Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

24.3.1 Constituer l'équipe du projet de passation de marchés (PPT) et l'équipe d'évaluation (ET)

Il est important de créer des PPT et des ET pour les différentes parties prenantes et les différents points de vue lorsque vous travaillez sur un marché public complexe ( IT ). Ces personnes apportent leur contribution et leurs conseils pour l'élaboration d'un bon appel d'offres ; elles participent à l'évaluation des propositions et/ou à la planification de la stratégie de négociation qui s'ensuit. Le tableau ci-dessous présente les recommandations de VITA concernant les membres "clés" du PPT et de l'ET et leurs rôles au cours de la procédure d'appel d'offres. Il peut être nécessaire d'associer à l'évaluation d'autres participants (par exemple, des experts techniques, fonctionnels, contractuels, juridiques ou financiers) qui ne font peut-être pas partie de l'équipe du projet de passation de marché et vice versa. En fonction du type et de la complexité du projet, le point de contact unique pour la passation de marchés (SPOC) et le propriétaire de l'entreprise peuvent décider de ne pas inclure certains membres de l'équipe du projet de passation de marchés dans le processus d'évaluation et/ou de négociation. Il est toutefois recommandé que ces quatre domaines d'expertise soient représentés au sein de l'équipe d'évaluation : le domaine commercial, le domaine technique, le domaine juridique et le domaine financier. 

L'équipe de projet chargée des achats clés (PPT) et l'équipe d'évaluation : 

Propriétaire d'entreprise (agence/client) : 

• Responsable de la justification du "pourquoi" du projet. 

• Identifie le(s) besoin(s) commercial(s) ou fonctionnel(s) de produits ou de services. 
• Veiller au respect des processus et procédures de VITA (Procurement Governance Review - PGR), de gestion de projet et/ou de gouvernance de projet, en fonction de la complexité et de la valeur monétaire du projet. Se référer à : https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/. Le cas échéant, contactez le personnel de la division de la gestion de la chaîne d'approvisionnement de VITA pour discuter de l'engagement dans le projet : scminfo@vita.virginia.gov  
• Documente le contexte, le champ d'application et les informations relatives au(x) besoin(s) de l'entreprise. 
• Identifie les noms des personnes à contacter et les ressources potentielles disponibles pour le projet. 
• Identifie et documente les objectifs généraux, les événements importants et les délais. 
• Obtenir l'engagement, le parrainage et le financement du projet de sourcing. 
• Fournit des informations et assure la responsabilité du projet. 
• Aider l'équipe à élaborer les exigences fonctionnelles et techniques et le tableau de bord d'évaluation. 
• Coordonne avec VITA l'architecture d'entreprise, les normes de données, la sécurité, les services de supervision de l'informatique en nuage (ECOS), le cas échéant, et les groupes de gestion de projet, ainsi qu'avec leur propre responsable de la sécurité de l'information (ISO), afin d'inclure les normes et politiques applicables ( IT ) dans les exigences obligatoires du projet ou de l'achat, ou de faciliter tout processus de dérogation ou d'exception. 
• Participe à l'équipe d'évaluation. 
• Identifie les objectifs de négociation et participe aux négociations. 
• Collabore avec le responsable des achats désigné pour garantir le respect de la loi sur les marchés publics de Virginie, des politiques et lignes directrices de VITA en matière d'achats et de tout processus d'examen de VITA. 
• Expert(s) en la matière (PME) 
• Responsable de l'aspect "quoi" de la décision d'approvisionnement. 
• Élabore et documente les exigences et les spécifications techniques de l'appel d'offres. 
• Assiste le personnel chargé de la recherche de fournisseurs dans l'élaboration des critères d'évaluation et la détermination des éléments indispensables ou des exigences obligatoires. Il peut participer à l'évaluation des propositions et à l'établissement de la liste restreinte des fournisseurs. 
• Les PME qui sont des employés de la République peuvent participer à l'évaluation et à la sélection des fournisseurs. Les PME qui ne sont pas employées par le Commonwealth peuvent fournir des informations à l'ET mais ne peuvent pas obtenir de score. 
• Il peut aider le propriétaire de l'entreprise ou le client à mener des essais ou des programmes pilotes dans le cadre de la phase d'évaluation.   

Le responsable des achats de l'agence ou le spécialiste de l'approvisionnement désigné comme point de contact unique (SPOC) : 

• Responsable de l'aspect "qui et comment" de la décision d'approvisionnement 
• Diriger le processus de recherche de fournisseurs. 
• Facilite la conformité et la documentation requises en matière de confidentialité, de conflit d'intérêts et/ou de non-divulgation. 
• Coordonne l'égalité d'accès au PPT et à l'ET et conserve les données et informations nécessaires aux fournisseurs avant la soumission de la proposition. Tous les fournisseurs communiquent toutes les informations relatives à l'appel d'offres et toutes les questions relatives à l'appel d'offres par l'intermédiaire du SPOC. Le comité directeur exécutif communique toutes les informations par l'intermédiaire de SPOC. 
• Fournit des outils et des processus préétablis (par exemple, RFI, RFP, contrat, etc.) en fournissant des modèles, etc. 
• Élabore le plan du projet de passation de marchés avec l'aide du propriétaire de l'entreprise et des PME. 
• Il facilite l'élaboration des appels d'offres, aide à documenter les exigences et les critères d'évaluation, veille à ce que toutes les conditions contractuelles légales soient incluses et, pour les agences autres que VITA, veille à ce que la matrice des exigences minimales du SCM soit remplie pour les achats importants et délégués. 
• Complète le dossier d'appel d'offres et publie l'appel d'offres dans eVA. 
• Informer le comité directeur exécutif et/ou le PPT et l'ET de l'avancement des travaux. 
• Facilite la conférence de pré-proposition, si elle a lieu. 
• Facilite le processus d'évaluation pour déterminer la liste restreinte des fournisseurs. 
• Dirige le processus de négociation. 
• Veille au respect des politiques de l'ECOS, le cas échéant. 
• Fournit une analyse financière et un soutien à la gestion de la performance. 
• Confirme et documente la conformité du fournisseur, avant l'attribution du marché, avec les exigences statutaires pertinentes, etc. 
• La responsabilité du fournisseur de répondre de manière satisfaisante aux exigences du plan d'approvisionnement et de sous-traitance du fournisseur, y compris l'écart du fournisseur par rapport aux dépenses prévues dans le plan d'approvisionnement et de sous-traitance du fournisseur, l'incapacité ou le refus du fournisseur de certifier la conformité avec le plan - ou pour les contrats à l'échelle de l'État VITA, l'incapacité de communiquer des informations mensuelles sur les dépenses à VITA par le biais du système de rapport du fournisseur (SRS) - pendant l'exécution du contrat. 
• Il gère les accords contractuels et, pour VITA, coordonne les questions contractuelles avec les responsables de la politique et de la gouvernance du SCM et les cadres dirigeants de VITA. 
• Préparer les contrats pour leur exécution et mettre à jour la base de données des contrats. 
• Organise une réunion de lancement du contrat ou d'orientation. 
• Pour les contrats VITA à l'échelle de l'État, le SPOC VITA facilite la création du catalogue eVA. 

Gestion des risques contractuels dans le cadre de la GCL : 

• Il examine et approuve les appels d'offres et fournit des conseils sur les questions contractuelles. 
• Responsable du respect de la loi de Virginie et des exigences de la politique de VITA. 
• Responsable, dans la mesure où cela s'applique aux achats dans le nuage, de la conformité avec la politique et les processus de l'ECOS. 
• Responsable de l'aspect "conformité" de la procédure d'appel d'offres et des documents connexes.