Chapitre 34 - Administration des contrats informatiques

34.2.8 Contrôler la facturation et le paiement

La fonction d'administration des contrats peut être amenée à traiter les factures des fournisseurs par le biais de cycles d'approbation avec le propriétaire de l'entreprise/le chef de projet avant de les envoyer au bureau de paiement de l'agence. Toutefois, l'administrateur du contrat doit d'abord s'assurer que les factures ont bien été émises :

• Inclure tous les détails et informations spécifiés dans le contrat,
• Inclure les prix conformément au barème de prix du contrat,
• S'assurer qu'aucune taxe n'est facturée à l'agence et fournir tout document d'exonération au fournisseur.
• Refléter les éventuels ajustements des pénalités/incitations à la performance,
• Incluez les frais de voyage autorisés et conformes aux montants journaliers alors en vigueur, tels qu'ils sont publiés par le département de la comptabilité de Virginie,
• Incluez tout signataire ou certification requis dans le contrat,
• Inclure tout rapport supplémentaire requis (par exemple, utilisation mensuelle, statistiques mensuelles sur les performances du niveau de service).
• Sont exacts, complets et corrigés par le fournisseur avant d'être soumis à l'approbation et au paiement.

L'administrateur du contrat peut également être tenu de vérifier que les paiements sont effectués au fournisseur conformément aux dispositions légales § 2.2-4350 ou § 2.2-4352 du Code of Virginia, selon le cas, et d'aider à résoudre toute réclamation du fournisseur concernant les paiements.

Toute réclamation découlant d'un litige contractuel doit être traitée conformément à l'article 2.2-4363 du code de la Virginie. Reportez-vous à la sous-section 34.4.7 ci-dessous pour une discussion spéciale sur les paiements finaux au fournisseur.