34.1 Administration générale du contrat
34.1.1 Fonctions essentielles d'administration des contrats
L'administration générale des contrats comporte quatre fonctions essentielles : le contrôle du respect des contrats, le traitement et l'administration des modifications, la clôture des contrats et le retrait des contrats. Les sous-fonctions de chaque fonction principale sont traitées à des niveaux de granularité variables en fonction des procédures de l'agence et des exigences du contrat géré :
- Contrôler le respect des contrats
- Assister à la réunion de lancement du contrat ou l'accueillir
- Contrôler les certifications et les rapports des fournisseurs
- Certificats d'assurance/de cautionnement
- Certificats statutaires (Département de la fiscalité, exclusion fédérale, lobbying)
- Certificats professionnels
- Validation de l'enregistrement de l'eVA
- Certificats de petites entreprises (SWaM)
- Rapport et conformité de la SWaM
- Rapport sur l'état d'avancement du projet
- Rapports de performance
- Rapports sur les ventes et l'utilisation
- Rapports sur les ventes/IFA (contrats VITA à l'échelle de l'État uniquement)
- Contrôler/coordonner les approbations des sous-traitants
- Contrôler les produits livrables et l'acceptation
- Expédition et transport
- Produits livrables à l'étape du projet
- Produits livrables en version papier et électronique
- Services et produits livrables
- Approbations écrites
- Contrôler les performances des fournisseurs
- Niveau de service
- Calendrier
- Budget
- Personnel clé
- Gestion de projets/processus d'affaires
- Contrôler les garanties des fournisseurs
- Coordonner/surveiller la transmission ou l'accès aux données/propriétés du gouvernement
- Coordonner l'accès à la sécurité des installations et l'attribution des badges
- Coordonner les accords de confidentialité et de non-divulgation
- Contrôler la facturation et les paiements
- Traitement
- Approbation du budget et des projets
- Contrôler les obligations de l'agence
- Disponibilité du budget
- Disponibilité des ressources
- Renouvellement de la maintenance
- Suivi des licences et/ou audits
- Engagements de confidentialité ou de non-divulgation
- Rôles et responsabilités
- Approbations dépendantes du fournisseur
- Informations ou données dépendantes du fournisseur
- Délais d'examen et d'acceptation des produits livrables
- Délais des tests d'acceptation
- Réunions et formations
- Mise en place, installation, mise à niveau et/ou maintenance de l'environnement technique requis
- Accès au site
- Traiter les litiges, les réclamations et les résolutions
- Accueil, enquête, suivi, clôture
- Traiter les demandes au titre de la loi sur l'accès à l'information et la protection des données (FOIA)
- Traitement et administration des modifications
- Conditions contractuelles
- Durée ou résiliation
- Attributions/Innovation
- Tarification
- Champ d'application
- Changements administratifs
- Procéder à la clôture du contrat
- Rapports finaux des fournisseurs
- Livrables finaux
- Acceptation finale
- Rapport final sur la propriété
- Rapport final sur les brevets/royautés
- Rapport final de séquestre
- Paiement final
- Procéder à la résiliation d'un contrat
- Mettre à jour les systèmes contractuels, de gestion de portefeuille ou financiers de l'agence/du Commonwealth
- Dossier clos
- Fichier archivé pour conservation
Le suivi et le traitement de chacune des fonctions susmentionnées sont normalement assurés par un administrateur de contrat. Les données administratives relatives aux contrats peuvent être saisies à la fois par voie électronique et dans le dossier du contrat, en fonction des processus et des procédures de l'agence. En outre, en fonction de la complexité et de la taille du projet/contrat, le chef de projet, le gestionnaire de contrat et l'administrateur de contrat assignés travailleront ensemble pour s'assurer que les exigences contractuelles sont remplies. Pour les contrats de plusieurs millions de dollars ou les contrats d'entreprise, plusieurs administrateurs de contrats peuvent être affectés à des domaines de responsabilité individuels.
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