Chapitre 29 - Attribution et post-attribution des contrats informatiques

29.6.2 Réunion de lancement du contrat

Une réunion de lancement de contrat ou d'orientation est une interaction entre l'agence et le fournisseur qui a lieu peu de temps après l'attribution d'un contrat. Il est recommandé d'organiser une réunion de lancement du contrat dans les 30 jours suivant l'attribution du contrat. Les participants doivent comprendre le responsable de la passation de marchés de l'organisme adjudicateur, le gestionnaire/administrateur des contrats, le propriétaire de l'entreprise/chef de projet, les responsables techniques et le représentant SWaM de l'organisme (et pour VITA, le coordinateur IFA, le cas échéant) ; le chef de projet ou de compte du fournisseur, le gestionnaire des contrats et le personnel technique clé ; et toutes les autres parties prenantes importantes qui ont un rôle à jouer dans l'exécution réussie du contrat. L'objectif de cette réunion est de passer en revue toutes les obligations contractuelles des deux parties, toutes les exigences en matière d'administration et d'établissement de rapports, et de discuter de toute autre relation, responsabilité, communication et critères de performance définis dans le contrat. Tous les contrats ne nécessitent pas une réunion formelle de lancement à grande échelle, mais après l'attribution, chaque contrat doit être accompagné d'une discussion pour s'assurer que les parties s'accordent sur les attentes en matière de performance, les exigences et les procédures administratives applicables en vertu des termes du contrat. Le responsable de la passation de marchés de l'organisme doit décider si une réunion de lancement est nécessaire ou si une conférence téléphonique suffit. Le personnel de VITA chargé de l'approvisionnement et/ou de la passation des marchés effectuera ces opérations pour les contrats de VITA conformément aux procédures internes en vigueur à ce moment-là. Pour les contrats moins complexes et de faible valeur, un appel téléphonique au fournisseur pour passer en revue les principaux points du contrat peut suffire. Les facteurs suivants peuvent être utilisés pour déterminer la nécessité d'une réunion formelle ou d'un examen par téléphone :

• Type de contrat
• Valeur et complexité du contrat
• Durée du contrat, de la période d'exécution et/ou de la livraison
• Exigences
• Historique de la passation des marchés de fournitures ou de services requis
• Expertise/expérience du fournisseur
• Urgence du calendrier de livraison
• Expérience antérieure de l'agence avec le fournisseur
• Toute exigence particulière ou inhabituelle en matière de paiement
• Criticité ou complexité du contrat

La réunion de lancement ne doit pas servir à modifier les termes du contrat, mais doit permettre d'atteindre les objectifs suivants :

• Révision des conditions contractuelles
• Examen et coordination des assurances et des certificats d'assurance requis
• Identification des rôles et des responsabilités, y compris des gestionnaires/administrateurs de contrats des parties, des gestionnaires de projets, des principaux responsables techniques, etc.
• Renforcement des attentes en matière de performance du contrat, des mesures et des recours éventuels
• Examen de tout accord d'incitation
• Renforcement de tout accord de partenariat.
• Discussion du calendrier et des étapes du projet.
• Réexaminez et/ou clarifiez les exigences fonctionnelles et techniques du contrat, y compris la sécurité, la confidentialité, l'accessibilité au site IT et/ou la conformité à la section 508.
• Exigences en matière de rapports, le cas échéant, y compris le SWaM, les ventes, le statut, le niveau de service, etc.
• Procédures applicables à l'administration des contrats, y compris la livraison, l'inspection et l'acceptation des produits livrables, les modifications, le suivi du contrat et la mesure de l'avancement des travaux.
• Examen des procédures de commande de l'eVA, le cas échéant
• Examiner les exigences et les procédures en matière de facturation et de paiement
• Reformuler les critères de livraison, d'inspection et d'acceptation
• Explication des limites de l'autorité du personnel des deux parties
• Procédures d'escalade

Après la réunion de lancement, le responsable de la passation de marchés doit préparer un mémorandum pour le dossier, détaillant les points abordés. Il doit inclure les domaines nécessitant une résolution, une liste des participants et, en particulier, les personnes auxquelles ont été confiées des responsabilités pour la suite des opérations, ainsi que les dates d'échéance de ces actions. Des copies du mémorandum doivent être distribuées à tous les participants.