Chapitre 32 - Procédures de protestation

32.12.1 Litiges contractuels

Les réclamations contractuelles, qu'il s'agisse d'une demande d'argent ou d'une autre forme de réparation, doivent être soumises par écrit à l'organisme d'achat au plus tard 60 jours après le paiement final ; toutefois, l'intention du contractant d'introduire une telle réclamation doit avoir été notifiée par écrit au moment de la survenance ou du commencement des travaux sur lesquels la réclamation est fondée. L'existence de réclamations ne doit pas retarder le paiement des montants convenus lors du paiement final. Les demandes écrites doivent être soumises à l'agence d'achat.

Chaque organisme d'achat inclut des procédures de réclamation contractuelle dans tous les contrats. Toutes les procédures de réclamation contractuelle doivent fixer un délai pour la décision écrite finale de l'agence d'achat concernant la réclamation contractuelle du fournisseur. Un fournisseur ne peut invoquer l'action en justice prévue à l'article 2.2-4364 du code de la Virginie avant d'avoir reçu la décision de l'agence d'achat concernant la réclamation. Si l'agence d'achat ne fournit pas de décision au fournisseur dans le délai fixé dans le contrat, le fournisseur peut intenter une action en justice sans avoir reçu au préalable la décision de l'agence. La décision de l'agence est définitive à moins que le fournisseur ne fasse appel dans un délai de six (6) mois à compter de la date de la décision définitive de l'agence en engageant une action en justice.

Les modèles de contrat approuvés par VITA comprennent la formulation suivante, qui peut être empruntée par d'autres agences, concernant les procédures de réclamation contractuelles dans la section des dispositions générales, clause de résolution des litiges :

"Conformément à l'article 2.2-4363 du code de Virginie, les réclamations contractuelles, qu'il s'agisse d'une demande d'argent ou d'une autre forme de réparation, doivent être soumises par écrit à l'organisme public auquel la réparation est demandée au plus tard soixante (60) jours après le paiement final ; toutefois, une notification écrite de l'intention du fournisseur de déposer une telle réclamation doit être donnée à cet organisme public au moment de la survenance ou du début des travaux sur lesquels la réclamation est fondée. L'existence de réclamations ne doit pas retarder le paiement des montants convenus lors du paiement final. L'organisme public compétent rend une décision finale par écrit dans les trente (30) jours suivant la réception de la réclamation écrite du fournisseur.

Le Fournisseur ne peut intenter une action en justice avant d'avoir reçu la décision de l'organisme public compétent sur la réclamation, sauf si cet organisme public ne rend pas sa décision dans un délai de trente (30) jours. La décision de l'organisme public compétent est définitive et concluante, sauf si le fournisseur, dans un délai de six (6) mois à compter de la date de la décision définitive concernant la réclamation, invoque une action en justice appropriée en vertu du § 2.2-4364, Code de la Virginie.

En cas de rupture de contrat par un organisme public, les recours du fournisseur se limitent à des demandes de dommages-intérêts et d'intérêts au titre de la loi sur le paiement rapide et, si cela est possible et justifié, à une réparation équitable, toutes ces demandes devant être traitées conformément au présent article. En aucun cas, les recours du fournisseur n'incluront le droit de mettre fin à une licence ou à des services d'assistance en vertu des présentes".