Chapitre 34 - Administration des contrats informatiques

34.2.2 Contrôler les certifications et les rapports des fournisseurs

L'administrateur des contrats doit s'assurer que le dossier de contrat comprend toutes les certifications, inscriptions et/ou licences requises par l'agence, l'appel d'offres et l'attribution du contrat. Le responsable de la passation de marchés peut les avoir obtenus avant l'attribution du marché, mais l'administrateur du marché doit valider le dossier. Il peut s'agir de la certification des petites entreprises (SWaM), de la validation de l'enregistrement eVA, de l'autorisation actuelle de la State Corporation Commission d'exercer des activités dans le Commonwealth, de la certification anti-bobinage, des certificats d'assurance, des garanties de cautionnement, de la conformité aux règles fédérales ou nationales d'exclusion, de la conformité à e-Verify, de la conformité à l'impôt de Virginie ou de la vérification des échéanciers de paiement, pour n'en citer que quelques-uns. Pendant toute la durée du contrat, l'administrateur du contrat doit procéder à des validations et/ou à des renouvellements au moins une fois par an. 

Le contrat peut prévoir la soumission mensuelle par le fournisseur de rapports administratifs, y compris, mais sans s'y limiter : la participation à SWaM, l'état d'avancement du projet, l'état des performances, l'état des ventes ou de l'utilisation, et pour les contrats VITA à l'échelle de l'État uniquement, les rapports sur les ventes et l'IFA. L'administrateur du contrat doit contrôler le respect des délais par le fournisseur afin de s'assurer qu'il est en conformité avec le contrat. Des copies de tous ces rapports doivent être mises à disposition soit dans le dossier du contrat, soit par voie électronique. Le non-respect par le fournisseur de son plan d'approvisionnement et de sous-traitance contractuel peut interdire ou retarder tout renouvellement du contrat. Pour les agences, le plan peut être appelé plan de sous-traitance pour les petites entreprises (SWaM). Pour VITA, le plan s'appellera le plan d'approvisionnement et de sous-traitance des fournisseurs. 

Voici deux "incontournables" pour contrôler les performances du fournisseur dans ce domaine administratif : 

• Le fournisseur doit se conformer aux certifications, licences et rapports exigés par le contrat avant l'exécution de toute modification du contrat augmentant la valeur ou la portée du contrat ou tout avantage ou incitation pour le fournisseur. 
• Les cas de non-conformité doivent être soigneusement consignés dans le dossier contractuel et communiqués aux parties prenantes au contrat, qui peuvent mesurer ou collecter de manière indépendante les performances globales du fournisseur dans le cadre du projet. 

 Les informations suivantes peuvent aider l'administrateur du contrat dans son processus de validation des fournisseurs pour les questions susmentionnées : 

• Validez le statut d'exclusion de l'État du fournisseur sur le site Web d'eVA à l'adresse suivante Liste des fournisseurs inactifs de l'eVA 
• Validez le statut d'exclusion fédérale du fournisseur sur le site Web fédéral si des fonds fédéraux soutiennent le contrat à l'adresse suivante : https://sam.gov/content/home 
• Validez le statut de conformité fiscale du fournisseur (par exemple, pas d'interception en cours) en appelant 804-367-8380 ou en envoyant un courriel à Irms.Support@tax.virginia.gov)  
• Valider la conformité des rapports SWaM des fournisseurs conformément au protocole et au processus de l'agence (VITA uniquement) Valider la conformité des rapports sur les ventes/IFA des fournisseurs 
• Valider que le fournisseur est autorisé à faire des affaires dans le Commonwealth en obtenant une copie de son formulaire d'enregistrement actuel et de son numéro d'identification SCC.