Chapitre 12 - Cahiers des charges pour les achats informatiques

Les questions suivantes contribueront à l'examen final de la qualité de l'énoncé des travaux :

• Dans l'ensemble: Le cahier des charges définit-il clairement et soutient-il toutes les exigences de l'agence/du projet ? Est-il cohérent avec la définition des besoins et les documents relatifs à l'étendue des travaux, et DOE inclut-il des tâches spécifiques, des exigences en matière de structure de répartition du travail, des produits à livrer et des exigences en matière de jalons et de calendrier ?
• Exigences techniques, fonctionnelles et de performance: Les exigences techniques, fonctionnelles et de performance sont-elles complètes et suffisamment détaillées, décrites et cohérentes avec tous les besoins et exigences de l'agence/du projet pour motiver la compréhension et la réussite du fournisseur ? VITACommonwealth of VirginiaToutes les spécifications, normes et directives nécessaires en matière de sécurité, de confidentialité, d'accessibilité, de technologie et/ou de meilleures pratiques sont-elles incluses ?
• Produits livrables: Tous les produits livrables requis répondent-ils aux besoins du projet ? Sont-ils nécessaires ? Tous les produits livrables, y compris le matériel, les logiciels, la conception/le développement, les essais, les services, les rapports, les rapports de projet, l'état, les mesures, etc. sont-ils spécifiés, ainsi que le moment, le lieu et la manière dont ils doivent être livrés ? Les livrables doivent-ils être liés aux exigences techniques, aux étapes et/ou aux paiements des fournisseurs ? Faut-il prévoir des retenues de paiement pour inciter le fournisseur à respecter le calendrier des produits livrables ou des étapes, et/ou pour atténuer les risques de non-performance ou de non-acceptation du projet dans son ensemble ?
• Personnel clé: Le projet nécessite-t-il et DOE le cahier des charges identifie-t-il le personnel clé ou d'autres qualifications et niveaux de personnel du fournisseur sont-ils nécessaires ? Les points de contact et les informations concernant le projet, tant pour l'agence que pour le fournisseur, ont-ils été clairement identifiés ?
• Processus et ressources: Les processus commerciaux et techniques, les ressources et/ou les installations nécessaires pour garantir des performances satisfaisantes ont-ils été correctement identifiés et pris en compte ? Des plans de processus pour l'évaluation ou la mesure des performances et de la situation des fournisseurs sont-ils nécessaires ?
• Inspection et essais: Le projet justifie-t-il une inspection et/ou des essais ? Avons-nous répondu à ce besoin sur la base des exigences techniques de l'effort, des spécifications de performance, du niveau de conformité et de la nécessité d'atténuer les risques liés à la performance ?

• Audits des fournisseurs: Les licences requises par les fournisseurs ou d'autres audits de conformité des clients seront-ils autorisés ? Toutes les exigences ou restrictions d'accès à ces audits, propres à votre agence, au Commonwealth ou à VITA, sont-elles incluses ?
• Acceptation et essais: Des critères d'essai et/ou d'acceptation suffisants, y compris l'acceptation des produits livrables, les essais et l'acceptation finale, sont-ils inclus ? Des exigences, des paramètres et des mesures fondés sur les performances sont-ils utilisés pour ce marché public et sont-ils décrits de manière adéquate ? Est-il nécessaire de définir si les essais ou l'acceptation doivent avoir lieu à différentes phases ou à l'achèvement des sous-systèmes, avant la mise en œuvre/le basculement ou à la fin de la performance ou sur la base de chaque produit à livrer ? Ces derniers répondent-ils aux exigences techniques et aux spécifications de performance ? Qui doit élaborer les plans de test, effectuer les tests et en vérifier les résultats ? Combien de temps l'agence devra-t-elle tester ou approuver le(s) produit(s) livrable(s), les services ou la solution avant l'acceptation finale par écrit et la durée pendant laquelle le fournisseur devra remédier à la situation a-t-elle été incluse ?
• Calendrier du projet: Le calendrier général du projet et/ou le calendrier des étapes du projet répondent-ils aux exigences du projet ? Les exigences sont-elles raisonnables pour le travail à accomplir ? Le calendrier prévoit-il des temps d'arrêt pour des modifications, des problèmes imprévus ou d'autres dérapages ? Quelle est la probabilité d'un retard dans le calendrier en raison de problèmes d'interdépendance, d'interface ou de conversion ? Le cahier des charges prévoit-il une augmentation de la main-d'œuvre ou de la production (et des coûts connexes) pour respecter un calendrier non flexible ? L'agence doit-elle fournir des informations sur les urgences ou les imprévus liés au calendrier ?
• Fiabilité et maintenabilité (RAM) : Existe-t-il des besoins en matière de RAM, de soutien logistique intégré ou de mises à niveau et d'améliorations ? Ces exigences ont-elles été définies de manière adéquate et doivent-elles inclure des spécifications de performance ?
• Maintenance/service/formation : Existe-t-il des exigences en matière de formation, d'assistance technique permanente, de garanties étendues ou spéciales, de maintenance et/ou de service ? Tous ces éléments et leurs besoins respectifs en termes de durée et de localisation ont-ils été clairement pris en compte ? Existe-t-il des conflits potentiels entre ces exigences et les offres commerciales standard dans la zone de marché de ce projet ?
• Examens de projets et gestion des performances des fournisseurs: Les revues de programme ou la surveillance des fournisseurs sont-elles nécessaires pour contrôler les performances ?  Le cahier des charges prévoit-il des exigences suffisantes en ce qui concerne les examens périodiques de l'état d'avancement du projet, les examens de la conception ou l'accès aux installations du fournisseur pour des visites de surveillance ? Existe-t-il des objectifs de performance clairs et des niveaux de service, le cas échéant ? Le cahier des charges prévoit-il des incitations positives et négatives claires et réalisables pour ces objectifs de performance et ces niveaux de service ?  Le cahier des charges prévoit-il un plan de contrôle de la qualité de la part du fournisseur et/ou un plan de surveillance de l'assurance de la qualité pour le contrôle de l'agence ? L'appel d'offres répond-il à la nécessité d'une ressource indépendante IV&V, s'il en est prévu une ?