Chapitre 34 - Administration des contrats informatiques

34.2.9 Contrôler les obligations de l'agence

L'administrateur des contrats doit examiner attentivement le contrat et dresser une liste et un calendrier reprenant toutes les obligations de l'agence au titre du contrat. La réussite des contrats IT ne dépend pas seulement des performances du fournisseur, mais aussi de celles de l'agence, qui doit respecter ses engagements contractuels et permettre, ou non, au fournisseur de s'acquitter de sa tâche. La non-exécution ou l'interruption de l'exécution par l'agence pourrait entraîner un risque de retard dans le calendrier et d'augmentation des coûts pour le contrat/projet, ou un risque pour le Commonwealth en cas de litige contractuel. IT peut nécessiter l'un des éléments suivants et d'autres encore :

• Informer l'agence et les autres utilisateurs du Commonwealth des droits et des limites d'accès et d'utilisation des licences de logiciels et obtenir une reconnaissance signée de l'utilisateur pour le dossier contractuel.
• Informer les utilisateurs du Commonwealth et les représentants de tiers de toutes les restrictions en matière de confidentialité et obtenir des déclarations de confidentialité ou de non-divulgation signées pour le dossier du contrat.
• Veiller à ce que l'agence remplisse toute obligation contractuelle qui inclut l'exigence suivante ou une exigence similaire : "Dans les trente (30) jours suivant la fin de chaque trimestre civil, l'Agence doit fournir au Fournisseur un rapport sur le nombre net de copies supplémentaires du Logiciel déployées au cours du trimestre." (Extrait de la clause "Reproduction Rights" du contrat, le cas échéant).
• Permettre ou faciliter la réalisation d'essais, d'activités IV&V, de démonstrations de fournisseurs et/ou de séances de formation dans un certain délai, avec un environnement technologique spécifique ou des ressources déjà prêtes à être utilisées.
• Fournir certaines données, informations, équipements ou installations au fournisseur dans un certain délai afin de permettre au fournisseur de définir les exigences en matière de logiciel ou de solution, de concevoir, d'interfacer, de tester ou de mettre en œuvre des efforts.
• Définir un calendrier pour l'examen et l'acceptation de tout produit livrable et de tout essai.
• Préparer et fournir des rapports spécifiques, des données techniques, des spécifications, des normes, des configurations/architectures logicielles, des codes d'interface ou des données à convertir (y compris l'état de ces données).
• Organiser la participation de tout membre de l'IV&V, du comité de pilotage ou de toute autre personne invitée à des examens critiques du projet ou à d'autres réunions liées au contrat, conformément au calendrier de ce dernier.
• Interaction avec le bureau de gestion des services de partenariat de VITA-NG, la division de gestion des projets de VITA ou les experts en sécurité de VITA pour toute préparation de l'infrastructure ou tout effort d'intégration nécessaire à la performance du fournisseur.
• Fournir au fournisseur toute notification de non-conformité ou d'erreur découverte en rapport avec la performance du fournisseur (produit, service, solution) dans un délai donné.
• Fournir toute obligation de notification technique ou administrative requise par contrat dans un délai donné.
• Faciliter les approbations, dérogations ou exceptions requises par la loi, le comité directeur, CIO ou d'autres politiques VITA.  
• Veiller à ce que les parties prenantes au projet, les parties prenantes techniques et les autres parties prenantes de l'agence ne modifient, n'augmentent ou ne réduisent pas, directement ou indirectement (c'est-à-dire qu'elles ne modifient pas le champ d'application), les obligations de performance du fournisseur telles qu'elles sont prévues par le contrat, sans modification formelle du contrat.
• Traiter, approuver et payer les factures des fournisseurs dans les délais légaux.