Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

Annexe B : Liste de contrôle des questions à résoudre avant et pendant la préparation de l'appel d'offres

Numéro d'édition	Problèmes/questions à résoudre	Oui	N
1	L'agence a-t-elle accepté que nous utilisions la méthodologie "best value" dans le cadre de cette acquisition ?
2	L'agence a-t-elle inclus dans l'appel d'offres des exigences et des liens pour les PSG ITRM requis par VITA en matière de sécurité, de normes de données, d'architecture d'entreprise et IT d'accessibilité et de conformité à la section 508? Comment ces exigences affecteront-elles les spécifications/exigences de l'appel d'offres ? Quel est le plan d'urgence ou de secours pour les produits ou services de réserve ?
3	L'agence a-t-elle déterminé des contraintes en matière de flexibilité des appels d'offres en raison d'un financement fédéral total ou partiel ?
4	L'agence a-t-elle pris en compte les objectifs stratégiques du Commonwealth et s'est-elle assurée qu'il n'y a pas de conflit potentiel ?
5	L'agence a-t-elle pris en compte tous les systèmes existants et les exigences en matière d'interface qui seront affectés par ce projet, ainsi que tous les risques associés ? Ces relations systémiques sont-elles clairement définies dans l'appel d'offres ?
6	Serait-il approprié de désigner ce marché comme un marché réservé aux petites entreprises certifiées par la DSBSD, y compris les petites entreprises détenues par des femmes, des minorités et des vétérans handicapés, ainsi que les micro-entreprises ? L'agence a-t-elle analysé l'impact de la procédure d'appel d'offres sur ces petites entreprises afin de supprimer les obstacles et les limitations ? L'appel d'offres peut-il être structuré de manière à favoriser l'inclusion des petites entreprises dans la solution ? Un fournisseur pourrait-il former un consortium de fournisseurs plus petits pour soumettre une proposition en réponse à un appel d'offres ? L'appel d'offres prévoit-il l'obligation de soumettre un plan de passation de marchés et de sous-traitance ?
7	L'agence a-t-elle déterminé s'il est possible de faire appel à des sous-traitants ? Comment seront-ils identifiés ? Quelles sont les exigences en matière de rapports sur la sous-traitance ?
8	Évitez de décourager les spécifications de la marque. Dans les appels d'offres pour PC, les noms de marque ne peuvent pas être utilisés dans les spécifications. L'équipement du projet doit-il être d'une certaine marque ou un équivalent suffirait-il ? L'appel d'offres permettra-t-il aux fournisseurs de proposer plusieurs options pour répondre à la même exigence fonctionnelle ? Dans l'affirmative, l'appel d'offres doit préciser que chaque option sera examinée en détail par l'équipe d'évaluation avant l'évaluation des propositions complètes.
9	Le client a-t-il analysé les problèmes potentiels liés à la gestion des fournisseurs et à la gestion des contrats si des contrats sont proposés à plusieurs fournisseurs ?
10	Risque de perte - Quelles sont les exigences du projet en matière d'assurance (erreurs et omissions, responsabilité en matière de cybersécurité) et de garantie de bonne exécution ou de cautionnement ? Les cautions ne sont généralement pas utilisées pour les marchés publics IT.
11	L'agence a-t-elle établi des critères d'évaluation et de pondération objectifs et mis au point la notation de l'évaluation ? Les critères doivent être mis à la disposition des soumissionnaires dans l'appel d'offres ou par voie d'amendement avant la date limite de soumission des propositions.
12	Si l'appel d'offres contient un cahier des charges, celui-ci a-t-il été défini ? Un modèle de cahier des charges a-t-il été préparé ?
13	Quel type de contrat sera utilisé et quelles sont les conditions négociables ou non négociables ? Existe-t-il des conditions spéciales IT ou fédérales qui doivent être incluses et sont-elles négociables ? Existe-t-il des conditions particulières en matière de protection des données, d'accès, de sécurité et de sauvegarde qui doivent être incluses pour s'aligner sur les exigences ? S'il s'agit d'un marché de logiciels en tant que services (SaaS), les approbations nécessaires ont-elles été données par CIO et DOE? L'appel d'offres aborde suffisamment les besoins en matière de SaaS et inclut les termes et conditions du SaaS ?
14	L'agence a-t-elle planifié la mise en œuvre du projet, les produits à livrer et les étapes à franchir par le fournisseur ?
15	Quelles sont les modalités de facturation et de paiement ? Les paiements sont-ils liés à des livraisons ou à des étapes ? Faut-il prévoir des retenues de paiement pour inciter le fournisseur et protéger l'agence ? Des remises/pénalités sont-elles prévues en cas de non-respect des délais de livraison ou des étapes ?
16	Que devra fournir le fournisseur pour la tenue des registres et l'établissement des rapports ? Que faut-il signaler, à quelle fréquence et à qui ?
17	L'agence a-t-elle établi des paramètres et des mesures de performance clairs et suffisants à inclure dans le contrat pour mesurer la réussite du projet et la performance du fournisseur ? Le contrat prévoit-il une évaluation comparative des prix et/ou des performances ?
18	Quelles modifications des performances et/ou des spécifications du contrat nécessiteraient une modification formelle du contrat ? Les délais d'exécution et/ou de paiement seront-ils maintenus au-delà de la durée du contrat et, dans l'affirmative, comment seront-ils gérés ?
19	Quelles sont les exigences de l'agence en ce qui concerne le contrat et/ou le(s) gestionnaire(s) de projet ?
20	Avons-nous pris en compte et inclus ces éléments ? Exigence d'un plan de passation de marchés et de sous-traitance pour les fournisseurs Quelles certifications, licences ou exigences légales le fournisseur devra-t-il respecter et/ou fournir ?
21	Le fournisseur doit prouver qu'il a souscrit une assurance contre les accidents du travail et d'autres assurances.
22	Avons-nous procédé à un examen de la qualité afin de supprimer les redondances, les termes contradictoires et les déclarations/exigences ambiguës ? Avons-nous prévu suffisamment de temps dans le calendrier de l'appel d'offres pour obtenir toutes les révisions ou approbations requises par VITA, OAG ou autre (c'est-à-dire les révisions fédérales) ?
23	Avons-nous inclus toutes les exigences du Code de Virginie pour déterminer si la passation de marché/le projet est désigné(e) comme un appel d'offres/un contrat à haut risque conformément à l'article 2.2-4303.01?

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