Chapitre 2 - En quoi l'acquisition de technologies de l'information est-elle différente ?

Le Commonwealth est de plus en plus dépendant des données, des systèmes et des communications qui fournissent des informations et des services à ses citoyens et aux parties prenantes, y compris des systèmes qui intègrent et partagent des données avec d'autres agences fédérales, étatiques et locales.

Notre dépendance à l'égard de la technologie exige que les professionnels de la passation de marchés utilisent des processus efficaces et reproductibles en matière de passation de marchés et de projets, qui soient conformes à la VPPA, aux meilleures pratiques du secteur, à la sécurité du Commonwealth, à la confidentialité des données, à la gestion de projet et à d'autres normes techniques, et qu'ils procèdent à une analyse minutieuse et à une atténuation des risques technologiques, tout en respectant le budget et le plan technologique stratégique du Commonwealth.

L'augmentation de la valeur de IT signifie une augmentation correspondante du risque pour le Commonwealth et les services qu'il fournit à ses citoyens. Les professionnels de l'approvisionnement du Commonwealth IT doivent évaluer ces risques et adapter les stratégies et les résultats de l'agence IT en fonction des objectifs de l'entreprise. IT Les professionnels de l'approvisionnement connaissent des changements fondamentaux dans leurs rôles et leurs responsabilités, passant du statut d'acheteurs de produits de base à celui de négociateurs, et de celui de passeurs de commandes transactionnels à celui de gestionnaires de solutions stratégiques ( IT ).

VITALe processus d'acquisition de technologies de la Commission européenne va bien au-delà de la recherche et de l'achat de biens et de services sur le site IT. Elle comprend la planification, l'élaboration des exigences, la conformité avec les normes ou réglementations technologiques du Commonwealth et du gouvernement fédéral, l'évaluation des facteurs de risque, la préparation de l'appel d'offres, de l'évaluation, de l'attribution et des documents contractuels, l'approbation, l'acceptation formelle et la réception des produits livrables, le paiement, le suivi et l'élimination des stocks, ainsi que la gestion des performances et de la conformité des fournisseurs après l'attribution du marché. Que le produit ou le service technologique requis soit acheté par l'agence dans le cadre de son autorité déléguée, acheté dans le cadre d'un contrat à l'échelle de l'État ou acheté par VITA, le flux de travail est essentiellement le même. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'achat d'une technologie :

• Identifier les besoins technologiques des entreprises et les produits, services ou solutions technologiques qui répondront le mieux à ces besoins tout en déterminant la maîtrise des coûts du cycle de vie et en s'alignant sur le plan stratégique de l'agence ( IT ).
• Déterminez les exigences techniques, fonctionnelles et de performance du propriétaire de l'entreprise et déterminez comment ces objectifs peuvent être atteints par le biais d'une passation de marché structurée. Pour ce faire, le personnel chargé des achats au sein de l'agence ou le personnel de VITA devra rencontrer les parties prenantes afin d'identifier les besoins, de définir les exigences et de proposer les solutions technologiques disponibles.
• Élaborer des spécifications qui décrivent les caractéristiques du produit technologique, du service ou de la solution recherchée. Outre l'acceptabilité et le prix, il convient de prendre en considération l'adéquation du produit ou du système et le rapport coût-efficacité global. De par leur nature, les spécifications fixent des limites et, de ce fait, éliminent ou limitent la possibilité pour les fournisseurs de proposer des solutions alternatives. La rédaction des spécifications technologiques nécessite un équilibre entre l'inclusion de suffisamment de détails pour garantir des réponses appropriées de la part des fournisseurs et l'encouragement, et non le découragement, de la concurrence. L'objectif est de susciter une concurrence maximale et raisonnable tout en obtenant la solution technologique la plus avantageuse pour le Commonwealth.
• Sollicitez des offres, des propositions ou des devis auprès d'un certain nombre de fournisseurs potentiels, en veillant à respecter les minima établis par la loi sur les marchés publics de Virginie, les réserves pour les petites entreprises et le présent manuel.
• Évaluer les offres ou les propositions afin de déterminer l'économie globale pour l'utilisation prévue et le cycle de vie du produit technologique, de la solution ou des services.
• Élaborer un contrat technologique à faible risque, juridiquement solide et suffisant, conformément à la loi sur les marchés publics de Virginie et au présent manuel, afin de protéger le Commonwealth, ses actifs et ses données.
• Recevoir/tester le produit, la solution ou le service technologique et vérifier qu'il répond aux exigences du contrat et fournit la solution technologique prévue avant l'acceptation formelle et le paiement.