Chapitre 12 - Cahiers des charges pour les achats informatiques

12.3.2 Marchés publics de technologies de l'information basés sur la performance

La passation de marchés basée sur la performance (PBC) est une méthode de passation de marchés qui structure tous les aspects de la passation autour des objectifs du travail à effectuer au lieu de décrire la manière dont le travail doit être effectué. Le PBC permet aux agences d'acquérir des produits et/ou des services par le biais de contrats qui définissent ce qui doit être réalisé, et non la manière de le faire. Le PBC donne aux fournisseurs la liberté d'apporter de nouvelles approches au projet. Lorsqu'un contrat est basé sur la performance, tous les aspects de la passation de marché sont structurés autour de la mission du projet, plutôt que de la manière dont il doit être réalisé. Le marché public vise à obtenir les meilleures performances que le secteur privé peut offrir, à un prix ou à un coût raisonnable, en énonçant les objectifs du projet et en donnant aux fournisseurs à la fois une certaine latitude pour déterminer comment les atteindre et des incitations pour y parvenir.

Le cahier des charges fournira des normes de performance, plutôt que de préciser ce que le fournisseur doit faire. Les PBC contiennent normalement un plan de contrôle et un plan de surveillance de l'assurance qualité. En outre, le contrat comprend généralement des incitations positives et négatives à la performance. Pour ce faire, les exigences contractuelles doivent être claires, spécifiques et objectives et les résultats mesurables, au lieu de dicter la manière dont le travail doit être effectué ou de formuler des énoncés de travail vastes et imprécis. Le PBC décrit le travail en termes de résultats à atteindre et attend du fournisseur qu'il organise au mieux la main-d'œuvre pour atteindre ces résultats.

Voici d'autres suggestions pour préparer le cahier des charges basé sur le PBC :

• Exprimez les résultats souhaités en termes clairs, concis, couramment utilisés, facilement compréhensibles et mesurables.
• N'incluez pas de déclarations générales ou vagues, de langage trop technique ou de procédures détaillées qui dictent la manière dont le travail doit être accompli.
• Structurez le cahier des charges autour des objectifs du projet ou de la finalité du travail à effectuer (c'est-à-dire ce qui doit être réalisé plutôt que la manière de le faire). (Exemple : au lieu d'exiger que la pelouse soit tondue chaque semaine ou que les arbres soient élagués chaque automne, indiquez que la pelouse doit être maintenue à une hauteur de 2-3" ou que les branches des arbres ne doivent pas toucher les fils électriques ou les bâtiments).
• Les exigences de performance doivent permettre d'évaluer la performance du travail par rapport à des normes de performance mesurables ; s'appuyer sur l'utilisation de normes de performance mesurables et d'incitations financières dans un environnement concurrentiel afin d'encourager les concurrents à développer et à mettre en place des méthodes innovantes et rentables pour effectuer le travail.

L'élément le plus important d'un PBC, et ce qui le distingue des autres méthodes de passation de marchés, ce sont les résultats escomptés. De nombreux marchés sont dirigés par l'agence sous la forme de spécifications précises ou exigent que le personnel clé "" soit affecté à un contrat de service. Les tentatives du fournisseur de proposer d'autres façons d'aborder le travail sont généralement rejetées, le fournisseur étant soupçonné d'essayer de réduire les coûts pour augmenter les bénéfices, ce qui aboutit à un résultat inférieur. Les principales caractéristiques de la PBC sont les suivantes : orientation vers les résultats, objectifs clairement définis, délais clairement définis, incitations à la performance et suivi des performances. En décrivant les exigences en termes de résultats de performance et en n'exigeant pas de spécifications détaillées, les agences peuvent contribuer à atteindre les objectifs suivants :

• Maximiser les performances - permettre à un fournisseur de fournir le service requis sur la base de ses propres meilleures pratiques et du résultat souhaité par le client ;
• Maximiser la concurrence et l'innovation - encourager l'innovation de la part des fournisseurs à l'aide d'exigences de performance ;
• Minimiser les exigences lourdes en matière de rapports et réduire l'utilisation de dispositions et d'exigences contractuelles propres à l'État ;
• transférer autant de risques que possible aux fournisseurs afin qu'ils soient responsables de la réalisation des objectifs de l'énoncé des travaux par l'utilisation de leurs propres meilleures pratiques et processus ; et
• Réaliser des économies grâce à des exigences de performance.