Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

Étape # 

Processus  

1. Rencontrer le client pour déterminer ses besoins. À quoi ressemble le succès DOE? Qui fera partie de l'ET ? Discussion préliminaire sur le calendrier. 

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2. Réaliser une analyse de marché pour connaître les produits/services/solutions qui pourraient répondre aux besoins de l'entreprise ou de la société.                besoin technologique. Effectuez une analyse de la fabrication par rapport à l'achat. Estimez les coûts d'investissement du projet, y compris le coût d'investissement de la DP. 

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3. Analyser les contrats de VITA à l'échelle de l'État pour déterminer si les besoins commerciaux ou technologiques peuvent être satisfaits par des achats dans le cadre de contrats à l'échelle de l'État. Les contrats à l'échelle de l'État offrent généralement des prix moins élevés que les contrats spécifiques à une agence. Si aucun contrat à l'échelle de l'État n'est disponible, passez à l'étape 3. 

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4.  Un comité de pilotage exécutif peut être créé à l'appui de n'importe quel projet, selon la décision du propriétaire de l'entreprise ; toutefois, pour les grands projets IT et les marchés publics de grande envergure, un comité de pilotage exécutif sera nécessaire. Le comité directeur exécutif est généralement composé de chefs d'entreprise et de cadres. Le comité directeur exécutif jouera un rôle consultatif et pourra contribuer à l'élaboration des besoins et des exigences de l'entreprise. Le comité directeur exécutif ne sera pas impliqué dans le processus d'évaluation. 

5. Déterminez si le projet est approprié pour un appel d'offres basé sur des solutions. Si la réponse est "oui", l'appel d'offres doit inclure un libellé précisant qu'il s'agit d'un appel d'offres basé sur la meilleure valeur et la meilleure solution.  

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6. Créez un résumé du projet de passation de marchés/de l'équipe d'évaluation documentant les rôles et les responsabilités des membres, précisez le rôle du SPOC en tant qu'hôte principal, contact et coordinateur, et obtenez des déclarations de conflit d'intérêts signées.  

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7. Déterminer s'il convient de réserver des marchés aux petites entreprises certifiées par la DSBSD et si les obstacles et les limitations sont supprimés pour encourager leur participation. 

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8. Élaborez une déclaration claire et convenue de l'objectif de l'appel d'offres. Elle doit s'aligner sur la charte de planification du projet/la déclaration de mission élaborée précédemment par le propriétaire de l'entreprise dans le cadre de sa collaboration avec la gestion de projet de VITA ITIB (c.-à-d., ProSight). Élaborez une ébauche de haut niveau de l'appel d'offres et faites-la examiner par l'équipe chargée du projet d'acquisition/de l'évaluation. 

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9. Élaborer un calendrier pour l'appel d'offres. Reportez-vous à l'annexe G. 

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10. Développez les exigences de la solution ou les spécifications nécessaires conformément aux lignes directrices du chapitre 8, Décrire le besoin : Spécifications et exigences. 

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11. Établissez des critères d'évaluation comprenant des définitions claires et concises pour chaque critère afin de faciliter la compréhension de l'équipe, en utilisant les lignes directrices énoncées dans ce chapitre. Pour tous les contrats d'une valeur supérieure à100,000, un plan de passation de marchés et de sous-traitance sera exigé. Établir des critères de pondération. 

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12. Élaborez un plan de notation de l'évaluation qui explique comment les propositions seront évaluées avec l'équipe d'évaluation. 

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13. Identifier les principales étapes du projet et les produits à livrer pour établir des mesures de performance des fournisseurs et/ou des paiements. 

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14. Identifiez les risques techniques, fonctionnels, de sécurité, de confidentialité, de protection des données, de coût ou de calendrier qui doivent être traités et résolus à la suite de l'élaboration des exigences, des spécifications et des étapes de l'appel d'offres, ou déterminez si les fournisseurs doivent être tenus d'identifier les risques associés à leurs solutions, y compris les coûts. Toutes les parties prenantes à la passation de marchés doivent collaborer et communiquer pour combler les lacunes de la DP (par exemple, la passation de marchés, le gestionnaire de projet/le propriétaire de l'entreprise, le responsable de la sécurité de l'information, les PME fonctionnelles/techniques). 

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15. En utilisant le(s) modèle(s) d'appel d'offres de VITA, le personnel de VITA chargé de la recherche de fournisseurs élabore le document d'appel d'offres conformément aux lignes directrices énoncées dans le présent chapitre. Les autres agences doivent utiliser leurs propres modèles et la matrice VITA Minimum Contractual Requirements for "Major" Technology Projects" (exigences contractuelles minimales pour les projets technologiques "majeurs") que vous trouverez sur le site web du SCM à cet endroit, dans la section Forms (formulaires) : https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ jusqu'à ce qu'ils aient reçu une formation VITA sur les modèles d'appels d'offres et de contrats de VITA. VITA SCM peut fournir des conditions générales supplémentaires pour le SaaS ou l'ASP. Des conseils et un examen peuvent être obtenus auprès de VITA SCM en contactant scminfo@vita.virginia.gov.  

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16. Déterminez si une conférence préalable à la soumission sera organisée et si la participation du fournisseur sera facultative ou obligatoire. Inclure dans l'appel d'offres des informations sur la conférence préalable à la soumission des propositions. La conférence préparatoire à la soumission peut être organisée par téléconférence. 

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17. Finaliser l'appel d'offres avec l'équipe chargée du projet d'approvisionnement/de l'évaluation. Examinez le document d'appel d'offres pour vous assurer que toutes les exigences nécessaires et spécifiques sont incluses. Fixer la date limite de soumission des propositions. 

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18. Obtenez l'approbation de CIO si nécessaire (voir le chapitre du manuel 1, VITA's Purpose and Scope.) 

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19. Numéro de la demande de propositions. Publier l'appel d'offres pendant au moins 10 jours dans l'eVA. La publication de l'appel d'offres dans un journal de grande diffusion dans la région où le contrat sera exécuté est facultative. Envisagez une période de réponse plus longue pour les marchés publics plus complexes afin de garantir des réponses réfléchies et approfondies. 

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20. Répondre aux questions des fournisseurs. Organisez une conférence ou une téléconférence facultative préalable à la soumission, préparée avec une participation suffisante des membres de l'équipe de projet pour répondre aux questions des fournisseurs. Postez les réponses matérielles dans l'eVA.

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21. Modifier l'appel d'offres si nécessaire. Postez l'amendement dans l'eVA. 

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22. Recevoir les propositions. 

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23. Évaluez les propositions à l'aide des critères d'évaluation et de pondération prévus dans l'appel d'offres.  

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24. Organiser la session initiale de notation et d'élimination. 

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25. Organiser des démonstrations, des présentations ou des séances de clarification sur le site du fournisseur. 

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26. Sélectionnez deux ou plusieurs fournisseurs jugés les plus qualifiés et les mieux adaptés sur la base des évaluations. 

27. Mener les négociations et finaliser le(s) contrat(s). 

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28. Obtenez les examens/approbations nécessaires (CIO, OAG, autres). 

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29. Attribuer le(s) contrat(s). 

30. Préparez un dossier de passation de marché complet.  

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31. Publier l'avis d'attribution du marché dans eVA. 

32.  Dans le cas d'un avis d'intention, le dossier de passation de marché reste ouvert à l'inspection pendant 10 jours après l'attribution. 

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33. Faciliter le catalogue eVA. 

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