Chapitre 11 - Planification des achats informatiques et approvisionnement stratégique

Étape

Action

1.

Définir le champ d'application et les conditions d'acceptation. Le résultat souhaité de l'objectif est un énoncé clairement défini du ou des problèmes de l'entreprise et du ou des besoins faisant l'objet de l'acquisition, y compris la technologie actuelle et les environnements des utilisateurs.
Les éléments à prendre en compte pour définir la portée et les conditions de l'acceptation sont les suivants :

• Exigences de compatibilité avec les systèmes, programmes, plans stratégiques ou initiatives existants ou futurs,
• Contraintes de coût, de calendrier, de capacité ou de performance, ou toute phase d'amélioration,
• Stabilité de la technologie ou des exigences souhaitées,
• Exigences en matière de livraison et de performance, et
• Risques et compromis potentiels.

2.

Préparer une analyse de marché afin de connaître les produits/services/solutions disponibles sur le marché et susceptibles d'être achetés.

3.

Effectuez une analyse "make vs. buy".

4.

Estimer les coûts d'investissement : fixer des objectifs de coûts pour le projet et les justifier ; discuter des concepts de coûts connexes à utiliser, y compris, le cas échéant :

• Coûts du cycle de vie, y compris les pièces de rechange, les mises à niveau et la maintenance.
• Estimation équitable des coûts : établir une estimation des coûts en fonction des besoins et des tendances actuelles du marché. Cette estimation peut servir de référence pour l'évaluation du caractère raisonnable des prix proposés.

5.

Créez une équipe de projet pour l'approvisionnement.

6.

Définir et attribuer les rôles et responsabilités des membres de l'équipe.

7.

Élaborer un plan/calendrier de projet.

8.

Discutez des risques techniques, des coûts et du calendrier et décrivez les efforts déployés pour réduire les risques et les conséquences d'un échec dans la réalisation des objectifs.

9.

Discutez de tout besoin particulier en matière de sécurité, de données et/ou de confidentialité (par exemple, HIPAA, sécurité VITA ou solutions d'entreprise et gouvernance, audits SAS 70, etc.)

10.

Abordez les protections et les recours tels que les retenues de paiement, les garanties de bonne exécution, les dispositions relatives aux garanties, les dispositions relatives aux dommages-intérêts liquidés, les exigences en matière de propriété intellectuelle ou d'assurance (par exemple, erreurs et omissions, cybersécurité).

11.

S'engager sur les objectifs de sélection des fournisseurs pour le marché public, y compris le calendrier de soumission et d'évaluation des propositions et la relation entre les facteurs d'évaluation et les besoins commerciaux de l'agence.

12.

Préparer une déclaration d'objectifs pour le propriétaire de l'entreprise/le comité de pilotage, le cas échéant, et obtenir l'accord du propriétaire de l'entreprise.