Chapitre 34 - Administration des contrats informatiques

34.3.2 Durée ou résiliation

L'administrateur des contrats traitera toutes les modifications dues à la prolongation de la durée, à l'exercice d'une option ou au renouvellement du contrat et/ou des accords connexes, c'est-à-dire la licence de logiciel, l'accord de dépôt fiduciaire.

L'administrateur du contrat devra veiller à ce que toute modification visant à prolonger la durée du contrat ou à exercer une option de renouvellement soit effectuée au plus tard 30 jours avant la date d'expiration actuelle. Ce point est également essentiel pour tout accord de dépôt fiduciaire, licence de logiciel ou renouvellement de maintenance. Toute interruption peut entraîner des risques pour l'agence et le Commonwealth. La même mesure doit être prise en temps utile si le contrat comporte une clause de "transition des services" en vertu de laquelle le fournisseur accepte de fournir une assistance à l'agence si l'effort contractuel est transféré à un autre fournisseur ou à l'agence en raison de l'autosuffisance.

L'administrateur du contrat traitera tout document de résiliation - pour rupture, défaut, non-appropriation de fonds ou si l'agence résilie pour des raisons de commodité. Lorsque la résiliation intervient pour une raison autre que la fin de la durée du contrat, des avis doivent être donnés au fournisseur conformément aux exigences contractuelles. Si la résiliation pour manquement intervient à la suite des dispositions du contrat relatives aux mesures correctives, assurez-vous que les délais de notification, la période de correction et la période de ré-acceptation par l'agence ont été respectés et que toutes les pièces justificatives pertinentes se trouvent dans le dossier contractuel. Toutes les mesures de résiliation doivent être prises conformément aux exigences contractuelles (y compris la procédure de recours administratif et les dispositions relatives à la résolution des litiges) et aux processus et procédures de l'agence. Reportez-vous à la sous-section 34.2.10, ci-dessus, pour plus d'informations sur la résiliation pour violation ou manquement.

En cas de résiliation, ni le Commonwealth, ni l'agence, ni aucun utilisateur autorisé n'auront de responsabilité future à l'exception des produits livrables acceptés par l'agence ou l'utilisateur autorisé ou des services rendus par le fournisseur et acceptés par l'agence ou l'utilisateur autorisé avant la date de résiliation. L'administrateur du contrat entamera alors la procédure de clôture du contrat. En outre, les contrats nationaux de VITA doivent être supprimés du site web de VITA et tous les catalogues de fournisseurs associés au contrat doivent être supprimés d'eVA en envoyant une notification d'assistance à l'adresse suivante : scminfo@vita.virginia.gov .