FAQ sur le système de déclaration des fournisseurs (SRS)
Consultez les options en libre-service en cliquant sur le lien ci-dessous :
Système de rapports sur les fournisseurs - Accès
Si vous avez des problèmes d'accès à Okta :
Contactez le VITA Customer Care Center - (866) 637-8482 ou envoyez un courriel à VCCC@vita.virginia.gov
Si vous avez un problème avec le portail SRS :
Contactez SCM - (804) 968-0133 ou SCMInfo@vita.virginia.gov
Veuillez consulter le lien ci-dessous concernant les exigences en matière de rapports des fournisseurs convenues lors de l'attribution de votre contrat.
https://www.vita.virginia.gov/procurement/supplier-reporting/#supplier-vendor-reporting-requirements
Votre rapport fait office de facture. VITA n'émet pas de facture séparée pour les frais dus. Vous pouvez réimprimer une facture à tout moment en utilisant la fonction de recherche de votre compte SRS.
Envoyez vos paiements à l'adresse suivante :
Virginia Information Technologies Agency
Attention : VITA Controller
7325 Beaufont Springs Drive
Richmond, VA 23225
Conditions de paiement :
Les chèques doivent être libellés à l'ordre du Trésorier de Virginia.
Indiquez le(s) numéro(s) de la facture à payer.
Les virements ACH sont également acceptés. Si vous avez besoin de coordonnées bancaires, veuillez contacter AR@vita.virginia.gov. Veillez à indiquer chaque numéro de facture dans les notes de paiement ACH.
Oui.
Commencez à saisir une déclaration comme vous le faites normalement.
Étapes : Soumettre un rapport → sélectionnez le contrat → choisissez le mois/l'année → cliquez sur Suivant → sélectionnez Soumettre le rapport.
En suivant ces étapes, vous obtiendrez une déclaration de vente nulle.
Aucun poste ne doit être saisi. 0.00 Les postes individuels ne sont pas des entrées valides.
Vous êtes tenu de déclarer les ventes dans le cadre du contrat en vertu duquel leur prix a été fixé à l'origine, même si le contrat a expiré.
Processus: Cliquez sur Soumettre un rapport dans la liste déroulante Rapports sur les fournisseurs. Dans l'écran suivant, assurez-vous que le bouton radio Rapport complémentaire est sélectionné. Après l'avoir sélectionné, les contrats expirés apparaîtront dans la liste déroulante des contrats.
Toutes les entrées relatives aux localités doivent être enregistrées en utilisant le code de localité figurant dans la liste des entités requérantes ou dans la liste déroulante des localités. Toutes les écoles K-12 doivent être répertoriées dans la localité où se trouve le district scolaire. Assurez-vous d'avoir passé en revue chaque section de la liste des valeurs valides : Agence, Local et Autre.
Si vous ne parvenez pas à localiser l'entité requérante appropriée, envoyez un courriel à SCMInfo@vita.virginia.gov en indiquant la dénomination légale et l'adresse de l'entité. Nous passerons en revue la liste des valeurs valides et créerons l'entrée appropriée si nécessaire.
Utilisateurs de la saisie manuelle : Une fois que SCM a créé la valeur, elle apparaît dans votre liste déroulante.
Téléchargez les utilisateurs : SCM fournira la valeur associée et l'ajoutera au journal dans SRS. Vous devrez retélécharger la liste pour vous assurer que vous disposez des valeurs les plus récentes.
Lorsque vous vous connectez au SRS, le rapport apparaît soit dans la section Rapports échus, soit dans la liste des rapports échus. Vous pouvez la modifier en cliquant sur l'icône du crayon à côté du mois correspondant.
Oui.
Pour la saisie manuelle :
Soumettez votre rapport, puis envoyez un courriel à SCMInfo@vita.virginia.gov. L'administrateur du SRS examinera votre demande et vous répondra avec une confirmation et les corrections nécessaires. Si des mises à jour sont nécessaires, le rapport sera renvoyé sur votre compte en tant que projet.
Pour la méthode du modèle de téléchargement :
Envoyez votre modèle complété par courriel à SCMInfo@vita.virginia.gov. L'administrateur du SRS vérifiera qu'il n'y a pas d'erreurs et vous informera lorsqu'il sera prêt à être soumis, ou vous fournira les corrections nécessaires avant que vous ne le soumettiez.
Selon la manière dont vous saisissez les informations dans votre feuille de calcul, vous avez deux possibilités :
Après avoir ajouté les données, formatez les cellules concernées en tant que texte et incluez le zéro initial.
Après avoir ajouté les données, insérez une apostrophe (') devant le FEIN ainsi que le zéro initial.
Par exemple : '012345678.
Les informations relatives au sous-traitant sont saisies dans le cadre de la saisie du paiement.
Si une partie seulement d'un paiement doit être créditée à un sous-traitant, vous devrez diviser le paiement en deux lignes :
Ligne 1: Le montant qui doit être attribué au sous-traitant, y compris les détails du sous-traitant.
Ligne 2: Le montant restant, saisi sans aucune information sur le sous-traitant.
Dans la saisie manuelle, lorsque vous ajoutez un sous-traitant à une entrée, ses informations sont sauvegardées et apparaissent dans votre liste déroulante des sous-traitants pour une utilisation ultérieure.
Un sous-traitant certifié SWaM/DBE est une entreprise qui a été certifiée par le département des petites entreprises et de la diversité des fournisseurs de Virginie (DSBSD) pour opérer en tant que SWaM/DBE en Virginie.
Si vous travaillez avec une entreprise SWaM certifiée dans un autre État, elle doit également être certifiée en Virginie et figurer dans le répertoire de certification du DSBSD. Si l'entreprise ne figure pas dans l'annuaire, vous devez indiquer ses coordonnées dans la section "sous-traitant" de votre rapport.
Le SRS reçoit quotidiennement des données de la DSBSD, qui vérifie automatiquement le statut SWaM lorsque vous saisissez le FEIN du sous-traitant.
Lorsque vous saisissez des crédits dans votre formulaire de téléchargement, vous devez formater les montants négatifs en utilisant le symbole "-" et non des parenthèses "( )".
Instructions:
1. Mettez la colonne en surbrillance.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Formater les cellules.
3. Sélectionnez Nombre sous l'onglet Nombre.
4. Sélectionnez le format de nombre négatif supérieur (celui qui utilise un signe moins).