Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

24.8.1 Conférence préparatoire à la soumission

Lorsque le PPT choisit d'organiser une conférence ou une téléconférence préalable à la soumission d'une proposition, celle-ci a lieu avant la date limite de soumission de la proposition. La conférence est ouverte à tous les fournisseurs. Il est recommandé de ne pas rendre obligatoire la tenue d'une conférence préalable à la soumission d'une proposition, sauf en cas de nécessité absolue, car cela pourrait décourager les fournisseurs de répondre à l'appel d'offres. Les conférences peuvent se tenir en personne sur un site sélectionné ou être organisées par téléconférence ou par d'autres technologies de réunion accessibles à tous les fournisseurs intéressés. Le SPOC planifie et coordonne toute conférence préalable à la soumission d'une proposition. L'invitation à la conférence de pré-proposition peut limiter le nombre de participants par fournisseur. Les membres du PPT conviennent de rôles spécifiques pour répondre aux questions pendant la conférence.

• SPOC: Le SPOC peut demander aux fournisseurs de soumettre des questions écrites au moins trois jours ouvrables avant la conférence préparatoire à l'appel d'offres. Le SPOC contacte les membres du PPT et obtient des réponses à toutes les questions soumises, qui seront présentées lors de la conférence préparatoire à la soumission des offres. Le SPOC prend les dispositions nécessaires en matière d'accueil et dirige la conférence préalable à la soumission d'une proposition.
• PME & propriétaire de l'entreprise: les PME et le propriétaire de l'entreprise doivent répondre aux questions soumises par écrit par les fournisseurs par l'intermédiaire du SPOC en temps opportun pendant la période d'affichage.
• Fournisseurs: Les fournisseurs doivent informer le SPOC de leur intention de participer à la conférence et soumettre leurs questions avant d'y assister. Le cas échéant, le résultat attendu est une conférence préparatoire à la soumission d'une offre, au cours de laquelle tous les fournisseurs reçoivent des réponses documentées à toutes les questions qu'ils ont posées.
• PPT: Le PPT doit tout mettre en œuvre pour créer des conditions de concurrence équitables pour tous les fournisseurs en leur offrant un accès égal à l'information. Le PPT doit profiter de la conférence préalable à la soumission d'une offre pour renforcer l'importance du SPOC tout au long de la procédure de passation de marché.