Chapitre 12 - Cahiers des charges pour les achats informatiques

12.3.1 Approvisionnements informatiques complexes et basés sur des solutions

Les appels d'offres basés sur des solutions demandent aux fournisseurs de proposer une solution commerciale ( IT ) aux problèmes et exigences identifiés par une agence. Les appels d'offres basés sur des solutions énoncent brièvement le besoin de l'entreprise, décrivent le problème technologique à résoudre et/ou fournissent des exigences minimales en matière de spécifications. L'utilisation d'appels d'offres basés sur des solutions permet aux fournisseurs qui sont des experts en matière de technologie d'utiliser leur large éventail de connaissances du marché, leur créativité et leurs ressources pour proposer des solutions technologiques innovantes et rentables. Les appels d'offres basés sur des solutions peuvent demander aux fournisseurs de fournir une solution pour une partie seulement d'un problème commercial ou de proposer des solutions de type conceptuel de haut niveau qui sont évaluées sur la base d'un ensemble d'exigences détaillées fournies par le fournisseur.

De par leur nature, les spécifications et les exigences fixent des limites et, de ce fait, éliminent ou restreignent les éléments ou les solutions que le fournisseur peut inclure dans sa proposition. Les spécifications technologiques doivent être rédigées de manière à encourager, et non à décourager, la concurrence dans un souci d'économie globale pour l'objectif et la solution technologique visés. L'agence est alors en mesure d'identifier la solution technologique, et non un produit ou un service particulier, qui répondra le mieux à ses besoins technologiques ou commerciaux. Une partie du processus de prise de décision concernant le recours à une passation de marché basée sur une solution consiste à effectuer une analyse des risques au cours de laquelle l'équipe de projet répond aux questions suivantes :

• Le problème technologique de l'entreprise présente-t-il une opportunité de partage des risques mutuellement bénéfique entre nous et un fournisseur ?
• Quels sont les facteurs susceptibles d'influer de manière significative sur la probabilité de mener à bien notre projet dans le respect des délais et du budget ?
• Est-il possible d'évaluer les solutions proposées de la même manière ?
• La ou les solutions peuvent-elles être évaluées sur la base d'une analyse du coût total de possession intégrant le coût anticipé du soutien de la solution proposée et d'autres options financières ?

Lors de la préparation d'un cahier des charges basé sur une solution, certains éléments seront différents de ceux d'un cahier des charges non basé sur une solution. Un cahier des charges basé sur une solution doit comprendre

• L'historique de l'organisation de l'agence et l'environnement commercial actuel,
• Une liste spécifique de processus et de procédures liés au projet, aux mandats légaux ou commerciaux,
• Toute documentation relative aux procédures ou aux processus du projet,
• La source de financement du projet,
• Une définition claire de l'environnement technique actuel de l'agence, y compris l'ensemble du matériel et des logiciels utilisés, susceptibles d'être utilisés ou devant être utilisés pour répondre aux exigences du projet,
• Une définition du problème commercial ou technologique à résoudre, mais pas une définition de la solution souhaitée ou du problème en termes de solution souhaitée,
• Spécifications décrivant les caractéristiques d'un produit technologique, d'un service ou d'une solution recherchée.

Utilisez les questions technologiques pour définir les spécifications au lieu d'inclure des exigences obligatoires dans l'appel d'offres. L'objectif est de susciter une concurrence raisonnable maximale tout en obtenant la meilleure solution technologique pour le Commonwealth. Posez des questions aux fournisseurs dans l'appel d'offres pour définir les exigences, par exemple : "Quelle est la norme industrielle pour ce produit et DOE votre (vos) produit(s) respecte(nt) ou dépasse(nt) cette norme ?" Les réponses définitives proposées, telles qu'elles ont été négociées, feront alors partie du cahier des charges final du contrat.