Chapitre 11 - Planification des achats informatiques et approvisionnement stratégique

Étape 

Action 

1. 

Élaborer et approuver les exigences en matière de produits, de services et/ou de solutions. 

2. 

Utilisez les documents et les modèles d'appels d'offres approuvés, comme indiqué dans le document Chapitre 24les appels d'offres et les négociations concurrentielles, et Chapitre 25Formation du contrat IT. 

3. 

Établissez des critères d'évaluation qui fournissent des définitions claires et concises pour chaque critère. 

4. 

Élaborez un plan de notation détaillé qui explique comment les propositions seront évaluées et donne la signification spécifique de la méthode de notation. 

5. 

Déterminez si une conférence préalable aux soumissionnaires/à la proposition est justifiée. 

6. 

Identifiez les principales étapes du projet et les produits à livrer, ainsi que les principales étapes logistiques susceptibles d'avoir une incidence sur la concurrence. Déterminez si les paiements des fournisseurs doivent être liés aux principales étapes ou aux produits livrables et si une retenue est nécessaire avant l'acceptation finale. 

7. 

Déterminez s'il existe d'autres interdépendances susceptibles d'affecter le calendrier du projet. 

8. 

Discutez du type de contrat approprié ou de la nécessité d'un contrat spécialisé et de ses conditions spécifiques. Pour les achats de solutions en nuage/SaaS, consultez la liste de contrôle de la procédure ECOS pour les appels d'offres et les contrats de solutions en nuage pour obtenir des informations supplémentaires et le langage recommandé pour l'appel d'offres ici : Outils de passation de marchés - Virginia IT Agency 

Quel que soit le montant, si le marché porte sur une solution hors site (hébergée dans le nuage), les agences doivent respecter les règles suivantes Processus d'Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS) et Processus d'élaboration des politiques relatives aux tiers. Une évaluation de la sécurité du service en nuage devra être réalisée par le fournisseur et approuvée par ECOS, via une demande de travail 1-003, et les conditions spéciales des services en nuage & devront être incluses dans le contrat avant l'attribution. 

Le document VITA Minimum Contractual Requirements for "Major" Technology Projects and Delegated Procurements (exigences contractuelles minimales pour les projets technologiques "majeurs" et les marchés publics délégués) définit les conditions spécifiques applicables aux marchés publics délégués par les agences et à ceux qui nécessitent l'approbation de CIO. Il est disponible sur le site web de VITAà l'adresse suivante : https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ .

9. 

Identifier ou déterminer les niveaux de service nécessaires pour élaborer un contrat basé sur la performance et appliquer les mesures correctives souhaitées. 

10. 

Élaborer un plan de gestion du changement pour gérer les attentes et les communications. 

11. 

Créez un dossier de demande de proposition/d'invitation à soumissionner, y compris les spécifications, diagrammes, etc. qui y sont joints. 

12. 

Obtenir toutes les révisions et/ou approbations nécessaires (par exemple, juridique, CIO, PMD) avant la publication de l'appel d'offres.