Chapitre 34 - Administration des contrats informatiques

34.3.0 Traitement et administration des modifications

Le respect par le fournisseur des certifications, licences et rapports exigés par le contrat doit être vérifié avant l'exécution de toute modification du contrat augmentant la valeur ou la portée du contrat ou tout avantage ou incitation pour le fournisseur. Les informations suivantes peuvent aider l'administrateur du contrat dans son processus de validation des fournisseurs :

• Validez l'état d'exclusion du fournisseur sur le site web d'eVA à l'adresse suivante : Liste des fournisseurs inactifs d'eVA

• Validez le statut d'exclusion fédérale du fournisseur sur le site Web fédéral si des fonds fédéraux soutiennent le contrat à l'adresse suivante : https://sam.gov/

• Validez le statut de conformité fiscale du fournisseur (par exemple, pas d'interception en cours) en appelant 804-367-8380 ou en envoyant un courrier électronique à Irms.Support@tax.virginia.gov

• Vérifiez que le fournisseur respecte le plan d'approvisionnement et de sous-traitance qui lui est imposé par le contrat, ainsi que les exigences en matière de rapports, car le non-respect de ces exigences peut interdire ou retarder tout renouvellement ou modification du contrat.

• Validez la conformité des rapports sur les ventes des fournisseurs/IFA (VITA uniquement) par courrier électronique à l'adresse suivante : ifacoordinator@vita.virginia.gov

• Valider que le fournisseur est autorisé à faire des affaires dans le Commonwealth en obtenant une copie de son formulaire d'enregistrement actuel et de son numéro d'identification SCC.

En outre, les administrateurs de contrats doivent se conformer aux exigences statutaires relatives aux modifications de contrats énoncées dans le code de Virginie, à l'article 2.2-4309.

L'administrateur du contrat doit connaître les clauses de modification ou d'amendement du contrat et s'assurer que la modification proposée peut être effectuée et qu'elle est approuvée par toutes les parties prenantes requises - principalement le fournisseur et le propriétaire de l'entreprise/le gestionnaire du projet de l'agence. L'administrateur du contrat sera chargé de veiller à ce que toutes les modifications soient traitées conformément au contrat et à toute exigence/limitation statutaire ou fédérale (si le contrat est financé par le gouvernement fédéral). Les conditions suivantes s'appliquent aux modifications de contrats sur le site IT:

• Toutes les approbations nécessaires pour une modification sont validées dans le dossier du contrat.

• Si un financement est nécessaire pour une modification, tous les fonds sont reçus et le changement de financement DOE n'est pas en contradiction avec l'article 2.2-4309 du code de la Virginie.

• La modification DOE ne crée pas de conflit avec une autre disposition du contrat.

• La validation du statut d'exclusion du fournisseur, de la conformité à la législation fiscale de l'État et de la conformité à la SWaM ou à la déclaration des ventes/IFA (le cas échéant) est enregistrée dans le dossier.

• La modification DOE n'est pas en contradiction avec les réglementations statutaires du Code de Virginie et de la loi sur les marchés publics de Virginie.

• Le fournisseur doit signer le document de modification avant que l'agence DOE.

• Le format du document de modification du contrat est conforme au protocole de l'agence.

• La notification aux parties prenantes concernées et les mises à jour des enregistrements électroniques et des bases de données contractuelles ou financières sont conformes aux processus et procédures de l'agence.

• Des copies de toutes les versions entièrement exécutées se trouvent dans le dossier du contrat.

• Pour VITA SCM, fournissez toutes les modifications de contrat requises par les processus SCM. Des copies papier doivent être placées dans le dossier du contrat. Pour les contrats à l'échelle de l'État qui nécessitent des mises à jour sur le web, suivez les processus établis.