Chapitre 34 - Administration des contrats informatiques

34.2.10 Traiter les litiges, les réclamations et la résolution

L'administrateur du contrat peut être chargé de traiter ou de participer à l'établissement des faits et à la résolution des litiges et des réclamations survenant au cours de l'exécution du contrat. Toute réclamation découlant d'un litige contractuel doit être traitée conformément à l'article 2.2-4363 du code de Virginie et aux exigences contractuelles. L'importance d'un dossier d'administration des contrats bien tenu et complet ou d'un emplacement de stockage électronique pour l'accès aux documents justificatifs est cruciale.

Une disposition relative à la procédure de recours peut figurer dans le contrat. En cas de litige contractuel, le fournisseur peut intenter une action en justice conformément à l'article 2.2-4364 du code de la Virginie.

Un fournisseur peut être considéré comme défaillant s'il ne respecte pas les conditions du bon de commande ou du contrat. Ces facteurs doivent être pris en compte avant de prendre toute mesure d'inexécution.

• Les raisons spécifiques de l'échec
• Le délai nécessaire pour obtenir les biens ou les services auprès d'autres sources par rapport au délai de livraison ou d'exécution par le fournisseur défaillant.

En cas de défaillance d'un fournisseur, l'agence doit le notifier et tenter de trouver une solution satisfaisante. " Si le problème n'est toujours pas résolu, un avis de correction "peut suivre. L'avis doit être donné par écrit et informer le fournisseur que la non-livraison ou l'inexécution constitue une rupture de contrat et que, s'il n'est pas remédié à l'insuffisance ou à la non-conformité dans un certain nombre de jours (comme spécifié dans le libellé du contrat), l'agence résiliera le contrat pour défaut et tiendra le fournisseur responsable de tous les coûts excédentaires. À l'expiration du délai de réparation, si aucune solution satisfaisante n'a été trouvée, l'agence envoie au fournisseur une lettre de résiliation pour manquement et prend des mesures de rachat en attribuant le marché au soumissionnaire suivant le moins disant ou en lançant un nouvel appel d'offres. Si le rachat entraîne une augmentation des coûts pour l'agence, celle-ci facture les coûts excédentaires au fournisseur d'origine, en lui accordant un délai déterminé pour effectuer le remboursement. Tant que le remboursement des coûts excédentaires n'a pas été effectué, le fournisseur peut être retiré de la liste des fournisseurs de l'agence. Si le remboursement n'a pas été effectué à la fin de la période spécifiée, des mesures de recouvrement peuvent être prises dans le cadre de la politique de recouvrement des dettes approuvée par l'agence. En outre, une action simultanée visant à exclure le fournisseur défaillant peut être engagée. Les fournisseurs ne sont pas responsables des surcoûts si le défaut d'exécution résulte d'un acte de guerre, d'un ordre des autorités légales, d'une grève, d'un cas de force majeure ou d'autres causes inévitables non imputables à leur faute ou à leur négligence. La défaillance de la source d'un fournisseur n'est généralement pas considérée comme une cause inévitable.

Les administrateurs de contrats des agences peuvent obtenir de l'aide auprès de leur représentant à l'adresse OAG, conformément au protocole et aux procédures de leur agence. Pour les contrats d'agence émis par VITA ou délégués par VITA, les administrateurs d'agence peuvent également obtenir les conseils de VITA en contactant : scminfo@vita.virginia.gov