Chapitre 26 - Négociation de contrats informatiques

26.3.1 Négociations de licences de logiciels

La négociation d'un contrat de licence de logiciel présente des aspects uniques et essentiels. La forme de l'octroi de la licence, les frais permanents et les exigences du fournisseur en matière de contrôle de l'utilisation du logiciel en sont quelques exemples. Il est très important de lire le chapitre 27 - Licences de logiciels et contrats de maintenance de ce manuel, Licences de logiciels et contrats de maintenance, pour obtenir des informations importantes sur la compréhension et la négociation de la propriété intellectuelle, les types de logiciels et les licences, la garantie et l'assistance à la maintenance, les risques, etc. En règle générale, les principaux points de négociation en matière de licences de logiciels sont les suivants :

• Droits d'utilisation/d'accès et restrictions d'utilisation/d'accès
• Intention du licencié de communiquer à des tiers
• Définition des parties à l'accord de licence
• Définition précise du logiciel à concéder sous licence
• Systèmes d'exploitation et versions prises en charge
• Disponibilité du code source (escrow)
• Droit de modification
• Limitation de la responsabilité
• Période de garantie
• Droit de copie et de distribution (manuels, sauvegardes, formation, remplacement, tests)
• Définition des critères d'acceptation

Que l'agence d'achat reçoive une licence logicielle directement du fournisseur ou d'un revendeur à valeur ajoutée (VAR) pour le compte d'un éditeur de logiciels, VITA recommande de commencer par ce type de formulation d'exigence d'octroi de licence dans l'appel d'offres : "une licence de code objet entièrement payée, perpétuelle, mondiale, non exclusive, transférable et irrévocable pour utiliser, copier, modifier, transmettre et distribuer le logiciel et la documentation, y compris toutes les révisions ultérieures, conformément aux termes et conditions énoncés ici et sous réserve uniquement des limitations et/ou des restrictions explicitement énoncées dans le présent contrat".

Les fournisseurs préfèrent limiter et restreindre les droits d'utilisation et d'accès autant qu'ils le peuvent ; cependant, il convient d'accorder une attention particulière à la négociation de droits de licence acceptables, tant pour l'utilisation que pour l'accès. La limitation de l'utilisation des licences peut avoir un impact négatif sur la capacité de l'agence à atteindre ses objectifs futurs et/ou à répondre aux exigences stratégiques et/ou architecturales du Commonwealth.

L'agence ne peut prendre en considération les clauses contractuelles fournies par le fournisseur que si ce dernier est un revendeur du logiciel et que l'éditeur du logiciel exige un accord de licence pour l'utilisateur final (EULA). Dans ce cas, le fournisseur doit être informé qu'un addendum à l'accord de licence (LAA) est nécessaire pour traiter les termes et conditions de l'EULA avec lesquels l'agence ou le Commonwealth, en vertu de la loi ou de la politique, ne peut pas être d'accord. Le fournisseur est seul responsable de l'exécution du LAA par l'éditeur du logiciel. Les modèles d'addenda au contrat de licence (une version pour l'usage de VITA, une autre pour l'usage d'autres agences) se trouvent dans la section Formulaires du site web du SCM VITA : SCM Policies & Forms.

Si l'agence d'achat est une agence du pouvoir exécutif, un conseil, une commission ou une autre entité quasi-politique du Commonwealth of Virginia ou d'un autre organisme mentionné au titre 2.2 du code de Virginie, la licence doit être détenue par le Commonwealth. Si votre organisation est une localité, une municipalité, une école, un système scolaire, un collège, une université, un conseil local, une commission locale ou une entité quasi-politique locale, la licence doit être détenue par cet organisme public. Si l'organisme acheteur est un établissement privé d'enseignement supérieur autorisé à acheter dans le cadre des contrats nationaux de VITA, la licence doit être détenue par cet établissement.

Le type de licence(s) logicielle(s) nécessaire(s) pour votre projet doit avoir été identifié dans l'appel d'offres, sur la base des besoins actuels et futurs du projet. L'appel d'offres aurait dû demander différents scénarios de prix pour permettre l'achat de licences supplémentaires si cela s'avérait nécessaire à l'avenir. Ces prix définitifs feront l'objet de négociations. L'agence négociera les prix pour un ou plusieurs des types de licences suivants : utilisation simultanée par l'unité centrale désignée, projet spécifique, site et/ou entreprise. Reportez-vous au chapitre 27 - Licences de logiciels et contrats de maintenance de ce manuel, Licences de logiciels et contrats de maintenance, pour une définition de ces types de licences.

Étant donné que les licences de logiciels peuvent être facturées en fonction du nombre d'utilisateurs, de sièges, etc., un fournisseur peut vouloir s'assurer, par le biais d'audits programmés, qu'il perçoit les droits de licence corrects. Si le fournisseur l'exige dans le contrat, assurez-vous que celui-ci précise les modalités de l'audit. L'inclusion d'une clause et d'une condition d'audit doit être considérée comme une concession importante au fournisseur ; attendez quelque chose en échange. Voici quelques points clés à inclure dans le contrat concernant les audits :

• Définissez la fréquence à laquelle ils peuvent avoir lieu (une fois par an est une pratique courante) et la durée pendant laquelle ils se déroulent après l'expiration du contrat.
• Indiquez que tous les frais d'audit seront payés par le fournisseur.
• Indiquez que tous les résultats de l'audit seront communiqués aux deux parties.
• Indiquez que les audits ne peuvent avoir lieu que pendant les heures de bureau (définissez clairement ces heures, en ce qui vous concerne), et exigez une notification écrite préalable plusieurs jours à l'avance.
• Définissez le lieu de l'audit.
• Définissez les informations qui seront disponibles lors de l'audit et précisez clairement les domaines particuliers non couverts (tels que les données à caractère personnel).
• Définissez les limitations et restrictions de l'agence ou du Commonwealth, ainsi que les normes de sécurité ou de confidentialité.