Chapitre 32 - Procédures de protestation

32.6.1 Responsabilités de l'agence d'achat

L'agence d'achat doit

• Accusez réception de la protestation.
• Distribuez toute la correspondance relative à la protestation à toutes les parties.
• Examinez immédiatement les faits relatifs à la procédure d'appel d'offres :
• Interroger tous les participants à la procédure d'appel d'offres et d'attribution.
• Examinez minutieusement tous les documents figurant dans le dossier de passation de marchés.
• Analysez les préoccupations soulevées dans la réclamation et déterminez si les questions soulevées sont valables.
• Déterminer si l'attribution du contrat s'est faite dans le respect des conditions de l'appel d'offres et du code de la Virginie.
• Déterminer si la procédure d'appel d'offres proprement dite a été menée de manière correcte, précise et professionnelle, dans un souci d'équité, d'objectivité et d'égalité d'accès pour les participants.
• Déterminer si les décisions d'attribution et les actions ont été correctement documentées dans le dossier de passation de marchés.
• Déterminez si l'agence a des chances d'obtenir gain de cause en cas d'action en justice intentée par le fournisseur ayant protesté. Évaluer le risque et les responsabilités potentielles et déterminer les résultats les plus probables. 
• Dans un délai de dix jours à compter de la réception de la réclamation, l'Agence répond par écrit au fournisseur plaignant en indiquant si la réclamation est valable ou non. La décision de l'agence d'achat est définitive, à moins que le fournisseur n'intente une action en justice conformément à 2.2-4364 du code de la Virginie.
• Prendre des mesures immédiates pour corriger la situation s'il est établi que l'agence d'achat est dans l'erreur ou que les conditions de l'appel d'offres n'ont pas été respectées. 
• Tenir un dossier officiel de protestation comprenant des copies de tous les documents relatifs à la protestation.
• Coordonner avec toutes les parties la programmation des conférences ou réunions de protestation, y compris la distribution de la notification officielle de ces réunions. 
• Administrer la recherche et répondre en temps utile à toute demande de FOIA reçue en relation avec la protestation.
• Procéder à une évaluation des enseignements tirés ou à un compte rendu de la procédure d'appel d'offres et de la décision d'attribution. Une fois que les enseignements tirés sont documentés et versés au dossier de contestation de l'agence, celle-ci doit s'efforcer de modifier ses procédures ou processus actuels afin d'éviter que des contestations similaires ne se reproduisent à l'avenir.