Chapitre 34 - Administration des contrats informatiques

34.2.1 Assister à la réunion de lancement du contrat ou l'organiser

Il est dans l'intérêt de toutes les parties contractantes d'assister à une réunion de lancement du contrat à laquelle toutes les parties prenantes au projet sont présentes. L'ordre du jour doit comprendre un examen page par page de l'accord contractuel, y compris le document principal du contrat et toutes les annexes, afin de discuter de toutes les obligations contractuelles, des attentes en matière de performance, des processus d'escalade et de la planification initiale du projet (par exemple, le calendrier, les rapports, les produits livrables, etc.) C'est le moment de confirmer les points de contact pour les fonctions techniques et administratives des deux parties. Le plus souvent, l'administrateur du contrat coordonnera cette réunion, qui doit avoir lieu au plus tard 30 jours après l'attribution du contrat. Il est essentiel que l'administrateur du contrat soit présent, même si la réunion est organisée par le gestionnaire du contrat.

L'administrateur du contrat doit étudier et se familiariser avec les documents contractuels avant la réunion afin d'établir un calendrier d'activités pour assurer la conformité des deux parties au contrat - le fournisseur et l'agence. Certaines agences peuvent avoir un ensemble minimal de fonctions à confier à l'administrateur du contrat ; cependant, les exigences en matière de respect des contrats peuvent dépasser ces fonctions minimales. La réussite d'un contrat dépend tout autant de l'administration postérieure à l'attribution que d'un cahier des charges bien rédigé ou de normes de performance rigoureuses. Il peut y avoir des clauses spéciales de facturation et de paiement, certaines exigences en matière d'assurance/de caution, des exigences en matière de subventions fédérales, des questions extraordinaires de confidentialité ou de sécurité ou des exigences spécifiques en matière de réunions et de rapports.

Les activités d'administration des contrats peuvent être réparties entre le gestionnaire de projet et l'administrateur de contrat, voire avec un gestionnaire de contrat. Quelle que soit la manière dont une agence délègue les responsabilités de la fonction d'administration des contrats, il doit y avoir une attribution écrite des attentes en matière d'administration des contrats et une (des) personne(s) désignée(s) pour chaque fonction. Les activités de chaque cessionnaire viendront compléter l'ensemble du dossier administratif du contrat "" . Il convient donc d'assurer un contrôle et un équilibre et de prévoir la consolidation des données du dossier administratif lors de la clôture du contrat. En d'autres termes, la main gauche doit savoir ce que fait la main droite, comment et auprès de qui obtenir les informations vitales sur l'administration des contrats, et un contrôle de qualité doit être effectué pour s'assurer qu'il n'y a pas de trous, d'activités manquantes ou de données perdues. La délégation de l'administration du contrat doit être accessible à toutes les parties prenantes du contrat.