Chapitre 34 - Administration des contrats informatiques

34.2.4 Contrôler les produits livrables et l'acceptation

En fonction de la complexité et de la valeur du projet, le propriétaire de l'entreprise/chef de projet de l'agence peut s'occuper de cette activité, demander uniquement l'assistance de l'administrateur du contrat ou demander à l'administrateur du contrat de s'occuper entièrement de cette activité. Si le contrat, l'énoncé des travaux ou le plan d'étape du projet DOE ne comporte pas de liste claire de tous les éléments livrables, de leurs dates d'échéance et des exigences en matière de soumission, l'administrateur du contrat doit établir une liste principale avec les dates et créer un calendrier pour contrôler les performances du fournisseur en ce qui concerne les éléments livrables dans les délais impartis.

Le contrat peut prévoir que l'agence dispose d'un certain nombre de jours pour accepter les produits livrables, faute de quoi ils seront considérés comme acceptés, ce qui pourrait être préjudiciable au projet ou à l'agence. Il est donc essentiel que l'administrateur du contrat contrôle les performances de l'agence ainsi que celles du fournisseur.

Si le contrat exige qu'une lettre de transmission accompagne chaque produit livrable ou que l'agence fournisse une acceptation écrite au fournisseur pour chaque produit livrable, ces documents doivent être copiés dans le dossier du contrat, qu'il s'agisse d'un stockage électronique ou d'un stockage sur papier. Le(s) destinataire(s) et le(s) lieu(x) de livraison de l'agence pour chaque prestation - qu'il s'agisse d'un produit (matériel ou logiciel), d'un support électronique, d'un support papier ou d'un service - doivent être spécifiés dans le contrat, mais si ce n'est pas le cas, l'administrateur du contrat voudra certainement s'assurer que les prestations sont soumises à temps et reçues/acceptées conformément aux exigences du contrat, car il s'agit d'un critère de réussite de l'exécution du contrat par les deux parties.

Si le contrat exige une manutention, une responsabilité ou un traitement spécifique ou spécial en matière d'expédition et de transport, il conviendra également d'en contrôler le respect. La fonction de coordination peut également être confiée à l'administrateur du contrat. Si ce n'est pas le cas, l'administrateur du contrat devra tout de même effectuer un suivi.

Si le contrat exige du fournisseur qu'il organise des sessions de formation ou qu'il présente une démonstration de la solution "" dans le cadre de son engagement de performance, l'administrateur du contrat peut être chargé de coordonner le lieu, les ressources, l'accès à la sécurité, la date et l'ordre du jour de ces sessions. Des ressources médiatiques spéciales peuvent être requises par le fournisseur.

L'administrateur du contrat sera tenu de surveiller les nouvelles versions du logiciel si le contrat comporte une exigence similaire : "Fournir à tous (Agence ou utilisateurs autorisés), au plus tard le premier jour de la diffusion générale, des copies du logiciel et de la documentation révisées pour refléter toutes les améliorations, y compris toutes les nouvelles versions, mises à niveau et modes d'accès, apportées au logiciel par le fournisseur, y compris, sans s'y limiter, les modifications apportées au logiciel qui peuvent augmenter la vitesse, l'efficacité ou la base de fonctionnement du logiciel ou ajouter des capacités supplémentaires au logiciel ou en améliorer autrement la fonctionnalité." Cette prestation particulière peut ne pas être directement spécifiée dans l'énoncé des travaux ou la liste des prestations du contrat, mais peut se trouver dans le corps même du contrat. Cette exigence, intitulée "New Releases,", figure dans le corps des modèles de contrat pertinents de VITA, à savoir Logiciels et solutions.

En cas de retard, d'inacceptabilité ou de litige, l'administrateur du contrat peut être chargé de coordonner la communication et la résolution des problèmes. Si ce n'est pas le cas, l'administrateur du contrat devra quand même être au courant de toutes les activités, communications et statuts de l'agence et du fournisseur concernant ce produit à livrer, au cas où cette situation affecterait tout autre domaine de la relation et du statut contractuels. L'administrateur du contrat doit obtenir des copies des traces écrites pertinentes, car le dossier du contrat doit contenir des données justificatives complètes concernant une telle situation.