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Objet : ce chapitre décrit l'autorité statutaire de VITA en matière d'acquisition de biens et de services informatiques et de télécommunications, ainsi que la responsabilité de VITA dans l'établissement de politiques, de normes et de lignes directrices en matière d'acquisition de biens et de services IT et de télécommunications.

Points clés :

• La VITA est compétente en matière d'achats de technologies de l'information pour toutes les agences de l'exécutif et les établissements d'enseignement supérieur qui ne sont pas spécifiquement exemptés de l'autorité de la VITA.
• VITA a des responsabilités statutaires en matière de gouvernance et de contrôle pour certains projets et achats informatiques du Commonwealth.
• Seule VITA peut établir des contrats informatiques à l'échelle de l'État.
• Les pouvoirs judiciaire et législatif ainsi que les agences indépendantes ne sont pas soumis au pouvoir de passation de marchés de la VITA.

Chapitre 1 - Objectif et champ d'application de la passation de marchés de Vita (PDF)

Objet : ce chapitre explique en quoi l'acquisition de biens et de services IT diffère de l'acquisition de produits non informatiques et donne des conseils sur la procédure d'acquisition IT.

Points clés :
• L’approvisionnement en IT est en constante évolution et nécessite l’application de meilleures pratiques spécialisées.
- Les risques technologiques doivent être analysés et atténués pendant l'élaboration de l'appel d'offres et avant l'exécution du contrat.
- L'application de stratégies et de principes à l'acquisition de technologies permet au Commonwealth de maximiser les avantages qu'il tire de la technologie et de réduire le risque de défaillance des fournisseurs et de la technologie.

Chapitre 2 En quoi l'acquisition de technologies de l'information est-elle différente? (PDF)

Objectif : ce chapitre présente la vision, la mission, les valeurs fondamentales et les principes directeurs de la gestion de la chaîne d'approvisionnement (GCA) de VITA. Il aborde également les services que SCM fournit au Commonwealth.

Points clés :
o SCM est la division de VITA chargée d'élaborer, de mettre en œuvre et de diriger les politiques, les normes et les lignes directrices du Commonwealth en matière d'acquisition de technologies.
o SCM est le bureau central d'achat de biens et services informatiques pour le Commonwealth.
o Le SCM cherche à réaliser sa mission de développement et de gestion des relations avec les fournisseurs afin de maximiser le rendement des investissements dans les technologies de l'information du Commonwealth en intégrant les besoins commerciaux de ses clients avec ses fournisseurs stratégiques.

Chapitre 3 - La gestion de la chaîne d'approvisionnement (GCA) de VITA (PDF)

Objet : ce chapitre présente des informations générales et la politique à suivre par les agences et les institutions. Le respect de cette politique garantira la conformité avec les réglementations légales, protégera la confiance établie entre les responsables des marchés publics et les citoyens du Commonwealth, et établira un traitement juste et équitable de tous les fournisseurs qui souhaitent faire des affaires avec le Commonwealth.

Points clés :
- VITA s'engage à développer des politiques de passation de marchés et à maintenir des processus de passation de marchés qui sont équitables, éthiques, impartiaux et en stricte conformité avec les lois du Commonwealth.
- Les professionnels de la passation de marchés ont la responsabilité de s'assurer que toutes les informations et tous les documents relatifs à l'élaboration d'un appel d'offres ou d'un document contractuel pour un marché proposé ou une attribution contractuelle prévue

Chapitre 5 L'éthique dans les marchés publics ( PDF)

Objet : Ce chapitre comprend des politiques de passation de marchés qui garantissent que les pratiques de passation de marchés et de contrats IT dans le Commonwealth sont exécutées de manière cohérente et de façon à promouvoir une concurrence loyale et ouverte.

Points clés :
o VITA s'engage à assurer une concurrence loyale et ouverte en mettant en œuvre des politiques et des procédures de passation de marchés transparentes pour les agences, les fournisseurs et le public.
o Une concurrence loyale et ouverte crée et stimule la valeur, réduit les coûts et permet un plus grand choix, car la participation accrue des fournisseurs nécessite la mise en place de solutions innovantes et l'amélioration de leurs performances.

Chapitre 6 Concurrence loyale et ouverte dans les marchés publics de technologies de l'information (PDF)

Objet :  Ce chapitre définit les politiques et les lignes directrices que les agences et les institutions du pouvoir exécutif du Commonwealth doivent suivre pour promouvoir les objectifs socio-économiques du Commonwealth lors de l'acquisition de technologies de l'information (IT).

Points clés :

• L'ordre exécutif 35 ( établit un objectif selon lequel le Commonwealth devrait dépasser son objectif de 42% de ses achats auprès des petites entreprises, y compris les petites entreprises détenues par des femmes, des minorités, des vétérans handicapés et des micro-entreprises.
• Les objectifs de toute agence du pouvoir exécutif en vertu de 2.2 -4310 du Code de Virginie pour la participation des petites entreprises doivent inclure, parmi ces objectifs, un minimum de 3% de participation des entreprises de vétérans handicapés, telles que définies aux articles 2.22.2-2001 et 2.22.2- 4310, lors de la passation de marchés de biens et de services.
• Le décret 77 ( fixe un objectif à l'échelle de l'État pour réduire la pollution plastique et éliminer le besoin de nouvelles installations d'élimination des déchets solides en Virginia.
• VITA a élaboré des politiques et des lignes directrices en matière de passation de marchés afin d'encourager les utilisateurs contractuels éligibles et les agences de l'État à acquérir des produits et des services informatiques qui contribuent à minimiser l'impact environnemental de l'utilisation et de la mise au rebut de ces produits.

Chapitre 7 Promouvoir les initiatives socio-économiques du Commonwealth (PDF)

Objet: Ce chapitre présente les politiques et les orientations de VITA en matière de préparation de spécifications et d'exigences efficaces pour l'acquisition de biens et de services informatiques IT.

Points clés :
- Par nature, les spécifications fixent des limites et, par conséquent, éliminent ou restreignent les éléments qui se situent en dehors de ces limites. Les spécifications technologiques doivent être rédigées de manière à encourager, et non à décourager, la concurrence dans un souci d'économie globale pour l'objectif et la solution technologique visés.
- Les spécifications constituent le cœur d'un document contractuel qui régira le fournisseur des biens ou services requis dans le cadre de l'exécution du contrat, ainsi que la base pour juger de la conformité.
- La correction d'une erreur d'exigence après la livraison peut coûter jusqu'à 100 fois le coût de la correction de l'erreur de mise en œuvre.
- Les exigences en matière de passation de marchés sont à la base de la portée et de l'énoncé des travaux de l'appel d'offres et du contrat.

Chapitre 8 Décrire le besoin : Spécifications et exigences (PDF)

Objet: ce chapitre décrit le processus de détermination d'un prix juste et raisonnable dans le cadre des marchés publics de technologies de l'information IT.

Points clés :
• Tous les professionnels des achats IT ont la responsabilité fiduciaire d'analyser le prix ou le coût que le Commonwealth paie pour ses biens et services IT.
- Un prix juste et raisonnable se caractérise par la prise en compte des prix pratiqués dans le secteur et sur le marché, ainsi que de la valeur et de la qualité attendues des produits, des solutions et/ou des services à recevoir. Juste et raisonnable ne signifie pas nécessairement l'offre la plus basse.
- Un prix juste et raisonnable est déterminé en effectuant une analyse des prix ou une analyse des coûts.

Chapitre 9 Déterminer un prix juste et raisonnable (PDF)

Objet: Ce chapitre contient des politiques générales applicables à la passation de marchés de biens et de services IT.

Points clés :
• En vertu de la loi sur la liberté d'information de Virginie, la présomption est que tous les documents en possession d’un organisme public ou d’un fonctionnaire, ainsi que toutes les réunions des organismes publics locaux et de l’État, sont accessibles aux citoyens du Commonwealth.
- Dans la mesure permise par la loi, cet organisme public n'exerce aucune discrimination à l'encontre des organisations confessionnelles conformément au code de Virginie, § 2.2-4343.1 ou à l'encontre d'un soumissionnaire ou d'un offrant en raison de la race, de la religion, de la couleur, du sexe, de l'origine nationale, de l'âge, du handicap, de l'orientation sexuelle, de l'identité ou de l'expression de genre, de l'affiliation politique ou du statut d'ancien combattant handicapé ou de toute autre base interdite par la loi de l'État relative à la discrimination en matière d'emploi.

Il est interdit de passer plusieurs commandes à un ou plusieurs fournisseurs pour des biens ou des services identiques, similaires ou connexes afin d'éviter d'avoir à utiliser la méthode de passation de marchés appropriée, de rester dans le cadre des pouvoirs de passation de marchés délégués ou d'éviter la concurrence.

Chapitre 10 Politiques générales de passation des marchés informatiques ( PDF)

Objet: Ce chapitre traite de la planification des acquisitions IT, qui comprend les efforts déployés par l'ensemble du personnel responsable des aspects importants d'un projet informatique pour s'assurer qu'ils sont coordonnés et intégrés d'une manière globale.

Points clés :
• En tant que meilleure pratique en matière de passation de marchés IT, il est prouvé qu’une planification complète des marchés IT présente de nombreux avantages pour les marchés publics.
- L’étude de marché est essentielle à une bonne planification des achats IT et ses résultats doivent être compris par l’ensemble de l’équipe chargée du projet d’achat.
- La planification stratégique des achats permet au Commonwealth d'optimiser les performances, de minimiser les prix, d'améliorer la réalisation des objectifs socio-économiques d'acquisition, d'évaluer les coûts de gestion du cycle de vie total, d'améliorer l'accès des fournisseurs aux opportunités commerciales et d'augmenter la valeur de chaque dollar IT.
- VITA peut avoir un contrat existant à usage obligatoire ou facultatif à l'échelle de l'État qui répondrait à vos besoins en matière d'approvisionnement informatique.
répondre à vos besoins en matière d'approvisionnement informatique. Les agences soumises à l'autorité de la VITA en matière d'acquisition de technologies de l'information doivent
déterminer s'il en existe un, ce qui constitue la première étape du processus de planification des achats.

Chapitre 11 Planification des achats IT et approvisionnement stratégique (PDF)

Objet : Ce chapitre traite de la préparation des documents relatifs à l'étendue des travaux et à l'énoncé des travaux (SOW) utilisés pour l'acquisition de biens et de services dans le domaine des technologies de l'information.

Points clés :

• On ne saurait trop insister sur l'importance d'une définition des besoins, d'un énoncé du champ d'application et d'un énoncé des travaux complets, clairs et bien élaborés pour les documents d'appel d'offres et de contrat IT.
• Il est essentiel d'inclure et d'énoncer clairement et sans ambiguïté dans le cahier des charges toutes les exigences et attentes techniques, fonctionnelles, de performance et de gestion de projet.
• Le contenu et les détails du cahier des charges dépendent de la nature de la passation de marché et peuvent aller d'une extrême simplicité (achat d'un logiciel) à une extrême complexité (conception d'une solution ou d'un système). 

Chapitre 12 Cahier des charges pour les marchés publics de technologies de l’information (PDF)

Objectif :  ce chapitre explique l'importance de la mise en place d'une solide équipe de projet pour l'acquisition de technologies de l'information (avec les ressources, les compétences et le temps nécessaires pour mener à bien le projet).

Points clés :

• Le PPT doit rassembler autant de connaissances que possible pour s'assurer que le fournisseur le plus qualifié est sélectionné.
• Les membres du PPT/évaluateurs devront remplir une déclaration de confidentialité et de conflit d'intérêts.

Chapitre 13 L'équipe du projet d'acquisition de technologies de l'information (PDF)

Objet : Ce chapitre a pour objet de fournir aux professionnels de l'achat IT des descriptions des différentes méthodes d'achat IT et d'indiquer quand utiliser ces méthodes.

Points clés :
• La concurrence loyale et ouverte est le concept central de la loi sur les marchés publics de Virginie. Les méthodes de passation de marchés qui font appel à la concurrence sont le devis rapide, l'appel d'offres concurrentiel sous pli fermé, la négociation concurrentielle et la vente aux enchères.
- Dans certaines circonstances, il n'est pas possible de recourir à des marchés publics concurrentiels. Il arrive qu'un seul fournisseur soit disponible dans la pratique ou qu'une urgence doive être traitée immédiatement.

Chapitre 14 Choisir la méthode d'acquisition des technologies de l'information (PDF)

Objet :  Ce chapitre définit les lignes directrices relatives aux petits achats dans le domaine des IT et des télécommunications.

• Points clés :
  Les micro-entreprises doivent être réservées pour tous les marchés d'une valeur inférieure à10,000 lorsque le prix proposé est juste et raisonnable et n'excède pas cinq pour cent (du soumissionnaire non certifié le moins disant et le plus responsable). Les petites entreprises certifiées par le DSBSDDSBSD doivent se voir réserver une place pour tous les marchés d'une valeur maximale de100,000 lorsque le prix proposé est juste et raisonnable et ne dépasse pas cinq pour cent ( de l'offre non certifiée la moins disante et la plus responsable.
• L'examen des contrats disponibles au niveau de l'État pour les biens et services informatiques ou de télécommunications permet aux agences et aux institutions de déterminer si le produit ou le service technologique nécessaire peut être acheté par le biais d'un contrat au niveau de l'État.
• Un devis rapide ou un appel d'offres peut être utilisé pour les petits achats jusqu'à200,000$.
• Toutes les acquisitions de solutions basées sur le cloud (Software as a Service), quel que soit le montant, sont soumises à la conformité de l'agence avec les exigences de la politique d'utilisation par des tiers de VITA.

Chapitre 15 Procédures d'achat de petites technologies de l'information (PDF)

Objet: ce chapitre définit les marchés IT à source unique et décrit les politiques en la matière.

Points clés :

• Les marchés informatiques à source unique sont définis comme des marchés pour lesquels il n'existe qu'une seule solution pour répondre aux besoins IT d'une agence, et un seul fournisseur peut fournir les biens et/ou services technologiques nécessaires à la solution.
• Les solutions informatiques propriétaires ne justifient pas la passation d'un marché à fournisseur unique. Les marchés exclusifs sont définis comme ceux dans lesquels il n'existe qu'une seule solution pour répondre aux besoins informatiques d'une agence ; toutefois, plusieurs fournisseurs peuvent fournir les biens et/ou services technologiques nécessaires à la solution.

Chapitre 16 Marchés publics de technologies de l'information à source unique (PDF)

Objet :  Ce chapitre définit les achats IT d'urgence et décrit les politiques d'achat en cas d'urgence.

Points clés : 

• Toute agence peut procéder à des achats d'urgence lorsqu'une situation urgente se présente et que le besoin IT particulier ne peut être satisfait par les méthodes d'achat normales. Le chef d'agence doit approuver le marché public d'urgence par écrit.
• Une situation d'urgence est une situation grave ou urgente qui nécessite une action immédiate pour protéger les personnes ou les biens. Une urgence peut être une menace pour la santé publique, le bien-être ou la sécurité causée par des inondations, des épidémies, des émeutes, des pannes d'équipement, des incendies ou toute autre raison.
• L'agence doit d'abord consulter les contrats de VITA à l'échelle de l'État pour déterminer si des sources existantes sont disponibles pour répondre à l'appel d'offres d'urgence, puisque ces contrats ont fait l'objet d'un appel d'offres et d'une négociation.

Chapitre 17 Marchés publics d'urgence en matière de technologies de l'information (PDF)

Objet: ce chapitre fournit des orientations pour la conduite des demandes d'information, la présélection des fournisseurs et la réception des propositions spontanées.

Points clés :

• Une demande d'information ( est un processus commercial standard permettant de recueillir des informations écrites sur les capacités de différents fournisseurs.
• La préqualification est une procédure visant à qualifier des produits ou des fournisseurs et à limiter l'examen des offres ou des propositions aux seuls produits ou fournisseurs qui ont été préqualifiés.
• Une proposition non sollicitée est une proposition reçue qui n'est pas en réponse à un appel d'offres lancé par une agence ou une institution.

  Chapitre 18 RFI, préqualification des fournisseurs, propositions spontanées (PDF)

Objet :  ce chapitre contient des politiques et des lignes directrices relatives à l'acquisition de biens IT par le biais d'enchères publiques, d'enchères en ligne et d'enchères inversées.

Points clés : 

• L’achat de biens IT et de services non professionnels dans le cadre d’une vente aux enchères publiques est autorisé par toute autorité, tout département, toute agence ou tout établissement d’enseignement supérieur non exempté, sous réserve de l’approbation préalable du CIO.
• Une enchère inversée est une méthode de passation de marché dans laquelle les fournisseurs sont invités à soumissionner pour des biens ou des services non professionnels spécifiés par le biais d'un appel d'offres électronique en temps réel, l'adjudication étant faite au fournisseur le moins disant et le plus responsable.

  Chapitre 19 Ventes aux enchères publiques, en ligne et inversées (PDF)

Objet: ce chapitre couvre les politiques relatives à la promotion et à l'utilisation des achats conjoints et/ou coopératifs, ainsi qu'à l'utilisation des contrats GSA par les organismes publics, pour l'acquisition de biens et de services IT.

Points clés :

• Le marché public conjoint et/ou coopératif est constitué lorsque plusieurs parties identifient des besoins communs se prêtant à un accord de marché public conjoint et/ou coopératif et signent un accord écrit pour passer un marché conjoint et coopératif.
• Le CIO doit approuver tous les accords de passation de marchés conjoints et/ou coopératifs pour l'acquisition de biens et de services IT, ainsi que tous les achats effectués dans le cadre de contrats passés conjointement ou en coopération, y compris les contrats GSA, quel que soit le montant de l'achat IT.
• Les contrats conjoints et/ou coopératifs, y compris les contrats de la GSA, ne doivent généralement pas être utilisés pour les marchés impliquant la propriété intellectuelle ou comprenant des accords de niveau de service.
• Si la passation de marché conjointe et/ou coopérative implique une solution hors site (hébergée dans le nuage), les agences doivent suivre le processus Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS).
  
  

  Chapitre 20 Contrats conjoints et coopératifs et contrats GSA (PDF)

Objet :  Ce chapitre traite des contrats basés sur les performances et des accords de niveau de service utilisés dans l'acquisition de biens et de services informatiques.

Points clés :

• La passation de marchés basée sur la performance ( est une méthode de passation de marchés qui structure tous les aspects de la passation de marchés autour des objectifs du travail à effectuer au lieu de décrire la manière dont le travail doit être effectué.
• L'élément le plus important d'un PBC, et ce qui le distingue des autres méthodes de passation de marchés, est le résultat escompté.
• L'agence doit déterminer au moins un indicateur de performance et une norme pour chaque tâche et produit livrable et les relier à une description de la qualité acceptable.
• Les incitations à la performance peuvent être positives ou négatives et peuvent être monétaires ou non monétaires, basées sur la maîtrise des coûts, la qualité, la réactivité ou la satisfaction du client.
  
    Chapitre 21 Contrats basés sur la performance et accords de niveau de service (PDF)

Objet : Ce chapitre couvre à la fois les politiques et les orientations relatives à l'appel d'offres sous pli fermé et à la méthode de passation des marchés par invitation à soumissionner utilisée pour l'acquisition de biens et de services IT, à l'exclusion des services professionnels.

Points clés : Dans le cadre d'un appel d'offres concurrentiel sous pli fermé, il est important que les biens ou services IT achetés puissent être décrits de manière spécifique afin que les offres puissent être évaluées par rapport à la description figurant dans les exigences de l'appel d'offres. Les termes et conditions d'un appel d'offres ne sont pas négociables. Il est impératif que l'appel d'offres comprenne toutes les conditions obligatoires, statutaires, spéciales en matière d'IT et autres conditions requises par le Commonwealth et par l'organisme adjudicateur.
- Toutes les offres reçues doivent être ouvertes et annoncées publiquement.
- Le prix est attribué au soumissionnaire le moins disant et le plus responsable.
- Si une agence reçoit deux ou plusieurs réponses à un appel d'offres qui répondent aux critères établis à la section 2.2-4328.1, l'agence ne peut choisir que parmi ces offres.

  Chapitre 22 IT Appel d'offres concurrentiel scellé/Invitation à soumissionner (IFB) (PDF)

Objet :  Ce chapitre traite de l'appel d'offres concurrentiel en deux étapes pour l'acquisition de biens et de services dans le domaine des technologies de l'information.

Points clés :

• L'appel d'offres concurrentiel en deux étapes est une combinaison de procédures concurrentielles visant à obtenir les avantages de l'appel d'offres concurrentiel lorsque des spécifications adéquates ne sont pas disponibles.
• Il n'y a pas de négociation dans la procédure d'appel d'offres en deux étapes.
• Si une agence reçoit deux ou plusieurs offres scellées pour des produits qui satisfont aux exigences d'efficacité énergétique - et d'utilisation rationnelle de l'eau - énoncées au § , cette agence ne peut choisir que parmi ces offres.
  
    Chapitre 23 Appel d'offres concurrentiel en deux étapes (PDF)

Objet: ce chapitre présente des orientations pour la planification, l'émission, l'évaluation et la négociation des appels d'offres IT sur la base de négociations concurrentielles. Il fournit également des informations générales sur les projets IT basés sur les solutions et sur les performances.

Points clés :
• La négociation compétitive est la méthode d’acquisition recommandée par VITA lorsqu’une agence a un besoin IT défini et demande aux fournisseurs de proposer la meilleure solution pour répondre à ce besoin.
- Consacrez le temps et les ressources nécessaires à la collecte des données nécessaires à l'élaboration des exigences commerciales, fonctionnelles et techniques de l'appel d'offres.
les exigences commerciales, fonctionnelles et techniques de l'appel d'offres.
- Il est essentiel que les professionnels de l'approvisionnement IT comprennent le coût total d'une solution d'entreprise basée sur la technologie.

  Chapitre 24 Les appels d'offres et la négociation concurrentielle (PDF)

Objet :  Ce chapitre explique comment créer un document de contrat IT efficace et bien préparé. 

Points clés :
• L’élaboration d’un contrat efficace commence dès la rédaction de l’appel d’offres
• Tous les contrats IT doivent promouvoir l’excellence des performances des fournisseurs.
- En raison de la nature des achats de technologies et des nombreux risques associés à ces investissements publics, de nombreuses dispositions contractuelles spécifiques doivent être incluses dans un contrat technologique, dispositions que les agences n'utilisent normalement pas pour les achats non technologiques.
- Le principal professionnel de l'approvisionnement affecté à un contrat technologique est chargé de veiller à l'inclusion des dispositions contractuelles fédérales et du code de Virginia pertinents, ainsi que de toutes les conditions contractuelles spécifiques à l'IT exigées par VITA.

Chapitre 25 Formation des contrats IT (PDF)

Objectif: Ce chapitre présente les méthodes et les stratégies de négociation d'un contrat IT, les risques à éviter et les méthodes éprouvées pour parvenir à un accord qui favorisera une relation fructueuse et le succès mutuel du projet.

Points clés :
- Un négociateur efficace est parfaitement préparé et connaît les exigences techniques et commerciales ainsi que les forces et les faiblesses de sa position par rapport à l'autre partie à la négociation.
- Une négociation réussie commence par une préparation dès le début de la passation de marché, avant même l'élaboration de l'appel d'offres.
- Les principaux domaines de préparation comprennent la compréhension des besoins de l'entreprise, la compréhension du marché et la prise de contact avec des clients de référence.
- La négociation d'un contrat de licence de logiciel présente des aspects particuliers.
- Les coûts liés à l'acquisition d'une technologie sont généralement plus élevés que le prix de vente initial. Les coûts de l'assistance et des technologies auxiliaires dépassent de loin les économies de bouts de chandelle qui peuvent sembler attrayantes lors de l'achat de l'article d'origine.

Chapitre 26 Négocier des contrats informatiques (PDF)

Objet: Ce chapitre fournit des politiques et des lignes directrices pour l'achat de logiciels sous licence et de services de maintenance, y compris les COTS, et les services d'assistance connexes. Il présente également une discussion approfondie sur la propriété intellectuelle.
Points clés :
- Un appel d'offres bien préparé préparera le terrain pour la négociation d'un contrat de logiciel et/ou de maintenance. Le traitement des questions de propriété intellectuelle au cours de la phase d'appel d'offres contribue à garantir des conditions de concurrence équitables pour le Commonwealth et les fournisseurs potentiels.
- Quel que soit l'objectif commercial de l'agence lors de l'achat du logiciel, il est dans l'intérêt de l'agence d'intégrer de la flexibilité dans le contrat de licence et/ou de maintenance du logiciel afin de s'assurer que les licences peuvent s'adapter aux changements dans un environnement technique qui évolue rapidement.
- Sauf pour les achats de logiciels de petite taille, ponctuels ou non critiques, VITA recommande de ne pas utiliser l'accord de licence du fournisseur, mais d'inclure les conditions finales négociées de la licence dans le contrat de l'agence.
- Pour les produits logiciels des revendeurs à valeur ajoutée (VAR), la VITA exige l'utilisation d'un addendum au contrat de licence de l'utilisateur final, avec certaines conditions non négociables.

Chapitre 27 Contrats de licence de logiciel (PDF)

Objet: Ce chapitre fournit des informations sur les exigences de sécurité et de conformité au cloud du Commonwealth pour toutes les agences lors de l'achat de technologies de l'information IT. La VITA a l'autorité statutaire pour assurer la sécurité des informations électroniques du gouvernement de l'État contre les utilisations non autorisées, les intrusions ou d'autres menaces à la sécurité en développant et en mettant en œuvre des politiques, des normes et des lignes directrices, et en fournissant des processus de gouvernance et des audits pour assurer la conformité de l'agence.

Points clés :
• L’adhésion à toutes les politiques, normes et lignes directrices en matière de sécurité de l’information est exigée de toutes les agences d’État et de tous les fournisseurs qui proposent des produits ou des services IT à votre agence.
- En outre, tout achat de technologie de l'information effectué par les pouvoirs exécutif, législatif et judiciaire du Commonwealth et les agences indépendantes doit être effectué conformément aux lois et réglementations fédérales relatives à la sécurité et à la confidentialité de l'information.
- Outre la norme de sécurité SEC525 de la VITA pour tout achat de services en nuage de tiers (hébergés par des fournisseurs) (c'est-à-dire des logiciels en tant que service), étant donné que les agences ont $0 l'autorité déléguée pour acheter ces types de solutions, il existe une procédure distincte pour obtenir l'approbation de la VITA pour l'achat.
- Il existe des conditions générales spécialement requises pour les services en nuage qui doivent être incluses dans tout appel d'offres ou contrat de services en nuage, ainsi qu'un questionnaire qui doit être inclus dans l'appel d'offres pour que les soumissionnaires le remplissent et le soumettent avec leurs propositions.

Chapitre 28 Exigences en matière de sécurité et de protection des marchés publics informatiques des agences (PDF)

Objet: Ce chapitre définit les politiques et lignes directrices requises et utiles en matière d'achats IT, tant au stade de l'adjudication qu'au stade de la post-adjudication.

Points clés :
o À l’issue des négociations, le cas échéant, et avant l’attribution de tout contrat IT, le responsable des achats désigné doit s’assurer que le fournisseur respecte certaines exigences contractuelles ou légales essentielles.
o Avant d’attribuer un contrat IT d’une valeur égale ou supérieure à 250,000, ou un contrat portant sur un projet majeur, les agences doivent obtenir les examens et les approbations nécessaires de la VITA. En outre, la procédure d'examen de la gouvernance des marchés publics (PGR) doit être suivie pour tout investissement technologique d'une valeur égale ou supérieure à250,000.
o Il est recommandé d'organiser une réunion de lancement du contrat dans les 30 jours suivant l'attribution du contrat.

Chapitre 29 Passation et suivi des marchés informatiques (PDF)

Objet: Ce chapitre définit les appels d'offres et les contrats "à haut risque", les conditions requises pour un appel d'offres ou un contrat "à haut risque" et la procédure d'examen nécessaire pour tous les appels d'offres et contrats "à haut risque" dans le domaine de l'IT.

Points clés :
o Tous les appels d'offres et contrats IT "à haut risque", tels que définis au § 2.2-4303.01(A), doivent être examinés à la fois par VITA et par l'OAG avant la publication d'un appel d'offres à haut risque et avant l'attribution d'un contrat à haut risque.
o Le service de gestion des risques contractuels de VITA procédera à l'examen des appels d'offres et des contrats informatiques à haut risque conformément au § 2.2-4303.01(B).
o Tous les appels d'offres et contrats à haut risque doivent inclure des mesures de performance claires et distinctes et des dispositions d'exécution, y compris des recours en cas de non-exécution par le fournisseur.
o L'eVA servira de système d'enregistrement pour la communication des données relatives à l'exécution des contrats à haut risque.

Chapitre 30 Appels d'offres et contrats à haut risque dans le domaine des technologies de l'information (PDF)

Objet: Ce chapitre définit les politiques de VITA en matière de procédures de contestation liées à l'acquisition de biens et de services IT.

Points clés :
• VITA recommande que toutes les demandes de propositions et tous les contrats IT soient soumis à plusieurs niveaux et perspectives d’examen afin d’obtenir un examen holistique et d’atténuer le risque de contestation.
- La politique de VITA est d'être ouverte et transparente avec ses fournisseurs afin de promouvoir une procédure de passation de marchés équitable et concurrentielle.

Chapitre 32 Procédures de protestation (PDF)

Objet: Ce chapitre traite de l'administration des marchés IT après leur attribution.

Points clés:

• Le processus d'administration des contrats commence avec la documentation relative à l'appel d'offres et se poursuit à partir de l'attribution du contrat jusqu'à ce que les travaux aient été achevés et acceptés, que les éventuels litiges ou ajustements aient été résolus, que le paiement final ait été effectué et que le contrat soit formellement clôturé.
• L’administrateur du contrat doit comprendre toutes les activités attendues de lui, sur la base du protocole de l’agence et en fonction de la complexité et des exigences du contrat IT spécifique.
• L'administrateur du contrat doit lire et se familiariser avec les documents contractuels afin d'établir un calendrier d'activités visant à garantir la conformité des deux parties au contrat - le fournisseur et l'agence.
• La réussite d'un contrat dépend tout autant de l'administration postérieure à l'attribution que d'un cahier des charges bien rédigé ou de normes de performance rigoureuses.
• En cas de réclamation ou de litige entre les parties au cours de l'exécution du contrat, l'accès aux documents du dossier d'administration du contrat peut être d'une importance capitale. Il est donc essentiel que toute la documentation concernant les actions contractuelles, les performances des fournisseurs et des agences soit conservée et accessible.

Chapitre 34 Administration des contrats IT (PDF)