Annexe F : Modèle de calendrier pour l'appel d'offres VITA SCM (fourni à titre d'exemple)
(Nom du projet)
| Produits à livrer | Propriétaire | Date de début | Date d'achèvement prévue | Statut | Commentaires |
|---|---|---|---|---|---|
| Phase de définition des besoins | |||||
| Mener un entretien avec le client | |||||
| Projet d'énoncé des besoins/du champ d'application. Obtenez l'accord du propriétaire de l'entreprise et des copies de tous les documents de gestion de projet VITA, de gouvernance VITA, de CIO et/ou d'approbation fédérale pour le dossier de passation de marché. | |||||
| Déterminer les marchés réservés aux petites entreprises et supprimer les barrières et les obstacles afin d'encourager la participation. | |||||
| Lettre d'approbation de l'appel d'offres et justification de l'appel d'offres par le SCM, le cas échéant | |||||
| Contactez le gestionnaire de compte client | |||||
| Élaborer un calendrier de passation des marchés | |||||
| Constitution de l'équipe d'évaluation | |||||
| Documenter les exigences fonctionnelles | |||||
| Documenter les exigences techniques | |||||
| Ajoutez ou utilisez un modèle pour inclure toutes les conditions générales, statutaires, spéciales, IT spécifiques (par exemple, Cloud, escrow, garanties, IT assurance spécifique, IT accessibilité, etc. | |||||
| Élaborer des critères d'évaluation - pondération des notes | |||||
| Rédiger un projet de demande de proposition (DP) | |||||
| Obtenir les examens/approbations nécessaires (CIO, ECOS, OAG, autres) | |||||
| Dossier final de l'appel d'offres | |||||
| Phase de négociation | |||||
| Contactez la personne chargée de la sensibilisation au SCM SWAM | |||||
| Diffusion de l'appel d'offres à la base d'approvisionnement | |||||
| Annoncez dans eVA | |||||
| Organisation d'une conférence préparatoire à la soumission d'une offre | |||||
| Soumettre des addenda le cas échéant | |||||
| Recevoir et distribuer les propositions | |||||
| Faciliter l'évaluation des propositions | |||||
| Établir une liste restreinte de fournisseurs | |||||
| Procéder à une évaluation approfondie de la liste restreinte | |||||
| Négocier avec les meilleurs fournisseurs | |||||
| Achever les négociations contractuelles | |||||
| Confirmer la conformité du fournisseur à toutes les exigences statutaires en matière d'attribution | |||||
| Phase d'exécution | |||||
| Effectuer des examens juridiques, CIO, ECOS OAG des contrats, obtenir toutes les approbations nécessaires et placer des copies dans le dossier de passation de marchés. | |||||
| Signature et attribution du contrat | |||||
| Publication de l'avis d'attribution du marché | |||||
| Organiser une réunion d'orientation sur les contrats | |||||
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