Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

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Introduction

Il s'agit d'un énoncé du problème qui doit être suffisamment détaillé pour permettre aux fournisseurs de comprendre les questions commerciales à l'origine de l'appel d'offres et les questions techniques susceptibles d'avoir précipité le problème.

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Instructions et administration de la proposition

Contient toutes les exigences administratives et les informations auxquelles un fournisseur doit se conformer pour soumettre une proposition acceptable. Cette section comprend les règles de base de la passation de marché, depuis la soumission de l'appel d'offres jusqu'à l'attribution du contrat, et doit contenir les types d'informations suivants :

• si et quand une conférence préparatoire à la soumission sera organisée
• dates importantes pour le cycle de passation des marchés
• les exigences relatives à la préparation et à la soumission des propositions (c'est-à-dire les exigences du code de la Virginie , ainsi que le protocole de la proposition)
• comment les propositions seront évaluées
• Nom et coordonnées du point de contact unique de la DP
• la date, le lieu et les destinataires des propositions
• toute autre information nécessaire pour qu'un fournisseur soit pleinement réceptif

Si les instructions sont incomplètes ou peu claires, les fournisseurs peuvent négliger des réunions ou des étapes critiques. Certains fournisseurs peuvent considérer l'absence d'instructions relatives à la qualité comme le signe d'une équipe de projet faible ou d'un projet conflictuel, ce qui pourrait inciter les principaux fournisseurs de l'industrie à ne pas soumettre de propositions. Le non-respect par un fournisseur des exigences administratives de l'appel d'offres peut entraîner le rejet de la proposition. Cette section doit présenter des règles claires pour répondre à l'appel d'offres et informer les fournisseurs des sanctions encourues s'ils ne les respectent pas.

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Format de la proposition

Fournit des détails sur la manière dont les propositions doivent être formatées et reliées, ainsi que sur les supports requis (par exemple, copie papier, CD, etc.). Il est utile d'inclure un tableau indiquant si les différentes sections de la proposition doivent être soumises séparément (par exemple, les aspects techniques par rapport aux coûts, la rédaction, etc.) Cette rubrique ne doit pas faire double emploi ou entrer en conflit avec les instructions relatives à la proposition figurant à la rubrique 2.

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Situation actuelle

Décrivez avec précision le contexte organisationnel de l'agence et les environnements commerciaux et techniques actuels du projet afin que les fournisseurs puissent proposer de manière efficace et précise des solutions pour adapter ou modifier cet environnement afin de répondre aux nouvelles exigences. La description de l'environnement commercial actuel doit inclure tous les utilisateurs et bénéficiaires des services et processus commerciaux actuels concernés. La description de l'environnement technique actuel doit être une définition claire comprenant l'ensemble du matériel et des logiciels actuellement utilisés, ce qui pourrait ou devrait être utilisé pour répondre aux exigences du projet, ainsi que les interfaces actuelles avec d'autres systèmes/plateformes et/ou applications existants. Les interfaces de flux de travail et d'application peuvent être présentées à l'aide de visuels.

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Exigences fonctionnelles et techniques

Fournit des exigences fonctionnelles et techniques et suffisamment d'informations pour permettre aux fournisseurs de comprendre les problèmes et de préparer une proposition complète et ferme. Cette vue d'ensemble doit porter à la fois sur l'application commerciale actuelle et sur l'environnement technique (matériel, logiciels, communications). Il est recommandé aux agences de ne pas utiliser d'exigences techniques du type "doit" ou "doit", mais de permettre aux fournisseurs de suggérer comment ils résoudront le problème dans le cadre d'une proposition basée sur des solutions. La section relative aux exigences techniques et fonctionnelles comprend des questions auxquelles les fournisseurs doivent répondre :

• facteurs critiques de succès
• les spécifications fonctionnelles du système actuel
• spécifications fonctionnelles du système projeté
• spécifications de performance
• attentes en matière de niveau de service
• les exigences en matière de matériel (si elles sont obligatoires)
• exigences en matière de logiciels
• exigences en matière de sécurité et de protection des données
• les exigences en matière de communication (si elles sont obligatoires)
• exigences en matière d'essais
• si leur solution est (ou peut être) conforme à VITA Sécurité, normes de données et architecture d'entreprise et IT Accessibilité/508 Conformité ITRMPSG.

Les exigences en matière de gestion de projet précisent les conditions de gestion et de mise en œuvre du projet. Cette section doit fournir aux fournisseurs les informations dont ils ont besoin pour élaborer un plan de projet, un plan d'atténuation des risques ou un autre plan de gestion, en fonction de la complexité et de la criticité du projet, qui couvre la définition des besoins, la mise en œuvre, l'installation, les essais, la formation, la maintenance et d'autres phases du projet. Le plan de projet proposé garantit que le fournisseur dispose des ressources nécessaires pour mener à bien le contrat. Le plan de gestion du projet contient généralement les éléments suivants :

• besoins en personnel
• responsabilités en matière de préparation du site
• calendrier et plan de livraison et d'installation
• exigences en matière d'essais d'acceptation du système
• exigences en matière de maintenance du système
• exigences en matière de formation au système
• exigences en matière de documentation

Les agences doivent garder à l'esprit qu'il est possible qu'un fournisseur réponde aux exigences techniques, mais pas aux exigences en matière de gestion, comme en témoignent leurs réponses médiocres ou inadéquates à cette section. La section relative à la gestion permettra de différencier les fournisseurs dont les capacités de gestion sont matures ou immatures.

Vous pouvez demander aux fournisseurs d'identifier toutes les hypothèses et tous les risques potentiels associés à l'appel d'offres et aux objectifs du projet souhaité ; et/ou leur demander de décrire en détail un projet similaire et la manière dont ils ont résolu les problèmes ou les questions qui se sont posés au cours de leur prestation à la satisfaction de leur client.

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Des mesures de performance et des dispositions d'application claires et distinctes

IT Les appels d'offres et les contrats qui répondent à la définition de "risque élevé", telle que définie à l'article 2.2-4303.01 du code de Virginie, doivent inclure des mesures de performance claires et distinctes et des dispositions d'application, y compris des recours en cas d'inexécution de la part du fournisseur.

Utilisez les outils ci-dessous pour en savoir plus sur les mesures de performance claires et distinctes et sur les dispositions d'application, y compris les recours :

         Matrice des exigences minimales pour les marchés publics importants IT, les marchés publics à haut risque IT et les marchés publics de l'UE.

         1. Marchés délégués 

         2. Outil de mesure des performances

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Profil du fournisseur

Les fournisseurs sont invités à décrire leurs activités et leurs qualifications professionnelles et à fournir des références. Ils doivent être invités à fournir des informations détaillées sur leur statut social et financier, ainsi que sur les clients qui serviront de références pour leurs performances professionnelles et leur intégrité. Les exemples suivants illustrent ce qui est généralement requis dans cette section :

• Historique du fournisseur, structure organisationnelle, sites et taille de l'entreprise (c'est-à-dire le statut de certification DSBSD, le cas échéant).
• L'expérience générale du fournisseur et sa capacité à fournir le type de solution ou de produit demandé.
• Une description de la relation entre le fournisseur et tout partenaire/sous-traitant/fabricant proposé, le cas échéant, et l'ancienneté de cette relation.
• Preuve que le fournisseur dispose des compétences techniques, opérationnelles et de gestion, du personnel, des ressources financières et de la viabilité nécessaires pour réaliser le projet.
• Une liste de produits, de systèmes ou d'équipements similaires actuellement installés.
• Noms de clients ayant réalisé des projets, des configurations et/ou des applications similaires et pouvant fournir des références, y compris les noms des personnes à contacter et les numéros de téléphone.
• Les qualifications du fournisseur, y compris les CV, le profil de l'entreprise et l'activité.
• La méthode habituelle du fournisseur pour fournir des services, y compris une description du plan de travail, des méthodes à utiliser et un exemple de calendrier des produits à livrer/de l'échéancier du projet.

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Section SWaM

Les fournisseurs sont invités à fournir un "plan d'approvisionnement et de sous-traitance" qui indique le pourcentage d'engagement global que le fournisseur prévoit de dépenser directement avec les sous-traitants pour répondre aux exigences du contrat. En outre, les fournisseurs sont invités à fournir une liste de tous les sous-traitants auxquels ils prévoient de faire appel dans le cadre de l'exécution du contrat. La liste des sous-traitants doit désigner les sous-traitants qui sont des entreprises SWaM, ainsi que ceux qui ne sont pas des entreprises SWaM. Si un fournisseur DOE ne prévoit pas de faire appel à des sous-traitants dans le cadre de l'exécution d'un contrat, il est prié de l'indiquer dans sa réponse.

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Informations sur les prix

Spécifie comment les fournisseurs doivent fournir des informations sur les prix et fournit un format détaillé qu'ils doivent suivre pour élaborer leurs propositions de prix. Les instructions doivent être suffisamment claires pour que les propositions de prix puissent être comparées sur un pied d'égalité. Pour faciliter cette comparaison, envisagez de fournir un exemple de feuille de calcul qui décompose le système proposé en éléments tels que les suivants :

• logiciel du système
• logiciel de développement d'applications
• installation
• entretien
• Formation
• documentation
• Gestion de projet
• l'intégration d'un matériel ou d'un logiciel unique
• droits de licence (en cours)

Incluez un calendrier/scénario de tarification comme exemple de la manière dont les prix de la proposition doivent être soumis. Si la tarification forfaitaire n'est pas avantageuse, utilisez un scénario de tarification pour obtenir des prix pour des quantités ou des heures inconnues. Demandez une ventilation des coûts récurrents et non récurrents. Le barème de prix doit être lié aux produits livrables et doit coïncider avec la méthode de paiement stipulée dans l'appel d'offres.

Lorsque vous examinez les barèmes de prix, faites attention aux prix qui impliquent des coûts uniques par rapport aux coûts récurrents. Le prix initial d'un progiciel est un coût unique ; les frais annuels de maintenance et de licence de logiciel sont des coûts récurrents qui doivent être identifiés pour établir le coût total du cycle de vie d'un projet. Le prix n'est généralement pas le seul critère d'attribution, mais il doit être utilisé pour départager deux fournisseurs dont les propositions techniques et de gestion sont aussi bonnes l'une que l'autre.

Pour les projets complexes, vous pouvez également demander aux fournisseurs de soumettre un barème de prix par étapes auquel des pourcentages de retenue peuvent être appliqués pour être payés après l'acceptation finale sur la facture finale. Cela motive les fournisseurs et renforce la protection de l'agence si l'acceptation finale est retardée ou problématique. Il permet également de rompre plus facilement le contrat à n'importe quelle étape si le fournisseur n'est pas performant.

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Accord type de l'agence (c.-à-d. modèle de contrat)

Contient un modèle de contrat proposé avec des accords de non-divulgation, des exigences en matière de confidentialité, de protection et de sécurité des données, des garanties, des exigences en matière d'accords de licence et d'autres conditions statutaires, juridiques et spécifiques au site IT, ou toute condition fédérale qui pourrait être requise. Les fournisseurs doivent être invités à redéfinir le modèle de contrat proposé afin de mettre en évidence toutes les exceptions qu'ils ne peuvent accepter. Les fournisseurs ne doivent pas rédiger la clause de responsabilité pour le moment.

Ils peuvent soulever des questions ou des commentaires pour la première fois au cours des négociations ultérieures. Identifiez les questions épineuses pendant la période d'évaluation des propositions, car il est possible de sélectionner un fournisseur qui n'acceptera pas le contrat de l'agence.

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Section du fournisseur (facultatif)

Permet aux fournisseurs d'inclure des informations qu'ils jugent pertinentes mais qui ne sont pas requises ou demandées dans l'appel d'offres. Ils peuvent également discuter des problèmes potentiels liés à l'appel d'offres et à leur proposition. Par exemple, un fournisseur peut avoir des caractéristiques de produit supplémentaires à démontrer qui sortent du cadre de l'appel d'offres, présenter une solution unique qui n'a pas été anticipée par l'acheteur, ou apporter une solution à un problème évident dans l'appel d'offres que les autres fournisseurs n'ont pas pris en compte. Même si ce fournisseur particulier DOE ne gagne pas, l'explication du problème et la solution potentielle peuvent toujours être prises en considération.

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Annexes

Ils contiennent des informations volumineuses mais pertinentes telles que des diagrammes de réseau, des études d'exigences techniques, des esquisses de plans de projet et d'autres informations détaillées. Voici quelques exemples :

• Feuilles de calcul avec statistiques
• Dessins de réseaux de communication et
• Liste des
• Les normes utilisées dans le cadre de la
• Plan provisoire du projet avec
• Modèle de contrat
• Formulaire de plan de sous-traitance pour les petites entreprises
• Formulaire rempli par le fournisseur auprès de la State Corporation Commission (Commission des sociétés de l'État) comme étant enregistré pour exercer une activité commerciale dans l'Union européenne.

L'information est alors disponible pour le fournisseur, mais DOE ne détourne pas l'attention de la partie narrative de l'appel d'offres. Note : Indiquez aux fournisseurs s'ils doivent utiliser ces informations lors de l'élaboration de leurs propositions.