Chapitre 34 - Administration des contrats informatiques

34.2.6 Contrôler les garanties du fournisseur

Les garanties du fournisseur peuvent comprendre à la fois une garantie limitée et des garanties générales. Étant donné que la garantie limitée d'un produit (matériel ou logiciel), d'un service ou d'une solution s'étend généralement sur une période donnée (30, 60, 90 jours ou même jusqu'à un an), l'administrateur du contrat devra simplement savoir quand la période de garantie se termine et quand la période de maintenance ou d'assistance commence. Cette date doit figurer sur tout calendrier de projet ou d'administration de contrat en tant qu'indicateur. Le barème de prix du contrat peut prévoir un paiement anticipé pour la première année de maintenance ou d'assistance, ou le contrat peut indiquer que le fournisseur doit informer l'agence dans un certain nombre de jours avant la fin de la période de garantie afin que l'agence ait suffisamment de temps pour émettre un bon de commande (PO). Les modèles de contrat VITA incluent cette déclaration : "Soixante (60) jours avant l'expiration de la période de garantie, assurez-vous que le fournisseur a informé l'agence de cette expiration par écrit."

Quoi qu'il en soit, l'administration du contrat doit s'assurer qu'il n'y a pas d'interruption entre la couverture de la garantie limitée et toute couverture de maintenance ou d'assistance requise et doit coordonner les actions nécessaires, le cas échéant, avec le propriétaire de l'entreprise/le gestionnaire du projet. Dans de rares cas (par exemple, l'achat unique d'un matériel ou d'un article COTS), il se peut que la maintenance ou l'assistance de suivi ne soit pas nécessaire. Pour la plupart des autres marchés IT, l'agence ou le Commonwealth peut courir le risque de ne pas disposer d'une couverture de maintenance ou d'assistance de suivi et a inclus une exigence dans le contrat.

L'administration des contrats doit examiner le contrat pour déterminer quelles garanties générales peuvent nécessiter un contrôle ; par exemple, "Le fournisseur informera l'agence si la solution contient un code Open Source et identifiera la licence Open Source spécifique qui s'applique à tout code intégré dépendant d'un code Open Source, fourni par le fournisseur dans le cadre de ce contrat." En fonction de la criticité du projet, l'administrateur du contrat peut demander au fournisseur une reconnaissance écrite annuelle attestant que : "Aucune notification relative aux garanties générales du contrat n° ___ n'a été requise entre le (date) et le (date). Le fournisseur reste conscient des exigences contractuelles en matière de garantie générale et en informera (nom de l'agence)."

Il peut arriver que l'administrateur du contrat doive faciliter et coordonner les procédures d'escalade de la garantie au nom du propriétaire de l'entreprise ou du gestionnaire du projet. La procédure de recours hiérarchique du fournisseur doit être décrite dans le contrat. L'administrateur doit documenter et suivre de manière complète et précise le flux de papier et de communication du dossier contractuel.