Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

24.5.12 Compléter le dossier d'appel d'offres

Un dossier d'appel d'offres complet, comprenant toutes les annexes, sera élaboré par le SPOC avec l'aide des autres membres de la TPP. Les PME fourniront les sections de l'appel d'offres relatives aux exigences techniques et participeront à l'examen final de l'appel d'offres. Le propriétaire de l'entreprise fournit les sections de l'appel d'offres relatives aux exigences fonctionnelles et commerciales et participe à l'examen final de l'appel d'offres. Le SPOC est responsable de l'élaboration d'un dossier d'appel d'offres complet et exhaustif. Lors de la finalisation du dossier d'appel d'offres avant sa publication, le SPOC doit : 

• Examinez les sections de l'appel d'offres soumises par les PME et le propriétaire de l'entreprise pour en vérifier l'exactitude, l'exhaustivité et la clarté, afin d'assurer la qualité globale de l'appel d'offres. 
• Rédiger le reste du contenu de l'appel d'offres, y compris les conditions générales et les conditions spécifiques à VITA's IT. 
• Sélectionnez et incluez le modèle de contrat VITA IT approprié et approuvé. 

Les SPOC non VITA doivent utiliser le format de contrat de leur agence jusqu'à ce qu'ils reçoivent une formation sur l'utilisation du modèle de contrat VITA ou qu'ils demandent l'aide de VITA pour la formation au modèle. Les agences sont tenues d'utiliser la matrice "VITA Minimum Contractual Requirements for "Major" Technology Projects" pour les grands projets nécessitant l'approbation de CIO et il est fortement recommandé de l'utiliser pour tous les achats délégués à IT. La matrice peut être consultée sur la page web du SCM à l'adresse suivante :  https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. 

(Remarque : veillez à inclure une déclaration selon laquelle les modifications apportées par le fournisseur à l'appel d'offres et aux conditions générales doivent exclure les exceptions ou les révisions recommandées de la formulation de toute disposition relative à la responsabilité. Cette information ne sera demandée au fournisseur qu'au moment des négociations). Cette exigence est due à la formulation suivante dans le § 2.2-4302.2 : 

"Dans le cas d'une proposition de technologie de l'information, telle que définie au § 2.2-2006, un organisme public ne peut exiger d'un soumissionnaire qu'il fasse état dans sa proposition d'une exception aux dispositions relatives à la responsabilité contenues dans la demande de proposition. Des négociations seront ensuite menées avec chacun des offrants ainsi sélectionnés. L'offrant doit indiquer par écrit, au début des négociations, toute exception aux dispositions relatives à la responsabilité contenues dans l'appel d'offres, et ces exceptions seront prises en compte au cours des négociations". 

• Transmettre le projet complet d'appel d'offres à des réviseurs/approbateurs internes, VITA ou autres, compétents. 
• Diriger le PPT dans l'examen final de l'appel d'offres et de toutes les pièces jointes. 
• Finaliser et compléter le dossier d'appel d'offres, y compris toutes les pièces jointes, qui devrait être prêt à être publié sous réserve de l'approbation du comité directeur exécutif, le cas échéant. 
• Commencez à documenter les problèmes en vue de la planification de la stratégie de négociation.