Chapitre 26 - Négociation de contrats informatiques

26.3.2 Négociations sur les prix des technologies

Les coûts liés à l'acquisition d'une technologie sont généralement plus élevés que le prix de vente initial. Les coûts de l'assistance et des technologies auxiliaires dépassent de loin les économies de bouts de chandelle qui peuvent sembler attrayantes lors de l'achat de l'article d'origine. De nombreux fournisseurs sont prêts à réduire leurs prix de vente initiaux afin de générer davantage de revenus pendant la durée du contrat.

• Matériel. Lors de la négociation d'un contrat IT, n'oubliez pas que la tarification du matériel, des logiciels et des services suit des modèles très différents. Le matériel informatique est souvent vendu comme un produit de base, sauf s'il s'agit d'un produit nouveau ou unique. En général, les marges des fournisseurs sur le matériel sont faibles (1 à 15 pour cent). 
   
• Logiciel. La marge pour les logiciels est souvent importante. Le prix des logiciels est fixé en fonction de la valeur pour le client et de la récupération de l'investissement initial pour développer le logiciel, et non du coût supplémentaire pour le fournisseur de chaque licence, de sorte que les prix des licences peuvent souvent être négociés à la baisse de manière substantielle. La maintenance et l'assistance constituent un coût permanent de la propriété d'un logiciel qui peut dépasser le coût de la licence elle-même en l'espace de quelques années. Veillez à définir ce qui est prévu pour les coûts de maintenance et d'assistance. S'il est demandé au fournisseur de fournir une assistance avec un délai de résolution prévu et des fenêtres de disponibilité spécifiées ( 24/7 ou uniquement pendant les heures de bureau), il s'agit de demandes susceptibles d'augmenter les coûts de l'agence. Les redevances annuelles sont généralement fixées en pourcentage de la redevance de licence. Ils doivent être basés sur le prix final négocié de la licence, et non sur le prix catalogue du fournisseur. Fixer les frais de maintenance et d'assistance à 15 ou 20 pour cent est un bon objectif ; toutefois, vérifiez les prix actuels du marché avant de fixer un objectif. Le fournisseur de logiciels peut également vouloir augmenter les frais pendant la durée du contrat. Toute augmentation devrait être plafonnée à un pourcentage absolu (3-5 pour cent est typique) ou basée sur un indice d'inflation standard. Souvent, les agences peuvent négocier un gel des augmentations pendant les premières années du contrat. Souvent, les fournisseurs qui sont ou seront des partenaires stratégiques négocieront plus favorablement une relation à long terme.
   
• Services. Les services sont généralement basés sur les taux de main-d'œuvre et sont majorés en fonction de la demande pour ces compétences (15- 50 %). 
   
• Services agréés. Les services d'hébergement d'applications ou les fournisseurs de logiciels en tant que service proposent généralement un tarif d'abonnement annuel basé sur le nombre d'utilisateurs de l'application. Si votre base d'utilisateurs est sujette à des fluctuations, essayez toujours de négocier un taux de paiement au fur et à mesure, de sorte que vous ne soyez facturé qu'en fonction du nombre d'utilisateurs réels. L'obtention de licences pour utilisateurs simultanés permet également de réduire ces frais en fonction des besoins d'accès de votre base d'utilisateurs.
   
• Télécommunications. En raison de la réglementation relative aux transporteurs publics, il peut être difficile d'obtenir des concessions importantes lors de l'acquisition de services de télécommunications traditionnels. Souvent, les concessions sont obtenues en acceptant des engagements en matière de recettes sur une base annuelle ou sur la durée du contrat. Il peut être inévitable de s'engager sur les recettes pendant la durée du contrat pour réaliser des économies de taux, mais les engagements sur les recettes doivent être pris avec prudence. Comprenez bien vos dépenses en matière de télécommunications. Vous devez savoir combien vous dépensez réellement avant de vous engager de manière responsable. Si le fournisseur propose un engagement basé sur les dépenses actuelles d'une agence, demandez des documents sur la base de cette proposition, y compris le montant de vos dépenses actuelles représenté par l'engagement. Visez des engagements ne dépassant pas 75 pour cent des dépenses historiques de l'agence afin de garantir la flexibilité et l'effet de levier concurrentiel à l'avenir. Si un organisme d'achat utilise les données d'un fournisseur pour évaluer un engagement, prévoyez une clause contractuelle par laquelle le fournisseur reconnaît que l'organisme s'appuie sur ses données et accepte de réduire l'engagement si ses données s'avèrent inexactes par la suite. Prévoir des mesures en cas de ralentissement de l'activité. Si la demande de services est réduite en raison d'une diminution des activités de l'agence, le contrat doit prévoir un tel ajustement.