Chapitre 13 - L'équipe de projet des achats informatiques

La clé de la construction d'un PPT solide est de trouver des ressources possédant les compétences adéquates et le temps nécessaire pour mener à bien le projet d'acquisition. Ces personnes doivent être des acteurs du produit ou du service final et/ou des personnes qui possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour remplir un domaine d'expertise particulier ou une discipline de projet.

Le PPT doit posséder quatre principaux ensembles de compétences ou domaines de connaissances :

• Fonctionnel : expertise dans les besoins commerciaux du projet
• Technique : expertise dans le domaine IT ou dans les aspects techniques du projet
• Financier : expertise dans l'analyse financière des fournisseurs potentiels
• Contractuel : IT expertise dans l'élaboration et l'examen des documents d'appel d'offres et de contrat.

Il est important de sélectionner des membres de l'équipe qui comprennent parfaitement les besoins de l'organisme public qui acquiert les biens et/ou les services IT et le résultat souhaité de la passation de marché. Le PPT doit posséder autant de connaissances précieuses que possible afin de s'assurer que le fournisseur le plus qualifié est sélectionné. Il est recommandé que le PPT contribue au document d'appel d'offres, en particulier aux critères d'évaluation. Les membres de l'équipe doivent comprendre parfaitement les exigences de l'appel d'offres et doivent être capables de lire et d'évaluer les réponses de manière critique.

Outre les quatre principaux ensembles de compétences nécessaires à la réalisation d'un projet, vous trouverez ci-dessous des qualités importantes à rechercher lorsque vous envisagez de recruter des membres pour votre TPP :

• Capacité de réflexion stratégique pour comprendre et conceptualiser l'amélioration potentielle d'un ou de plusieurs domaines de service ( IT ).
• IT la gestion de projet et les compétences techniques pour convertir la réflexion stratégique en plans pratiques pour l'ensemble du cycle de vie du projet IT.
• Compréhension des objectifs stratégiques du Commonwealth et de l'organisme public IT afin de favoriser ces objectifs et de prévenir les conflits potentiels à court et à long terme.
• Compétences en matière d'évaluation et d'atténuation des risques pour aider à réduire les obstacles et les problèmes techniques, de calendrier, de coût, de sécurité, de confidentialité et/ou contractuels potentiels sur le site IT.
• Compétences en matière de passation de marchés pour la complexité spécialisée associée aux acquisitions sur le site IT.
• Compétences en matière de négociation pour IT produits/services/solutions avec la capacité de parvenir à une conclusion satisfaisante.
• Enthousiasme et volonté de voir le projet aboutir.
• L'objectivité pour garantir que toutes les propositions seront examinées de la même manière sur la base de leurs mérites.

Le PPT doit être constitué et fonctionner peu de temps après l'identification des besoins de l'agence. L'avis de toutes les personnes responsables d'aspects importants de l'acquisition doit être recueilli le plus tôt possible dans le processus. Ceci est particulièrement important pour les marchés publics dont les délais sont critiques. Une planification précoce permet de raccourcir le processus d'acquisition.