Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

24.5.5 Préparation des critères d'évaluation et du processus d'évaluation

Le PPT et/ou l'ET établit les critères d'évaluation utilisés pour examiner et évaluer les réponses aux propositions dans le but de collecter les données nécessaires pour convenir d'une sélection dans un environnement équitable et concurrentiel. Les critères d'évaluation utilisés pour évaluer les propositions sont constitués des facteurs qui reflètent les domaines d'importance pour une agence dans sa décision de sélection.

Grâce aux facteurs d'évaluation, l'ET est en mesure d'évaluer les similitudes, les différences, les forces et les faiblesses des propositions concurrentes et, en fin de compte, d'utiliser cette évaluation pour prendre une décision judicieuse en matière de sélection des sources. Un système d'évaluation bien intégré apporte cohérence, discipline et rationalité au processus de sélection des sources. L'évaluation se fonde sur les facteurs d'évaluation énoncés dans l'appel d'offres. Les facteurs non spécifiés dans l'appel d'offres ne sont pas pris en compte dans la sélection du fournisseur.

Des critères d'évaluation écrits, mesurables et objectifs sont utilisés comme norme d'évaluation des propositions. Transformez les objectifs "agréables" en critères observables et mesurables. L'identification des critères d'évaluation avant l'élaboration de l'appel d'offres et l'adaptation de l'appel d'offres en fonction des critères d'évaluation permettront d'accélérer l'examen des propositions. Tous les membres du PPT et/ou de l'ET doivent être d'accord avec la pondération attribuée dans la matrice d'évaluation.

Les critères d'évaluation doivent être définis avant la publication de l'appel d'offres. Si un système de notation numérique est utilisé pour l'évaluation des propositions, les points attribués à chacun des critères d'évaluation sont inclus dans l'appel d'offres ou affichés à l'endroit prévu pour l'affichage public des avis de marché avant la date et l'heure limites de réception des propositions. Voir la section 2.2- 4302.2(A)(3) du code de la Virginie. Le personnel chargé des achats doit être attentif au nombre de critères d'évaluation et veiller à ce que les critères clés, tels que l'expérience du fournisseur, reçoivent une pondération appropriée.

Les critères d'évaluation doivent être adaptés à chaque acquisition et ne comprendre que les facteurs qui ont un impact direct sur la sélection des sources. La nature et les types de critères d'évaluation à utiliser pour une acquisition sont laissés à l'entière discrétion de l'organisme adjudicateur. Pour soutenir le concept de la meilleure valeur, le prix ou le coût doit être un facteur d'évaluation dans chaque sélection de source.

Les marchés ne peuvent être attribués qu'à des coûts ou des prix qui ont été déterminés comme étant justes et raisonnables. L'évaluation du coût ou du prix peut porter non seulement sur le coût ou le prix à payer au fournisseur, mais aussi sur d'autres coûts qu'un projet peut encourir à la suite de l'attribution du marché (c'est-à-dire le coût total du cycle de vie du projet). Ces coûts comprennent par exemple les coûts de formation, les coûts de conversion des systèmes ou des logiciels, la consommation d'énergie, les coûts du cycle de vie, y compris la maintenance et l'assistance en dehors de l'année, et les coûts de transport. Dans ce cas, l'appel d'offres doit clairement identifier ces autres coûts qui seront pris en compte dans l'évaluation.

Les facteurs non liés au coût concernent les domaines d'évaluation associés aux aspects techniques et de gestion d'entreprise de la proposition. Parmi les exemples de facteurs non liés au coût, on peut citer les domaines techniques et liés à la gestion de l'entreprise, tels que l'approche et la compréhension techniques, les capacités et le personnel clé, les plans de transition, le plan de gestion, les risques liés à la gestion et les ressources. Le niveau de qualité nécessaire ou requis pour l'exécution du contrat est un élément important à prendre en compte dans la structuration des facteurs non liés au coût. Les performances passées, la maturité commerciale du fournisseur et la qualité du service doivent être incluses dans les critères d'évaluation, mais peuvent l'être en tant que facteurs non liés au coût.

Un autre exemple de critère d'évaluation autre que le coût est la question de savoir si le proposant emploie des personnes handicapées qui rempliront les spécifications du contrat. Conformément à l'article 2.2-4302.2(A)(3) du code de Virginie, un organisme public peut inclure l'emploi de personnes handicapées par un proposant pour exécuter les spécifications du contrat comme facteur d'évaluation de la proposition. Voir le chapitre 7 pour plus d'informations sur la manière dont VITA soutient les initiatives socio-économiques du Commonwealth.

Le propriétaire de l'entreprise, en collaboration avec le PPT et/ou l'ET, doit déterminer les critères d'évaluation et les modalités d'application du modèle de tarification (le cas échéant). L'évaluation se fonde sur la méthode du meilleur rapport qualité-prix, mais une grande liberté est laissée dans le choix des critères d'évaluation, pour autant qu'ils soient pertinents pour le projet. Il est fortement recommandé que la plupart des appels d'offres soient basés sur des solutions (c'est-à-dire qu'ils définissent le problème et permettent aux fournisseurs de proposer des solutions). Examinez attentivement la nécessité d'inclure des exigences obligatoires qui pourraient limiter le nombre de fournisseurs qualifiés pouvant répondre à l'appel d'offres. Chaque critère utilisé doit être défini dans l'appel d'offres avec suffisamment d'informations pour que le fournisseur comprenne comment le(s) fournisseur(s) retenu(s) sera(ont) déterminé(s). Il est recommandé à l'ET d'établir des règles sur la manière de gérer une situation où l'équipe ne parvient pas à un consensus à un moment ou à un autre du processus d'évaluation.

Les critères d'évaluation convenus sont confidentiels pour l'organisme adjudicateur, les membres du comité directeur exécutif (s'il y en a un) et l'équipe du projet de passation de marchés et/ou l'équipe d'évaluation à tout moment.

Note : Pour les appels d'offres en nuage, le questionnaire d'évaluation ECOS soumis avec les propositions ne doit pas être partagé avec l'équipe d'évaluation ou évalué. L'évaluation de l'ECO ne doit être communiquée qu'au SPOC, à l'AITR de l'agence, au responsable de la sécurité de l'information de l'agence et à l'utilisateur final de l'agence, si nécessaire. Il est hautement confidentiel pour l'auteur de l'offre et ne peut jamais être divulgué publiquement, ni inclus dans un contrat.