Chapitre 34 - Administration des contrats informatiques

34.3.1 Conditions contractuelles

L'administrateur de contrat est chargé de comprendre et d'être en mesure d'informer les parties prenantes sur l'ensemble du contrat administré - toutes les composantes contractuelles, les annexes et les conditions. Les modèles de contrat de VITA à l'échelle de l'État comprennent la formulation suivante sous la disposition "Entire Contract", adaptée à chaque type de contrat (solution, services, logiciels, matériel avec maintenance et fournisseur de services d'application). Cet extrait est tiré du modèle de solution nationale "" : "Les pièces suivantes, y compris toutes leurs sous-parties, sont jointes au présent contrat et en font partie intégrante à toutes fins utiles :

Annexe A Exigences de la solution
Annexe B Liste des options de la solution ; frais, frais de service et calendrier de paiement
Annexe C Contrat de dépôt fiduciaire
Annexe D Modèle d'énoncé des travaux (SOW)
Pièce E Modèle d'ordre de modification
Annexe F Accord de licence pour l'utilisateur final (pour référence uniquement)
PièceG Certification concernant le lobbying
Pièce H Plan de sous-traitance pour les petites entreprises (indiquer le nom du protocole de l'agence)

Le présent contrat, ses annexes et tout accord de non-divulgation antérieur constituent l'intégralité de l'accord entre VITA et le fournisseur et remplacent toute représentation, compréhension, discussion ou accord antérieur entre VITA et le fournisseur concernant l'objet du présent contrat. Tous les termes et conditions contenus, incorporés ou référencés dans la proposition du fournisseur seront considérés comme non valables. Les dispositions du manuel du vendeur du département des services généraux de Virginie (Division of Purchases and Supply Vendor's Manual) ne s'appliquent pas au présent contrat ou à toute commande émise en vertu de celui-ci. Le présent contrat ne peut être modifié que par un acte écrit signé par la VITA et le fournisseur. En cas de conflit, l'ordre de priorité suivant s'applique : le présent document contractuel, l'annexe A, tout cahier des charges individuel, l'annexe B.

Un utilisateur autorisé et un fournisseur peuvent conclure un accord de commande en vertu du présent contrat. Dans la mesure où cet accord de commande, ou toute commande ou cahier des charges émis en vertu de celui-ci, comprend des termes et conditions incompatibles avec les termes et conditions du présent contrat, ces termes et conditions seront sans effet."

En outre, les dispositions contractuelles de base incluses par référence dans les contrats VITA et les contrats VITA délégués émis par les agences sont disponibles sur ce lien : Mandatory Contract Terms (conditions contractuelles obligatoires ) sont mises à jour chaque année en juillet 1 afin de refléter tout changement législatif. Le lien, tel qu'il est utilisé dans les documents contractuels, sera automatiquement mis à jour lorsque l'hyperlien désigné sera ouvert, même pour les contrats déjà en place. Comme il s'agit de dispositions statutaires, aucune modification des contacts n'est nécessaire en cas de changement. Le fournisseur doit respecter les exigences légales en vigueur en Virginie, tout comme les agences, et aucune autre négociation n'est nécessaire pour qu'elles soient efficaces. Les références à celles-ci dans les modèles de contrat VITA indiquent : "Les termes et conditions alors en vigueur dans les documents affichés aux adresses URL susmentionnées sont susceptibles d'être modifiés à la suite d'une action de la législature du pays Commonwealth of Virginia ou d'un changement de la politique VITA. Si une modification est apportée aux conditions générales, une nouvelle date d'entrée en vigueur sera indiquée dans le titre du document. Il est conseillé au fournisseur de vérifier régulièrement les URL."