Chapitre 32 - Procédures de protestation

32.12.2 Moyens de minimiser la probabilité de protestations

Les garanties données par les agences d'achat pour minimiser la probabilité de contestations comprennent, mais ne sont pas limitées à :

• Élaborer les spécifications et les exigences de l'appel d'offres de manière objective.
• Veillez à ce que les appels d'offres ne contiennent pas de langage, de dispositions, d'exigences ou de spécifications contradictoires et à ce qu'il n'y ait pas d'instructions déroutantes.
• Demandez à plusieurs experts en la matière de l'équipe chargée de la passation de marchés et de l'agence d'examiner l'appel d'offres afin de déceler les lacunes, les contradictions, l'objectivité et le réalisme du processus.
• Assurez-vous que tous les membres de l'équipe chargée du projet d'acquisition/de l'évaluation lisent et signent les déclarations relatives aux conflits d'intérêts et à la confidentialité.
• Confirmez que tous les membres de l'équipe chargée du projet d'approvisionnement/de l'évaluation savent qu'ils ne doivent pas communiquer avec les fournisseurs potentiels, mais qu'ils doivent adresser toutes les communications émanant des fournisseurs au point de contact unique de l'organisme d'approvisionnement.
• Respectez les procédures de passation de marchés et les obligations énoncées dans l'appel d'offres. 
• Veillez à ce que l'appel d'offres définisse pleinement les responsabilités des deux parties. Si un fournisseur est en mesure d'identifier pleinement les coûts associés à un projet donné, il sera généralement plus enclin à fournir à l'agence une meilleure proposition ou une meilleure offre. Si les fournisseurs sont incertains des coûts futurs, ils ajouteront une marge à leur prix pour tenir compte de cette incertitude.
• Communiquer activement avec les fournisseurs au cours du processus d'appel d'offres sur les questions de spécification. Utilisez une conférence préalable à l'appel d'offres pour faire connaître les préoccupations des fournisseurs et les lacunes du cahier des charges. Veillez à ce que toutes les questions des fournisseurs soient soumises par écrit et/ou lors d'une conférence préalable à l'appel d'offres. Répondez par écrit à toutes les questions et communications des fournisseurs. Les réponses téléphoniques ne doivent pas être incluses, car il n'y a pas d'enregistrement objectif de la communication. 
• Sachez que l'objectif principal de la plupart des fournisseurs est de participer à un processus équitable et ouvert. Veillez à ce que vos actions et vos paroles le fassent savoir aux fournisseurs. 
• Efforcez-vous de résoudre tous les problèmes avant l'attribution du contrat. Informez les fournisseurs qu'ils doivent faire part de toutes leurs préoccupations concernant les spécifications ou les exigences relatives aux offres/propositions avant la date et l'heure spécifiées dans l'appel d'offres ou, dans le cas d'un appel d'offres, avant que les négociations ne soient terminées. Informez les fournisseurs que s'ils ne le font pas, les protestations ultérieures fondées sur ces questions ne seront pas autorisées.
• Examiner minutieusement toutes les questions soulevées par les fournisseurs avec les clients et les membres de l'équipe chargée des achats. Essayez de répondre à ces préoccupations dans la mesure du possible. Si des modifications doivent être apportées à l'appel d'offres à la suite de cet examen, publiez un amendement à l'intention de tous les fournisseurs potentiels. 
• Si l'agence ne peut pas répondre aux préoccupations d'un fournisseur, informez ce dernier dès que possible au cours de la procédure d'appel d'offres et faites-le de manière positive et proactive.
• Répondez rapidement aux demandes des fournisseurs potentiels. Donnez aux fournisseurs suffisamment de temps pour élaborer une offre/proposition qui répondra aux besoins commerciaux de l'agence IT. 
• Fournissez les mêmes informations à tous les fournisseurs. Traitez-les avec courtoisie et respect et encouragez-les à soumettre leur meilleure offre/proposition possible.
• Documentez toutes les conversations ou interactions avec les fournisseurs au cours de la procédure d'appel d'offres. Cette documentation s'avérera précieuse si un fournisseur conteste l'attribution d'un contrat en raison d'un malentendu lors de l'appel d'offres. 
• Pour obtenir de l'aide, contactez : scminfo@vita.virginia.gov .