Chapitre 26 - Négociation de contrats informatiques

Une fois que la préparation, l'analyse des risques, la stratégie de négociation et la répartition des rôles sont terminées, il est temps d'entamer les négociations avec le(s) fournisseur(s). Il est recommandé à l'agence de négocier avec plus d'un fournisseur jugé pleinement qualifié et le mieux adapté parmi ceux qui ont soumis des propositions. Il peut être utile d'informer le(s) fournisseur(s) que des négociations sont en cours avec d'autres, mais ne nommez jamais la concurrence. Bien que chaque négociation soit unique, certaines pratiques communes doivent être respectées.

• Préparez un ordre du jour pour la réunion. Il peut s'agir d'une introduction, d'une présentation du fournisseur, d'une identification des problèmes, d'un terrain d'entente, de sujets de négociation, d'une résolution des problèmes et d'une synthèse. Envoyez l'ordre du jour à tous les participants avant la réunion.
   
• Négociez avec les bonnes personnes. Vérifiez que les représentants des fournisseurs que vous rencontrez ont le pouvoir de prendre des décisions et d'engager leur entreprise dans des accords.
   
• Évitez les négociations rapides et précipitées. Informer le fournisseur des délais ou des restrictions internes peut ne pas être dans l'intérêt de l'agence, à moins que les impacts et les concessions possibles aient été évalués et inclus dans la stratégie de négociation.
   
• Confirmez par écrit toutes les exigences, les attentes et les promesses du fournisseur. Elles sont basées sur l'appel d'offres et la proposition du fournisseur. Incluez-les dans votre contrat final.
   
• Utilisez le formulaire de contrat approuvé par l'agence. Adaptez le modèle de contrat de l'agence en fonction des besoins lors des négociations finales. N'autorisez pas le fournisseur à fournir le formulaire de contrat ou toute autre aide à la rédaction. 
   
• Utilisez une terminologie cohérente. Assurez-vous que toutes les parties utilisent la même terminologie afin d'éviter les conflits et les malentendus.
   
• Définissez l'étendue du travail à effectuer. Veillez à inclure les services, les coûts connexes et tous les niveaux de performance à atteindre par le fournisseur. La plupart des fournisseurs de IT sont prêts à négocier des normes basées sur les performances. Toutes les exigences du client ainsi que la manière dont le fournisseur prévoit de répondre à ces exigences doivent être entièrement négociées et incluses dans le contrat.
   
• Efforcez-vous d'obtenir un résultat de négociation "gagnant-gagnant". Faites preuve de souplesse dans les négociations et acceptez de céder sur des points qui ne sont pas essentiels. La stratégie de négociation de l'agence d'achat doit identifier les points de négociation critiques et non critiques et la valeur qui doit être attachée à chacun d'entre eux. Obtenez des concessions aux bons endroits. Discutez avec les personnes de référence du fournisseur et apprenez quels ont été les points d'achoppement au cours des négociations. Si un fournisseur est connu pour sa rigidité en matière de tarification des services, par exemple, obtenez des concessions dans d'autres domaines, tels que les droits de licence. Planifiez stratégiquement vos compromis.
   
• Protégez les intérêts de votre agence et du Commonwealth. Procéder à un examen approfondi du contrat, y compris sur le plan juridique. Si possible, demandez à un pair et à un avocat d'apporter leur contribution avant et pendant vos négociations afin de réduire le risque de devoir retravailler une fois les négociations terminées. 
   
• Ne vous laissez pas sous-estimer. Pour fixer un objectif de prix réaliste en vue de la négociation, réalisez une étude de marché ou contactez d'autres clients du fournisseur qui ont eu ou ont des projets similaires afin d'obtenir leur accord sur les prix. 
   
• Utilisez les paiements comme levier. Négocier les paiements des fournisseurs sur la base de certaines étapes de performance et d'une acceptation formelle écrite par l'agence. Les paiements liés aux étapes incitent le fournisseur à veiller à ce que le projet respecte le calendrier, le prix et les exigences d'acceptation de la solution, du service ou du produit. Le paiement de l'acceptation finale ne doit pas être versé avant que l'agence n'ait terminé les essais, confirmant que le système répond à toutes les exigences de performance, et qu'elle est en mesure de l'utiliser en mode de production. 
   
• Identifiez le personnel clé du contrat. Si la solution fournie comprend du personnel clé du fournisseur (chef de projet, technicien, etc.) qui est essentiel à la réussite du projet, veillez à ce qu'il soit clairement identifié dans le contrat. Veillez à ce que le contrat stipule que l'agence doit approuver tout changement dans le personnel du fournisseur. 
   
• Tenez compte des besoins futurs du projet. Les besoins de l'agence peuvent évoluer au fil du temps. Les droits de licence pour les futurs sièges supplémentaires doivent être inclus dans la remise sur le volume négociée dans le cadre du contrat initial. Le moment de négocier ces questions et tout autre point prévisible se situe avant la signature du contrat.
   
• Protéger l'investissement du Commonwealth. La protection de l'investissement IT doit couvrir la durée de vie du projet (c'est-à-dire le coût total de la propriété) et doit faire l'objet d'une négociation appropriée. L'agence doit négocier avec le fournisseur un soutien allant de la maintenance et de l'assistance post-garantie à la disponibilité et à l'accès au code source en cas d'événements imprévus, ainsi que des services de transition après le contrat. Selon les composants matériels et/ou logiciels qui composent un projet IT, la durée de vie de ces composants individuels peut aller de deux à 20 ans. Il est conseillé de :
   
• Négocier les conditions et les prix de la maintenance et de l'assistance post-garantie.
   
• Négociez les conditions de placement du code source du logiciel sur un compte séquestre agréé ; 
   
• Négociez le droit de recruter le personnel technique du fournisseur pour assurer le soutien du produit ou fournir des services de transition au cas où le fournisseur cesserait ses activités, ferait faillite, serait racheté par une autre entreprise ou si le contrat était résilié avant terme pour quelque raison que ce soit. 
   
• Méfiez-vous des clauses perpétuelles de "". Les clauses "Evergreen" sont des clauses de renouvellement automatique qui prolongent le contrat. Certains fournisseurs voudront inclure des clauses qui prolongent automatiquement la durée d'un contrat de service si le fournisseur DOE ne reçoit pas de notification de résiliation du contrat avant une certaine date. Bien que certains fournisseurs défendent cette politique comme une commodité pour le client afin d'éviter les interruptions de service, cela pourrait également signifier qu'une agence pourrait être obligée de payer pour un service qui n'est plus nécessaire. Reportez-vous à l'article 2.2-4309 du code de la Virginie pour des conseils statutaires sur les modifications de contrat.