2.2 Facteurs critiques dans l'acquisition de technologies de l'information
Le Commonwealth peut maximiser la valeur qu'il tire de la technologie et réduire le risque de défaillance des fournisseurs et de la technologie en utilisant des stratégies d'approvisionnement et de contrat intelligentes. Vous trouverez ci-dessous des exemples de stratégies d'approvisionnement et de contrats sur le site IT afin d'atténuer certaines difficultés potentielles liées à la passation de marchés sur le site IT:
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Défi |
Impact/risque |
IT principes d'approvisionnement à appliquer |
IT les approches contractuelles visant à atténuer |
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La complexité des fonctions commerciales, de la technologie et des questions juridiques rend la passation de marchés longue et difficile. |
les omissions majeures d'un point de vue commercial, technique ou juridique sont anticipées et évitées |
utiliser un processus d'acquisition structuré ( IT ) qui fournit un cadre permettant de s'assurer que tous les domaines font partie du processus de présélection et de sélection |
rédiger un contrat clair et facile à utiliser qui documente la relation d'affaires et ne comprend que les conditions obligatoires et spécialisées IT et l'essence de l'accord |
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Consolidation du secteur/fournisseurs en situation de monopole |
les produits clés se trouvent chez des fournisseurs puissants |
utiliser des appels d'offres basés sur des solutions qui mettent l'accent sur les problèmes et les solutions de l'entreprise, et non sur les spécifications ou les exigences techniques |
adopter des accords de niveau de service (SLA) significatifs ainsi que des engagements et des mesures de performance pour vérifier que la solution continue de répondre aux besoins de l'entreprise prévoir dans le contrat des mesures d'incitation ou de réparation pour encourager les performances du fournisseur |
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Les produits et les solutions sont des biens incorporels |
difficile de spécifier et d'évaluer les produits |
collaborer à un processus d'évaluation qui intègre tous les domaines nécessaires à la réussite de la solution IT: commercial, technique, juridique et financier inclure dans l'équipe d'évaluation des experts en la matière (PME) qui n'évalueront que leur(s) domaine(s) de compétence fournir un modèle de contrat avec l'appel d'offres, et non pas préparé après la sélection intégrer la réponse de l'offrant au modèle de contrat dans le cadre de l'évaluation |
utiliser un langage fort en matière de garantie, avec des recours importants pour les entreprises accorder une attention particulière aux droits de propriété intellectuelle et aux solutions de rechange pour garantir le droit d'utilisation, d'accès et de transfert à d'autres entités de la Communauté |
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Obsolescence rapide et planifiée |
versions obsolètes les nouveaux arrivants sur le marché |
réaliser des études de marché pour évaluer le risque de marché évaluation basée sur le rapport valeur/coût inclure les coûts totaux du cycle de vie dans l'évaluation |
lier les engagements contractuels à la fourniture d'une solution et non d'un produit assurer le support de la version et des mises à jour pendant une période appropriée |
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Obstacles importants à la sortie |
le client est lié à des produits ou à des services |
veiller à ce que l'évaluation et la négociation des contrats s'inscrivent dans le cadre d'un engagement en faveur d'un processus décisionnel solide et équilibré anticiper les transitions/stratégies de sortie |
fournir des données sur le système, des copies de sauvegarde ; la propriété du produit du travail ou une licence perpétuelle sur le produit du travail, y compris les produits de tiers nécessaires pour faire fonctionner les systèmes/solutions fournir un plan de transition/de sortie solide pour l'agence |
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Complexité des produits et services IT |
difficulté à choisir la meilleure solution en raison de la complexité du bien ou du service requis IT |
collaborer dans le cadre d'un processus d'équipe pour veiller à ce que toutes les exigences nécessaires soient évaluées de manière appropriée prendre en compte tous les facteurs de risque liés au projet, à la sécurité, à la confidentialité des données et aux coûts utiliser des processus d'évaluation fondés sur des données afin de rassembler de nombreuses perspectives différentes |
baser le contrat sur des solutions, et non sur l'achat d'un produit ou d'une version spécifique inclure des protections contre le fractionnement des produits ou la vente groupée inclure des activités de projet d'atténuation des risques et un libellé de contrat pour s'aligner sur les risques potentiels |
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IT doit soutenir la fonction commerciale |
critères d'évaluation axés sur la valeur et les besoins de l'entreprise ; processus non axé sur les spécifications |
utiliser des appels d'offres axés sur les solutions, qui mettent l'accent sur la résolution des problèmes commerciaux et incitent les fournisseurs à proposer des solutions, et pas seulement à répondre à des spécifications techniques |
inclure des accords de niveau de service et des engagements de performance significatifs, ainsi que des mesures permettant de vérifier que la solution continue à répondre aux besoins de l'entreprise prévoir des mesures d'incitation et de réparation dans le contrat |
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Les solutions proposées sont très interdépendantes. |
pas de responsabilité pour la solution complète l'élément le plus faible déterminera votre profil de risque |
adopter une vision globale de la chaîne d'approvisionnement des solutions évaluer les fournisseurs et les composants en fonction de la solidité de la solution, à la fois indépendamment et collectivement |
responsabiliser le contractant principal en matière de performance, mais aussi permettre au Commonwealth de faire appel aux sous-traitants pour maintenir les services |
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Les contrats doivent protéger les données et les systèmes du Commonwealth |
la compromission des données sensibles du Commonwealth la désactivation non autorisée des données du Commonwealth et des services aux citoyens |
comprendre la sensibilité des données de l'achat/du projet collaborer avec le propriétaire de l'entreprise, le chef de projet, le responsable de la sécurité de l'information et d'autres PME |
inclure des clauses contractuelles de protection pour couvrir la confidentialité et la sécurité des données. exiger du fournisseur qu'il effectue des actions spécifiques, qu'il dispose de couvertures d'assurance spéciales et qu'il se conforme aux normes du Commonwealth en matière de données, d'architecture et de sécurité exiger du fournisseur qu'il se soumette à une évaluation de la sécurité de sa solution en nuage (application SaaS) avant que l'agence ne procède à l'attribution du marché VITA SCM dispose de conditions d'utilisation du nuage si le marché porte sur un logiciel en tant que service. L'Agence peut se renseigner à l'adresse suivante : scminfo@vita.virginia.gov |
Un processus structuré d'approvisionnement IT fournit un cadre complet permettant aux agences de s'assurer que
- les omissions d'un point de vue commercial, technique ou juridique sont anticipées et évitées
- les coûts et les ressources du processus d'approvisionnement IT sont appropriés et déployés efficacement
- l'analyse de rentabilité à l'appui de la passation du marché IT est réaffirmée avant la sélection d'une solution
- l'adhésion de l'ensemble de la direction au nouveau système ou à la nouvelle technologie est mesurable grâce à l'implication des groupes d'utilisateurs tout au long du processus de sélection des fournisseurs ( IT ).
Indépendamment de la nature de l'achat prévu sur IT, de sa taille, de son coût et de sa complexité, les principes fondamentaux suivants de l'approvisionnement sur IT s'appliquent :
- Utilisez un processus d'appel d'offres structuré qui intègre plusieurs domaines complexes, par exemple juridique, technique, fonctionnel, financier.
- La recherche de fournisseurs devrait être un processus commercial fondé sur les données, qui intègre et équilibre les préoccupations dans de multiples domaines.
- La formation de contrats et la négociation font partie du processus de décision. Il est essentiel d'inclure un contrat approprié dans l'appel d'offres. Si le fournisseur ne s'engage pas à apporter une valeur ajoutée au Commonwealth par le biais du processus de négociation, il doit être évalué en conséquence.
- Les besoins des entreprises doivent être pris en compte dans les exigences de l'appel d'offres et dans tout cahier des charges. Concentrez-vous moins sur les appels d'offres axés sur les spécifications pour les grands systèmes/solutions et rédigez des appels d'offres structurés pour que les fournisseurs ( IT ) proposent des solutions innovantes et rentables.
- Le processus d'évaluation de l'approvisionnement doit comprendre une analyse complète des coûts qui inclut le coût total de possession et tous les éléments de coût, y compris la maintenance, et pas seulement le prix du logiciel ou du matériel.
- Les questions à long terme telles que l'obsolescence, le remplacement des technologies et la compatibilité doivent faire partie du processus d'évaluation, de négociation et de prise de décision.
- Des négociations doivent être menées avant la sélection d'une solution ou d'un fournisseur particulier ( IT ).
- Les droits incorporels, la propriété des logiciels et d'autres conditions essentielles doivent être pris en compte lors de l'évaluation et de la négociation.
- L'analyse des risques et les compromis doivent tenir compte de la sécurité des systèmes/données du Commonwealth et de la continuité des opérations pour le Commonwealth, ainsi que de l'impact potentiel de la solution et/ou du fournisseur sur la capacité du Commonwealth à protéger ses actifs et à servir ses citoyens sans interruption.
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