de manière à encourager, et non à décourager, la concurrence dans un souci d'économie globale pour l'objectif et la solution technologique visés. L'objectif est de susciter une concurrence raisonnable maximale tout en obtenant la meilleure solution technologique pour le Commonwealth.