Sollicitations et contrats à haut risque

En vertu de la section 2.2-4303.01 du Code de Virginia, un contrat à haut risque est tout contrat qui remplit l'une des conditions suivantes :

1. Il a une durée initiale supérieure à 10 millions de dollars

2. Il a une durée initiale supérieure à cinq millions et répond à l'un des critères suivants :

   1. L'organisme public n'a pas acheté les biens ou services au cours des cinq dernières années

   2. L’organisme public a l’intention d’acquérir les biens ou services conjointement avec un autre organisme public

   3. La durée prévue du contrat est supérieure à cinq ans, sans compter les renouvellements

En vertu de l'article § 2.2-4303.01 du Code de Virginia, le Bureau du procureur général (OAG) et la Virginia Information Technologies Agency (VITA) doivent examiner tous les appels d'offres et contrats qui répondent à la définition de « haut risque » et impliquent des biens et services liés aux technologies de l'information pour tous les organismes publics de l'État.  

Le processus d'examen à haut risque offre les avantages suivants aux agences :

• Les sollicitations et contrats IT sont examinés par l'OAG et VITA pour confirmer la conformité avec toutes les lois, politiques, normes et directives applicables de Virginia avant leur publication et leur attribution.

• VITA veille à ce que les contrats incluent des mesures de performance claires et quantifiables ainsi que des dispositions d'application, telles que des pénalités ou des incitations, qui soutiennent une gestion efficace de la performance des fournisseurs.

• Les agences reçoivent des conseils personnalisés sur les modèles, les clauses contractuelles et les meilleures pratiques du secteur. Cela permet de renforcer les documents d'approvisionnement et aide les agences à obtenir une valeur maximale pour le Commonwealth of Virginia tout en minimisant les risques. Les examens vérifient que les appels d'offres et les contrats incluent des mesures solides de gestion et d'atténuation des risques afin de favoriser une mise en œuvre plus fluide et des relations efficaces entre les fournisseurs et les agences.

• La révision de VITA identifie les risques opérationnels, de performance, de sécurité, juridiques, de conformité et financiers. Les agences reçoivent un mémorandum décrivant tous les problèmes identifiés afin qu'elles puissent les traiter avant de publier l'appel d'offres ou d'attribuer le contrat, ou décider si les risques sont acceptables.

Pour soumettre une sollicitation ou un contrat à haut risque pour examen, effectuez les opérations suivantes :

• Assurez-vous que la sollicitation ou le contrat à haut risque pour l'IT est inclus dans le plan stratégique de votre agence et soumettez une demande d’exigence commerciale pour la technologie (BRT) dans Planview afin de lancer le processus de gouvernance :
  • La demande doit être soumise par la ressource IT (AITR) de votre agence ou par le représentant désigné de Planview.
  • Si cet achat implique une nouvelle technologie, soumettez une exigence commerciale pour nouvelle technologie (BRnT).
• Confirmez l'approbation du dossier d'investissement (IBC).
• Soumettre une demande de gouvernance des achats (PGR) :
  • Les PGR doivent être soumis par la ressource IT de votre agence (AITR) ou par le responsable désigné dans Planview.
  • Le PGR sera approuvé par les directions de VITA et le CIO dans Planview.
• Soumettez la sollicitation ou le contrat IT à haut risque à VITA :
  • L'AITR ou la personne désignée pour Planview téléchargera le dossier complet des documents dans Planview.
  • La division de gestion de projet (PMD) de VITA entamera le processus de révision de la gouvernance à haut risque dans Planview.
  • Les divisions de VITA, y compris la gestion des risques de la chaîne d'approvisionnement (SCRM), téléchargeront et examineront le dossier de documents.
• Une fois la révision du cycle de vie à haut risque dans Planview reçue, la gestion des risques de la chaîne d'approvisionnement (SCRM) de VITA examinera le dossier de documents et fournira des commentaires et des révisions :
  • Soumettez votre demande d'examen de sollicitation ou de contrat IT à haut risque au Bureau du procureur général (OAG) en même temps.
  • Remplissez le formulaire de demande de révision à haut risque du Bureau du Procureur Général.
• Votre agence doit répondre à tout commentaire indiquant un risque critique ou une non-conformité avec la section 2.2-4303.01 et soumettre à nouveau la sollicitation ou le contrat à haut risque avec les révisions requises pour examen par VITA :
  • Les problèmes ou risques non traités dans les documents resoumis seront documentés dans un mémorandum sur les risques et fournis à la direction de l'agence pour examen et signature.
• Avant que le SCRM ne recommande l'approbation du CIO pour la publication d'un appel d'offres ou l'attribution d'un contrat, le SCRM doit recevoir le formulaire de révision à haut risque signé par l'OAG.
• L'AITR recevra une notification une fois que le CIO aura approuvé la demande dans Planview :
  • Demandez à votre AITR de prendre une capture d'écran de l'approbation du CIO dans Planview.
  • Téléchargez la capture d'écran de l'approbation du CIO et enregistrez la capture d'écran pour le dossier d'approvisionnement.
• Vous pouvez procéder à la publication de la demande de propositions (RFP) ou à l'attribution du contrat uniquement après avoir reçu l'approbation formelle du CIO.

Oui. Contactez la ressource IT (AITR) de votre agence pour vous assurer que la demande de gouvernance des achats (PGR) a été soumise et approuvée par le directeur des systèmes d'information (CIO) du Commonwealth of Virginia avant de soumettre votre appel d'offres ou votre contrat à haut risque à VITA pour examen.

• Consultez la page COV Ramp pour obtenir des conseils sur les étapes de supervision requises et la documentation que votre sollicitation doit inclure.

• Si un élément de la sollicitation IT à haut risque concerne des services cloud, obtenez un formulaire d’évaluation COV Ramp sur le portail de service VITA.

• Recherchez l'évaluation des services cloud, puis faites défiler jusqu'à la pièce jointe pour 1-1003 - Annexe A et téléchargez le formulaire. L'évaluation COV Ramp doit être jointe à votre sollicitation et remplie par les soumissionnaires conformément aux instructions de la demande de proposition (RFP).

• Contactez SCMinfo@vita.virginia.gov pour obtenir les conditions générales relatives au cloud requises.

Une assistance est offerte aux organismes pour les sollicitations et les contrats à haut risque. Le service VITA Procurement (gestion de la chaîne logistique) propose des formations sur l'élaboration d'appels d'offres et de contrats IT, les clauses contractuelles IT, les risques associés, les cahiers des charges, les mesures de performance et les accords de niveau de service, les tableaux des étapes clés et des livrables des projets, les négociations et la gestion des contrats. Si ces sujets vous intéressent, veuillez envoyer un courriel au service des achats de VITA à l'adresse scminfo@vita.virginia.gov.

Le service des achats de VITA recommande de veiller à ce que des mesures de performance solides soient incluses dans votre sollicitation et votre contrat IT. Les mesures de performance sont des indicateurs quantifiables des niveaux de service attendus et constituent l'épine dorsale d'un contrat réussi. Les mesures de performance doivent être adaptées pour fournir des données précises et fiables sur les performances du fournisseur par rapport aux dispositions de service convenues. Les indicateurs choisis doivent être en mesure d'identifier correctement dans quelle mesure et jusqu'à quel point le fournisseur respecte régulièrement les niveaux de service attendus décrits dans votre contrat. Consultez le chapitre 30.3.1 Mesures de performance de notre manuel d'achat IT pour obtenir des conseils et des exemples supplémentaires.

Chaque mesure de performance doit être liée à une disposition d'application correspondante. Des dispositions d'application solides inciteront le fournisseur à respecter systématiquement les mesures de performance énoncées dans le contrat. Consultez le chapitre 30.3.2 Dispositions d'application et recours du manuel d'approvisionnement IT de VITA et l'outil Performance Metrics Tool pour obtenir des conseils et des exemples supplémentaires. Consultez également la vidéo de formation sur les mesures de performance.

Les recours contractuels sont un moyen de tenir le fournisseur responsable de manière tangible en cas de non-respect des mesures de performance requises. Ils incitent le fournisseur à respecter ou à dépasser systématiquement les mesures de performance contractuellement requises. Les recours peuvent prendre la forme de sanctions pécuniaires ou de l'exercice d'options contractuelles telles que la résiliation ou le recours à un autre fournisseur pour les services négligés. Consultez le chapitre 30.3.2 Dispositions d'application et recours de notre manuel d'achat IT et l' outil de mesures de performance pour obtenir des conseils et des exemples supplémentaires.

VITA recommande aux agences d'inclure dans leurs appels d'offres et leurs contrats un tableau des étapes du projet et des prestations à fournir. Veuillez télécharger le modèle des étapes du projet et des éléments livrables et suivre les instructions figurant dans le document Word.