Chapitre 27 - Contrats de licence et de maintenance de logiciels

L'octroi de licences pour les logiciels constitue une opportunité de négociation unique. Tout d'abord, le prix de la licence représente le coût initial le plus important pour l'acheteur du logiciel. Deuxièmement, l'agence doit déterminer le type et la durée appropriés de la licence afin de limiter les coûts permanents. Les agences ne doivent pas acheter plus de licences qu'elles n'en ont besoin, ni de fonctionnalités logicielles supplémentaires, ni de modules complémentaires susceptibles d'augmenter le prix.

Le coût de l'assistance et de la maintenance permanentes des logiciels constitue une dépense importante lors de l'achat de licences de logiciels. Essayez de vous concentrer sur la négociation de l'étendue de ce qui est inclus dans le soutien de la licence plutôt que de négocier d'abord le prix à la baisse. Les frais d'assistance et de maintenance sont généralement facturés comme un pourcentage du coût de la licence, payable d'avance pour la première année et comme un coût continu pendant toute la durée de vie de la licence du logiciel. L'agence peut négocier le pourcentage d'augmentation des coûts de maintenance et inscrire des plafonds d'augmentation des coûts dans le contrat de logiciel afin d'éviter une inflation arbitraire des frais annuels. N'oubliez pas que le pourcentage facturé pour l'assistance et la maintenance est toujours négociable.

L'agence doit veiller à identifier tous les coûts liés aux licences de logiciels et aux produits, services et livrables associés. Il peut s'agir de

• Coûts initiaux
• Matériel
• Logiciel
• Communications
• Installation
• Coûts de maintenance et d'assistance permanente
• Interfaces
• Coûts d'assistance à la mise en œuvre de l'application
• Coûts de l'assistance technique
• Formation
• Frais de documentation
• Coûts d'intégration actuels et lors de la mise en œuvre de nouvelles versions du logiciel. Le logiciel sera-t-il relié à d'autres systèmes en provenance ou à destination de ce système, tels que les systèmes PDM, CAD, ERP, APS ? Si oui, comment ? Lors de la définition des paramètres d'intégration, il est essentiel que l'interface soit à la fois spécifiée et stable.
• Le droit du Commonwealth aux nouvelles versions et aux corrections de bogues.
• Le coût de la couture. Incluez une clause qui exclut spécifiquement les autres coûts actuels et futurs. Adapter le langage pour rechercher et rejeter les volontés :
  • Dites que l'agence peut avoir de nouvelles versions, mais qu'elles seront fournies sous forme de corrections de l'ancienne version ou que, moyennant un coût, le fournisseur de logiciels intégrera les corrections pour l'agence ;
  • Imposer une limite de temps pour les mises à niveau gratuites, même lorsque l'agence souscrit à la maintenance. Assurez-vous que le droit de l'agence à des mises à jour gratuites n'est pas limité dans le temps, mais qu'il dure pendant toute la durée de l'accord sur le logiciel.