Chapitre 25 - Formation des contrats informatiques

25.7.2 Exigences relatives aux marchés publics importants et aux marchés publics délégués

Les agences qui souhaitent obtenir CIO l'autorisation d'émettre un IT contrat (ou une invitation à soumissionner) à l'adresse doivent inclure les éléments minimaux indiqués dans la feuille de calcul intitulée "VITA Minimum Contractual Requirements for "Major" Technology Projects and Delegated Procurements" qui se trouve à l'annexe A, en suivant le lien vers la VITA page web SCM appropriée.

Ce manuel résulte de la directive prévue au § 2.2-2012 " A. Le CIO élabore des politiques, des normes et des lignes directrices pour l'acquisition de technologies de l'information de toute nature." Par conséquent, les dispositions du manuel du vendeur du Virginia Department of General Services, Division of Purchases and Supply DOE ne s'appliquent pas aux contrats IT. Lorsque VITA a délégué son autorité à une agence pour l'acquisition de technologies, toute formulation contraire au présent manuel doit être supprimée du ou des documents contractuels de l'agence.

Les agences qui effectuent un marché "à haut risque", tel que défini à l'article 2.2-4303.01 du code de Virginie, doivent soumettre l'appel d'offres et le contrat qui en découle à VITA et au représentant de l'Office of Attorney General (OAG) de l'agence pour examen des termes et conditions. Les examens seront effectués dans un délai de 30 jours ouvrables et comprendront une évaluation de la mesure dans laquelle le contrat est conforme à la législation de l'État applicable, ainsi qu'une évaluation de l'adéquation des termes et conditions du contrat. L'examen garantira également l'inclusion d'indicateurs de performance distincts et mesurables, ainsi que de pénalités et de mesures d'incitation, à utiliser dans le cas où les indicateurs de performance du contrat ne sont pas respectés.

Les agences sont tenues de contacter la division Supply Chain Management (SCM) de VITA à l'adresse suivante : scminfo@vita.virginia.gov au cours de la phase de planification du contrat avant d'attribuer un contrat à haut risque. Le SCM aidera l'agence à préparer et à évaluer le contrat, ainsi qu'à identifier et à préparer les mesures de performance et les dispositions d'application requises.

VITA recommande que tous les appels d'offres et contrats soumis à VITA ou au CIO pour examen et approbation, ou qui sont délégués à l'agence sans nécessiter l'approbation de VITA ou du CIO, comportent les qualités suivantes afin d'améliorer le délai d'exécution pour l'agence :

• Ne pas contenir d'erreurs typographiques, d'orthographe ou de formatage.

• Éviter les doublons et les termes contradictoires.

• Incluez toutes les dispositions obligatoires requises par le code de Virginie et toutes les exigences fédérales.

• Incluez toutes les pièces du document qui constituent l'ensemble du contrat.

• Être déjà revu par le représentant de l'agence OAG, si nécessaire.

• être soumis par voie électronique au format Microsoft Word au représentant désigné de la DGP de l'agence.

• Tous les appels d'offres et contrats soumis à l'examen de VITA doivent inclure une version complétée par l'agence de la matrice de l'annexe A, sous la forme d'un document distinct du contrat, afin de faciliter l'examen par VITA.

En outre, tous les contrats définitifs nécessitant l'approbation de CIO doivent avoir été examinés par le représentant de l'agence OAG avant d'être soumis à VITA. Les agences peuvent obtenir de l'aide pour l'élaboration d'un contrat technologique en envoyant une demande par courrier électronique à l'adresse suivante : scminfo@vita.virginia.gov.