13.2 Définir les rôles et les responsabilités
La taille recommandée d'un PPT est de trois à cinq membres ; toutefois, certains projets peuvent nécessiter des membres supplémentaires en raison de la nature ou de la complexité de la passation de marché. La coordination et la gestion de la phase d'évaluation du processus de passation de marché deviennent plus difficiles à mesure que la taille de l'équipe augmente. Pour éviter tout risque de partialité individuelle, l'équipe d'évaluation ne doit pas compter moins de trois membres. Dans certains cas, l'équipe d'évaluation sera composée d'un groupe de personnes différent de celui du PPT, en raison de la nécessité de faire appel à des experts en la matière ou à des consultants temporaires, sans droit de vote, ou en raison de la non-participation d'un ou de plusieurs membres du PPT.
Une fois le PPT mis en place, le chef d'entreprise et le responsable des achats/spécialiste des achats discutent avec l'équipe des objectifs et des besoins du projet. Le responsable de la passation de marchés/spécialiste de l'approvisionnement décrit le processus d'approvisionnement ainsi que les rôles et responsabilités des membres de l'équipe de PPT et/ou d'évaluation. Veuillez vous référer au chapitre 11 - IT Procurement Planning and Strategic Sourcing, IT Procurement Planning and Strategic Sourcing, qui fournit un tableau détaillé définissant les rôles et responsabilités de chaque membre du PPT.
Le responsable de la passation de marchés/spécialiste de l'externalisation désigné comme point de contact unique (SPOC), le propriétaire de l'entreprise et les experts techniques travailleront ensemble pour créer des critères d'évaluation basés sur les besoins de l'entreprise du Commonwealth ou de l'agence. Le critère d'évaluation permet au PPT de collecter les données nécessaires pour évaluer les propositions des fournisseurs. Par exemple, les critères d'évaluation peuvent inclure des facteurs tels que le coût total de possession, la qualité des biens ou des services, l'historique des performances des fournisseurs, l'évaluation des risques, la disponibilité et le niveau de l'assistance technique. Pour une discussion plus approfondie à ce sujet, reportez-vous au chapitre 24 - Demandes de propositions et négociations concurrentielles du présent manuel, Demandes de propositions. Les membres des TPP/évaluations sont invités à remplir et à envoyer l'enquête figurant à l'annexe B à la fin de chaque marché pour lequel une évaluation a été effectuée. Le SPOC doit fournir aux membres le formulaire d'enquête et les détails de soumission. VITA SCM recueille et partage les enseignements tirés de l'expérience. Commonwealth IT Les professionnels des marchés publics et les gestionnaires de projets peuvent contacter scminfo@vita.virginia.gov si vous souhaitez obtenir et/ou partager les enseignements tirés par l'équipe d'évaluation.
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