Chapitre 26 - Négociation de contrats informatiques

Vous trouverez ci-dessous une liste des meilleures pratiques de négociation :

• Sachez que tout ce qui figure dans le contrat peut être discuté. Ce n'est pas parce qu'une chose est imprimée DOE qu'elle n'est pas négociable. Soyez bien préparé et connaissez la position de l'agence sur chaque point de négociation.
• Le responsable des achats de l'agence, c'est-à-dire le point de contact unique, doit accueillir et diriger les séances de négociation.
• Identifiez chaque point à négocier à l'aide d'un ordre du jour écrit.
• Établissez des paramètres de discussion pour chaque point.
• Identifiez d'abord les questions importantes et envisagez des moments opportuns pour leur négociation.
• Essayez de régler un point avant de passer au suivant.
• Discutez des limites budgétaires, de la politique et des restrictions liées au programme ou à la passation de marché.
• Préparez-vous à discuter des alternatives.
• Négociez sur une base égale. Si le fournisseur dispose d'une assistance juridique ou technique, faites venir les homologues qualifiés de l'agence, et vice versa.
• Évitez les disputes, les interruptions et les accords rapides.
• Faites preuve d'éthique, d'équité et de fermeté.
• Tenter d'obtenir des résultats gagnant-gagnant afin que les deux parties concluent un contrat satisfaisant à l'issue des négociations et partagent de manière équilibrée les risques et les responsabilités.
• Ne sous-estimez jamais les capacités ou les connaissances de l'autre partie, car elle a probablement fait ses devoirs elle aussi.
• Évitez de vous limiter à un seul fournisseur.
• Ne négligez jamais les problèmes ou les questions de l'autre partie.
• Ne laissez pas le prix prendre le pas sur d'autres intérêts ou questions. Un prix bon marché ne compensera pas une agence pour un système ou un produit qui DOE ne répond pas à toutes ses exigences.
• Cherchez un terrain d'entente sans y passer un temps fou.
• Prévoyez toujours une position de repli.
• Ne divulguez jamais le contenu d'autres propositions aux fournisseurs.
• Ne négociez pas des domaines qui dépassent le champ d'application de l'appel d'offres, c'est-à-dire qui dépassent le champ d'application de l'appel d'offres (scope creep).
• Il est plus juste de négocier en faisant une concession et en obtenant une concession.
• Essayez de ne pas accepter le premier "non". Exprimez votre inquiétude, faites une contre-offre et/ou invitez à discuter d'autres solutions.
• Faites preuve de persévérance en ce qui concerne les prix et les restrictions budgétaires de l'agence.
• Soyez patient, raisonnable, juste et respectueux.
• Ne compromettez jamais les besoins de votre entreprise ou les exigences de conformité.