Chapitre 26 - Négociation de contrats informatiques

§ L'article 2.2-4302.2(A)(3) du code de la Virginie stipule en partie : 
3. Pour les biens, les services non professionnels et les assurances, la sélection se fait entre deux ou plusieurs offrants jugés pleinement qualifiés et les mieux adaptés parmi ceux qui soumettent des propositions, sur la base des facteurs mentionnés dans l'appel à propositions, y compris le prix s'il est indiqué dans l'appel à propositions. Dans le cas d'une proposition relative aux technologies de l'information, telles que définies au § 2.2-2006, un organisme public ne peut exiger d'un soumissionnaire qu'il mentionne dans sa proposition une exception aux dispositions relatives à la responsabilité contenues dans la demande de proposition. Des négociations seront ensuite menées avec chacun des offrants ainsi sélectionnés. L'offrant déclare par écrit, au début des négociations, toute exception aux dispositions relatives à la responsabilité contenues dans l'appel d'offres, et ces exceptions seront prises en compte au cours des négociations. Le prix est pris en considération, mais ne doit pas être le seul ou le principal facteur déterminant. Après avoir négocié avec chaque soumissionnaire sélectionné, l'organisme public choisit le soumissionnaire qui, à son avis, a fait la meilleure proposition et offre la meilleure valeur, et lui attribue le marché. Lorsque les conditions d'attribution de plusieurs marchés sont prévues dans l'appel d'offres, les marchés peuvent être attribués à plus d'un soumissionnaire. Si l'organisme public détermine par écrit et à sa seule discrétion qu'un seul soumissionnaire est pleinement qualifié ou qu'un soumissionnaire est nettement plus qualifié que les autres, un contrat peut être négocié et attribué à ce soumissionnaire ;

La passation de marchés par voie de négociation est un processus qui consiste à parvenir à une entente commune par la négociation des éléments d'un contrat, tels que la livraison, les spécifications, le prix, l'atténuation et la répartition des risques, ainsi que les conditions générales. L'interrelation de ces facteurs, ainsi que les droits de propriété intellectuelle, les systèmes existants, les objectifs stratégiques et/ou d'entreprise du Commonwealth, les exigences du Commonwealth en matière d'architecture et de sécurité, la protection des données et l'accès des utilisateurs aux logiciels propriétaires rendent la négociation d'un contrat technologique plus complexe que celle des contrats non technologiques.

Un négociateur efficace est parfaitement préparé et connaît les exigences techniques et commerciales, ainsi que les forces et les faiblesses de sa position par rapport à l'autre partie à la négociation. Ce n'est qu'en étant conscient de son pouvoir de négociation relatif qu'un négociateur saura où il doit être ferme et/ou où il peut faire des concessions permissives en matière de prix ou de conditions.

Outre les connaissances des experts en technologie et des experts en la matière (PME), les équipes de négociation bénéficient de l'apport des services juridiques, des services d'achat et/ou des unités opérationnelles qui utiliseront la technologie. Selon les experts en négociation, la cause la plus fréquente de l'échec d'une négociation ou d'un contrat est l'incapacité d'une ou des deux parties à définir clairement leur part de l'accord. Une équipe de négociation bien rodée contribue à la réussite du contrat en élaborant une stratégie de négociation claire et complète.

Une négociation réussie commence par une préparation dès le début de la passation de marché, avant même l'élaboration de l'appel d'offres. Un appel d'offres bien préparé décrira les règles ou procédures de négociation que l'agence attend des fournisseurs. Cette stratégie renforce la position de négociation du Commonwealth.